Alle Ihre wichtigen Dokumente an einem Ort
Alle Dokumente an einem Ort und immer griffbereit? Ja, das geht!
Sie können alle Ihre Dokumente in finanzblick ablegen und dort in passenden Ordnern verwalten. Zudem können Sie Ihren Dokumenten, automatisch oder manuell, die entsprechende Buchung zuordnen. Somit gewinnen Sie in kürzester Zeit einen perfekten Überblick über Dokument und zugehörigem Betrag.
Datei hochladen
Schritt 1: Klicken Sie im oberen Bereich der Web-App auf „Datei hochladen“ um Ihre Dokumente zu übertragen.
Schritt 2: Wählen Sie im dann erscheinenden Dialog über den „Durchsuchen“-Button einfach die gewünschte Datei aus. Sie können die Datei alternativ auch per „drag & drop“ ins Feld Dateiname einfügen.
Aktuell können Sie sämtliche Bilddateien (.jpg/.png/…), reine Textdateien (.txt), Word, Excel und PDF sowie Open Office Dokumente ins finanzarchiv importieren.
Schritt 3: Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben wird der Dateiname angezeigt. Drücken Sie auf „Laden“ um den Upload-Prozess zu starten.
Sie können die Datei im Titelfeld beliebig umbenennen. Standardmäßig wird hier der Dateiname übernommen.
Der Status des Uploads wird im folgenden Popup Fenster angezeigt. Nach erfolgreichem Upload wird dieses geschlossen und in die Dokumentenansicht gewechselt wo die aktuelle Datei angezeigt wird. Erfolgreich hochgeladene Dokumente finden Sie im Ordner „Alle Dokumente“ wieder.
Sollten sich im Dateinamen ihres Dokuments bereits Schlagworte wie z.B. “Lohnsteuerbescheinigung“ befinden, die auf einen der anderen Ordner hinweisen (hier: „Steuer“) so finden Sie das Dokument zusätzlich auch in diesem Ordner.
Ordneransicht
Zur Verwaltung Ihrer Dokumente stehen Ihnen links in der Ordner-Ansicht standardmäßig verschiedene Ordner zur Verfügung, z.B.:
- Posteingangskorb
- Alle Dokumente
- Rechnungen überweisen
- Rechnungen
- Verträge
- usw.
Analog zu den Konten-, Auswertungs- und Budgetkarten können Sie über das Bearbeiten-Symbol auch die Ordner bearbeiten. Über das Plus-Symbol können Sie weitere Ordner hinzufügen, mit dem Anfasser-Bereich deren Anordnung ändern und mit dem Löschen-Button einzelne entfernen.
Schlagworte hinzufügen
Um innerhalb der Ordner nach einzelnen Dokumenten zu suchen, sind dort bereits passende Schlagworte hinterlegt. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit eigene Schlagworte hinzuzufügen. Geben Sie hierzu Ihr Schlagwort ins zugehörige Feld ein und bestätigen Sie es mit einem Klick auf „Hinzufügen“.
Ihr neues Schlagwort wurde nun der Liste hinzugefügt. Anzahl und Titel der hierzu gefundenen Dokumente werden im rechten Bereich angezeigt.
Tipp: Wenn Sie das Schlagwort anklicken können Sie es über das „x“-Symbol am rechten Rand der Liste löschen.
Dokumentenliste
In der Dokumentenliste sehen Sie alle Dokumente des ausgewählten Ordners. Die Kreissymbole vor dem Dokumentennamen bieten Ihnen die Möglichkeit der Mehrfachauswahl um mehrere Dokumente gleichzeitig entweder zu verschieben, zu löschen oder Ihnen dieselbe Buchung zuzuordnen. Im unteren Bereich sehen Sie das Vorschaufenster.
Über das Download-Symbol unten rechts im Vorschaufenster können Sie Ihre Dateien nun öffnen bzw. auf Ihrem PC speichern.
Buchungen anhängen
Mit dem buhl:Archiv haben Sie die Möglichkeit Ihren Dokumenten auch gleich die passenden Buchungen zuzuordnen. Somit können Sie auf einen Blick den Betrag einsehen, der mit dem Dokument verbunden ist. Dies verschafft Ihnen mit geringstem Zeitaufwand eine optimale Übersicht. Hängen Sie beispielsweise an den Vertrag Ihrer Auslandskrankenversicherung direkt die zugehörige Abbuchung der Versicherung an oder ordnen Sie einem archivierten Garantiebeleg die Abbuchung des Kaufes zu, um die genaue Höhe der jeweiligen Ausgabe unmittelbar vor Augen zu haben.
Tippen Sie in den Buchungsbereich Ihrer Dokumentenspalte. Sofern dem Dokument noch keine Buchung zugeordnet wurde, ist dieser Bereich leer.
Sie können im folgenden Popup-Fenster nun die Buchung auswählen die sie dem Dokument zuordnen möchten. Klicken Sie einfach auf die entsprechende Buchung und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“. Über den Info-Button neben dem Betrag gelangen Sie in den Detailbereich.
Buchungen werden anhand der finanzblick Regelengine auch automatisch Ihren Dokumenten zugeordnet, sofern bestimmte Schlagworte übereinstimmen.
Ordnerauswahl ändern
Tippen Sie auf in den Ordner-Bereich ihres Dokumentes um das Popup der Ordnerauswahl zu öffnen. Anhand des blauen Hakens sehen sie dort in welchem Ordner sich das Dokument befindet. Sie können es nun in einen anderen Ordner verschieben indem Sie die entsprechenden Haken ändern. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf „Fertig“.
Sie können dasselbe Dokument auch in mehrere Ordner ablegen.
Dokumente löschen
Markieren Sie Dokumente, die sie löschen möchten über das blaue Kreissymbol. Sie können diese anschließend über den Löschen-Button entfernen.
Suchfunktion
Im Suchbereich überhalb der Dokumentenliste können Sie das gesamtes finanzarchiv nach bestimmten Suchbegriffen filtern. Es werden Ihnen dann ausschließlich die Dokumente, die mit Ihrem Suchbegriff übereinstimmen, angezeigt. Löschen Sie den Filter über das „x“-Symbol um zur ursprünglichen Ansicht zurückzukehren.
Tipp: Über die Funktion „Neuer Ordner“ können Sie hier direkt aus Ihrem Suchbegriff einen neuen Ordner mit selbigem Namen anlegen.
Zeitleiste
Unterhalb der Dokumentenliste können Sie Ihre Dokumente nach Monaten filtern. Es werden Ihnen dann nur die Dokumente angezeigt die sie in den ausgewählten Monaten hochgeladen haben. Sie können die blaue Umrandung sowohl durch ziehen nach links oder rechts erweitern als auch verschieben um die Monatsauswahl anzupassen.
Quellenauswahl
Unterhalb der Zeitleiste steht Ihnen die Quellenauswahl zur Verfügung, um Ihre Dokumente nach ihrer Herkunft filtern zu können. Klicken Sie einfach in den Quellenbereich.
Belegdetails
Am rechten Rand des Bildschirms finden Sie die Belegdetails Ihres ausgewählten Dokuments. Sie können hier diverse Details einsehen, das Dokument umbenennen, die Ordnerzuordnung ändern oder eigene Schlagworte anhängen, indem Sie in das jeweils zugehörige Feld klicken.
Jetzt Neu: Für meine Steuer
Ab sofort können Sie Ihre Dokumente auch als steuerrelevant markieren. Im Bereich „Für meine Steuer“ haben Sie dann alle Buchungen und dazugehörige Dokumente sofort im Blick. So wird bei der nächsten Steuererklärung garantiert nichts vergessen und Sie optimieren Ihre Steuererstattung.
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