Im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung spielen die XML-Standards CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language) eine zentrale Rolle. Beide Standards sind in Europa anerkannt und basieren auf der Norm EN 16931. Dennoch unterscheiden sie sich grundlegend in ihrer technischen Struktur und ihrem Einsatzbereich.
CII – Der Spezialist für Rechnungen
Der CII-Standard wurde speziell für die Abbildung von Rechnungsdaten entwickelt und wird hauptsächlich in Deutschland und Frankreich verwendet. CII bietet eine einfache, strukturierte Darstellung von Rechnungsinformationen und ist besonders auf die Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten, die eine standardisierte elektronische Rechnungsstellung wünschen. Dieser Standard ist im ZUGFeRD-Format integriert und ermöglicht die Erstellung von hybriden Rechnungen, die sowohl maschinenlesbar (XML) als auch menschenlesbar (PDF) sind.
CII ist dabei relativ unkompliziert und fokussiert sich ausschließlich auf die Rechnungsstellung, was ihn für Unternehmen attraktiv macht, die hauptsächlich Rechnungsdaten digital austauschen möchten, ohne zusätzliche Funktionen zu benötigen. Er bietet eine hohe Kompatibilität mit bestehenden Finanzsystemen und ist leicht implementierbar.
UBL – Die universelle Lösung
Im Gegensatz dazu steht UBL, der universelle Standard für eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. UBL ist nicht nur auf die Rechnungsstellung beschränkt, sondern deckt auch andere Dokumenttypen wie Bestellungen, Lieferscheine und Zahlungsavise ab. Dieser umfassendere Ansatz macht UBL besonders für Unternehmen interessant, die eine integrierte und flexible Lösung suchen, um verschiedene Arten von Geschäftsdokumenten digital zu verarbeiten.
UBL wird oft in der XRechnung verwendet, dem Standardformat für den öffentlichen Sektor in Deutschland. Durch seine Flexibilität und Erweiterbarkeit eignet sich UBL hervorragend für komplexe Geschäftsumgebungen, in denen verschiedene Prozesse digitalisiert werden sollen. Zudem ermöglicht UBL Anpassungen und Erweiterungen, was es für die internationale Nutzung und Integration in unterschiedliche Systeme besonders geeignet macht.
Warum zwei Standards sinnvoll sind
Obwohl CII und UBL unterschiedliche Ansätze und Einsatzmöglichkeiten bieten, sind beide Standards wichtig, um den verschiedenen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden. Während CII eine spezialisierte, einfache Lösung für die elektronische Rechnungsstellung bietet, stellt UBL eine vielseitigere und erweiterbare Option dar, die über die bloße Rechnungsstellung hinausgeht.
Für junge Unternehmerinnen und Unternehmer bedeutet das, dass die Wahl des richtigen Standards von den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens abhängt. Arbeiten sie hauptsächlich mit öffentlichen Einrichtungen, ist UBL bzw. XRechnung unverzichtbar. Wer jedoch in erster Linie mit anderen Unternehmen zusammenarbeitet, die ebenfalls einfache, standardisierte Rechnungen bevorzugen, kann mit CII bzw. ZUGFeRD gut fahren.
Fazit
Die Zukunft der E-Rechnung liegt in der Verwendung von XML-Standards wie CII und UBL, die Unternehmen helfen, Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und seiner Partner kann die Wahl zwischen diesen Standards einen erheblichen Einfluss auf die Effizienz und Compliance der Rechnungsstellung haben. Es lohnt sich, sich mit beiden Formaten auseinanderzusetzen, um die passende Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Eine einfache und effektive Lösung für alle E-Rechnungs-Standards bieten Software-Programme wie WISO MeinBüro.
