So geht's: Rechnungen und Gutschriften zu Amazon hochladen

Wie funktioniert der Rechnungsupload zu Amazon? Und was ist der Unterschied zwischen Amazon IDU und VCS?

Amazon hat sich dazu entschieden, dass jeder Kunde seine Rechnungen jederzeit im Amazon Account herunterladen kann. Um dies zu ermöglichen, können auch die unter WISO MeinBüro Desktop erzeugten Rechnungen zu Amazon hochgeladen werden (sofern es sich denn um Rechnungen zu Amazon-Bestellungen handelt). WISO MeinBüro Desktop bietet daher eine bequeme Möglichkeit an, einzelne oder auch mehrere Rechnungen zeitgleich zu Amazon hochzuladen. Voraussetzung für den Rechnungsupload zu Amazon seitens WISO MeinBüro Desktop ist nur, dass Ihr Amazon-Account bereits an WISO MeinBüro Desktop angebunden ist und Bestellungen von Amazon abgeholt werden können.

Hinweis: Diese Funktion steht ausschließlich ab der Programmversion 20.01.34.001 und nur bei Bestellungen zur Verfügung, die über die WebShop-Schnittstelle zu Amazon abgerufen wurden.

Anforderungen seitens Amazon

"Verkäufer müssen die PDF der Rechnung innerhalb von 24 Stunden nach Versand des Artikels zu Amazon hochladen." Dieser Schritt wird weiter unten beschrieben.

Zusätzlich sollte die Bestellnummer von Amazon mit auf der Rechnung ausgegeben werden. Ist dies noch nicht gegeben, kann es schnell über die Anpassung des Textbausteins für Rechnungen erreicht werden. Begeben Sie sich dazu unter den Menüpunkt "Stammdaten -> Kleinstammdaten -> Textbausteine". Öffnen Sie hier den Textbaustein, den Sie im Standard für Amazon-Verkäufe verwenden und ergänzen Sie im Schlusstext folgende Zeile:

Bestellnummer Amazon: <P_CUSTORDERNO>

Bei allen zukünftigen Rechnungen wird nun die Bestellnummer aus Amazon unter dem Summenbereich auf der Rechnung ausgegeben. Alternativ können Sie auch folgende Zeile eintragen:

<!if <P_CUSTORDERNO><>"" then "Bestellnummer Amazon: <P_CUSTORDERNO>" else "" !>

Hier wird auch die Bezeichnung "Bestellnummer Amazon:" nur dann mit eingeblendet, wenn überhaupt eine Bestellnummer hinterlegt ist. So erscheint der Vermerk "Bestellnummer Amazon:" nicht, wenn Sie eine Rechnung außerhalb von Amazon mit WISO MeinBüro Desktop erstellen.

Alternativ können Sie auch unsere kostenlose Rechnungsvorlage "Rechnung mit Referenznummer" über unser Vorlagenportal "Vorlagen Online" runterladen, bei der die Bestellnummer rechts oben auf dem Ausdruck mit der Bezeichnung "Referenznummer" ausgegeben wird. Sie erreichen unser Vorlagenportal direkt in der Druckansicht der Rechnung durch Klick auf "Vorlagengestaltung -> Weitere Vorlagen online suchen" beziehungsweise den Button "Vorlagen Online" (sofern Sie keinen Vorlagen-Designer verwenden).

Rechnungsupload: Unterschied zwischen Amazon IDU und VCS-Lite

Nun wird es kurz etwas technischer. Amazon bietet verschiedene Varianten für die Übermittlung von Rechnungen und Gutschriften an. Hier wird unterschieden in:

Amazon IDU

Der Upload von Rechnungen und Gutschriften ohne den Umsatzsteuerberechnungsservice von Amazon. Diese Variante wird unter WISO MeinBüro Desktop im Standard genutzt. Die gesonderte Definition von Einstellungen ist dafür nicht erforderlich.

Amazon VCS Lite

Die Erstellung der Rechnungen und Gutschriften findet auch hier durch WISO MeinBüro Desktop statt, Amazon übernimmt nur die Umsatzsteuerberechnung.

Um Amazon VCS zu aktivieren, öffnen Sie folgenden Link

Setzen Sie anschließend den Haken bei "Ich werde meine eigenen USt.-Rechnungen hochladen" und speichern Sie diese Einstellung (gegebenenfalls sehen Sie auch ein Datum, ab dem die Einstellung für Sie greift).

Setzen Sie anschließend in den Einstellungen des Amazon-Kontos unter WISO MeinBüro Desktop den Haken bei "VCS-Lite".

Der eigentliche Rechnungsupload

Die Software WISO MeinBüro Desktop bietet für den Upload zwei verschiedene Möglichkeiten an.

Der Rechnungsupload aus der Druckansicht

Hierüber können Sie gezielt die gerade geöffnete Rechnung zu Amazon hochladen. Sie finden den Button "Amazon Upload" auf der rechten Seite der Druckansicht.

Der Rechnungsupload aus der Rechnungsübersicht

Hier ist der Upload für eine oder auch mehrere markierte Rechnungen möglich. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die markierte Rechnung/Rechnungen und wählen "Drucken -> an Amazon übermitteln".

Für beide Varianten geht es mit folgenden Schritten weiter. Der eigentliche Rechnungsupload...

...im Anschluss dieses Fenster...

...und die Erfolgsmeldung am Ende: