Was ist die Teamwork-Funktion?

Mit WISO Mein Verein machen Sie die Vereinsverwaltung bei Bedarf zum „Mannschaftssport“: Damit nicht alle Arbeit am Vorsitzenden oder Kassenwart hängen bleibt, richten Sie bei Bedarf weitere „Mitarbeiter“-Zugänge ein. Netzwerkfähig ist das Programm zwar nicht - es kann aber abwechselnd von verschiedenen Anwendern genutzt werden. Durch die im „Datei“-Menü bereitgestellten neuen „Teamwork“-Funktionen („Daten online bereitstellen“ und „Daten herunterladen“) ist das sogar von unterschiedlichen Standorten aus möglich!

Doch der Reihe nach: Die eingebaute Benutzerverwaltung sorgt dafür, dass nur autorisierte Anwender Zugriff auf die Vereinsdaten haben. Außerdem verhindern Sie auf diese Weise, dass nach innen oder außen Missverständnisse darüber entstehen, wer welchen Vorgang bearbeitet und zu verantworten hat.

Darüber hinaus unterscheiden Sie zwischen „Administratoren“ und „Sachbearbeitern“: Mitarbeiter, denen Administratorenrechte fehlen, haben keinen Zugriff auf die Benutzerverwaltung. Außerdem können die Rechte noch weiter eingeschränkt werden: So verhindern Sie zum Beispiel, dass unerfahrene Vereinsmitglieder ohne Wissen des Vorstands Überweisungen vornehmen, Buchungsfehler machen oder versehentlich weitreichende Änderungen an den Mitgliederstammdaten und Grundeinstellungen vornehmen.

Über den Menüpunkt "Stammdaten > Mitarbeiter" rufen Sie die Benutzerverwaltung auf. Zusätzlich zum voreingestellten „Operator“ („Hans Vorstand“) legen Sie dort weitere Benutzer an. Das einfache Mitglied „Barbara von der Basis“ darf in folgendem Beispiel zwar sämtliche Vereinsstatistiken einsehen. Alle sensiblen Arbeitsbereiche sind jedoch gesperrt: Die betreffenden Funktionen werden im Programm später hellgrau dargestellt und sind nicht klickbar).

Welchem Vorstands- oder Vereinsmitglied Sie welche Rechte einräumen wollen, hängt vor Ihrer Arbeitsweise ab. Durch dosierte Zugriffsrechte können Sie jedenfalls verhindern, dass viele Köche den Vereinsbrei verderben.

Nachdem Sie Ihre Änderungen mit "OK" gespeichert, das Programm beendet und wieder neu gestartet haben, vollziehen Sie über den Menüpunkt "Datei > Benutzer wechseln" jederzeit einen Schichtwechsel. Sowohl Sachbearbeiter als auch Administratoren können, nachdem sie sich eingeloggt haben, eigenhändig ein anderes Passwort festlegen. Das geschieht über den Menüpunkt "Datei > Kennwort ändern". Beendet ein Mitglied seine aktive Mitarbeit in der Vereinsverwaltung, haben Sie als Vorstand mit Administratorenrechten selbstverständlich trotzdem die Möglichkeit, das Mitarbeiterkonto im Administratorenbereich zu ändern oder zu löschen.

Die wenigsten Vereine haben feste Räumlichkeiten oder gar hauptamtliche Verwaltungsmitarbeiter, die sich um die Mitgliederverwaltung, den Beitragseinzug und / oder die Buchführung kümmern. Die Vereinsverwaltung wird in den meisten Fällen von Vorsitzenden, Kassenwarten und anderen hilfsbereiten Vorstands- und Vereinsmitgliedern daheim oder im Büro per Computer erledigt.

Damit die Vereinsdaten bei allen Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind, ermöglicht WISO Mein Verein die ebenso einfache wie bequeme Online-Zusammenarbeit: Die im „Datei“-Menü bereitgestellte „teamwork“- Funktion erfordert lediglich eine ganz normale Internetverbindung sowie an jedem Arbeitsplatz eine lizenzierte Version von WISO Mein Verein.

Und so funktioniert die standortübergreifende Vereinsverwaltung:

• Der jeweils aktuelle Stand der Vereins-Datenbank wird online im Rechenzentrum der Buhl Data Service GmbH abgelegt.
• Möchte ein Benutzer von einem anderen Standort aus damit arbeiten, lädt er die Datenbank einfach per Mausklick herunter.
• Sind Eingaben oder Änderungen an den Datenbeständen erforderlich, versetzt er die Datenbank beim Herunterladen „in Bearbeitung“: Alle anderen Benutzer werden währenddessen vor einem Zugriff gewarnt.
• Durch Hochladen der bearbeiteten Datenbank schließt der aktive Benutzer seine Sitzung ab und gibt die Daten für die übrigen Anwender wieder frei.

Bitte beachten Sie: Die teamwork-Funktion macht WISO Mein Verein noch nicht im klassischen Sinne netzwerkfähig: Änderungen an den Datenbeständen durch unterschiedliche Anwender kann das Programm nur dann berücksichtigen, wenn sie nacheinander erfolgen.