E-Rechnung: Wann ist sie Pflicht?

E-Rechnung: Wann ist sie Pflicht?

Seit 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland in vielen Bereichen als Pflicht eingeführt. Gilt die Neuregelung auch für die Mietabrechnung? Ändert sich durch die Regelung auch etwas bei Mietverträgen? Die Antwort auf diese Fragen lautet: Es kommt darauf an, wer an wen vermietet.

Was ist die E-Rechnung?

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein elektronisches Dokument. Die normierten Datensätze (meist XML-Format) kann der Empfänger ohne Umwandlung bearbeiten. Das Datenformat ist nur elektronisch lesbar. Darum nutzen viele die Hybridmöglichkeit, bei der der Code in eine PDF-Datei integriert wird. Ein einfaches PDF ist keine elektronische Rechnung. Mieterhöhungsschreiben und Mietverträge gelten in diesem Zusammenhang ebenfalls als Rechnungen.

Sie als Vermieter

Als Vermieter gelten Sie im umsatzsteuerlichen Sinn als Unternehmer – auch wenn Sie dem Mieter keine Umsatzsteuer berechnen. Darum müssen Sie eine E-Rechnung lesen können. Da die E-Rechnung ein elektronischer Datensatz ist, benötigen Sie einen „Umwandler“, der den Code übersetzt und für Sie lesbar macht. Solche Tools gibt es im Internet auch kostenlos. Die Firma Buhl Data Service bietet etwa das kostenlose Programm „Rechnungen Free“ im Netz an.

Vermietung an Privat

Ob Sie eine E-Rechnung ausfertigen müssen, hängt davon ab, an wen Sie vermieten. Bei der Wohnraumvermietung an Privatpersonen, die die Wohnung selbst nutzen, ändert sich derzeit nichts. Sie können weiterhin Abrechnungen in Papierform erstellen oder – mit dem Einverständnis des Mieters – beispielsweise auch eine PDF-Datei (ohne E-Rechnungscode) zusenden.

Vermietung mit Umsatzsteuer

Wenn Sie die Räume teilweise gewerblich vermieten, gilt die E-Rechnungspflicht. Das kann der Fall sein, wenn Sie Garagen, Lagerhallen oder beispielsweise als Wohnung an einen Arbeitgeber zur Nutzung durch die Arbeitnehmer vermieten. Dann muss der Mietvertrag und auch die Nebenkostenabrechnung als E-Rechnung erstellt werden. Das gilt aber nur für neue Verträge. Bereits bestehende Mietverträge bleiben unverändert gültig. Bei einer Mieterhöhung muss nun aber für den ersten Monat eine E-Rechnung erstellt werden. WEG-Hausverwalter müssen immer E-Rechnungen erstellen.

Übergangsfristen

Elektronische Rechnungen müssen ab sofort empfangen werden können. Für die Erstellung gelten Übergangsfristen. Bis 31.12.2026 dürfen noch bis dahin getätigte Umsätze über andere Rechnungen (also keine E-Rechnungen) abgerechnet werden.

Lag der Umsatz 2026 über 800.000 EUR, können noch Rechnungen ausgestellt werden, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden.

Ausnahme-Regeln

Fallen Sie als Vermieter unter die Kleinunternehmerregelung (maximaler Umsatz: 25.000 Euro) und führen keine Umsatzsteuer ab, müssen Sie elektronische Rechnungen zwar empfangen können, nicht aber ausstellen.  Bei Kleinbetragsmieten unter 250 Euro (Garagen) besteht ebenfalls keine E-Rechnungspflicht.