Jeder, der im Rahmen seiner selbstständigen oder unternehmerischen Tätigkeit Leistungen erbringt oder Waren verkauft, darf Rechnungen schreiben. Dazu zählen Gewerbetreibende, Freiberufler, Kleinunternehmer und andere Selbstständige.

Eine Rechnung muss nach § 14 UStG Abs. 4 die folgenden Angaben enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
7. Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
8. Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag sowie ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
9. Ggf. ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
10. Bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift“

Eine Menge Pflichtangaben also, aber keine Sorge: WISO MeinBüro Rechnungen ergänzt alle Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen automatisch. Sie sind stets auf der rechtssicheren Seite!

Nein. Gängige Office-Programme wie Microsoft Word oder Excel sollten niemals zur Erstellung von Rechnungen herangezogen werden, da sie nicht GoBD-konform sind.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln, wie deutsche Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten elektronisch führen und archivieren müssen. Demnach müssen erstellte Rechnungen beispielsweise unveränderbar sein. Mit Word und Excel können Rechnungen im Nachhinein jedoch sehr einfach verändert werden, ohne das dies nachvollziehbar ist. Die GoBD können mit Word und Excel entsprechend nicht eingehalten werden. Die Nichteinhaltung der GoBD kann zu empfindlichen Strafen führen.

Es empfiehlt sich daher unbedingt die Nutzung einer speziellen Software zur Rechnungserstellung und -aufbewahrung, wie WISO MeinBüro Rechnungen.

Unternehmen müssen Rechnungen zehn Jahre aufbewahren (§ 147 AO). Ob es sich dabei um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt, spielt keine Rolle. Die Aufbewahrungspflicht gilt sowohl für Papierrechnungen als auch für digitale Rechnungen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Beispielsweise beginnt die Frist für eine Rechnung, die im Jahr 2024 erstellt wurde, am 1. Januar 2025 und endet am 31. Dezember 2034.

Unternehmen sind verpflichtet, die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungspflicht lesbar und zugänglich zu halten – mit WISO MeinBüro Rechnungen kein Problem!

Ja, auch Kleinunternehmer müssen unter bestimmten Umständen Rechnungen schreiben. Nach § 14 UStG sind Unternehmer, auch Kleinunternehmer, zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet, wenn sie Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen oder juristische Personen erbringen. Bei Leistungen an Privatpersonen müssen Rechnungen nur dann ausgestellt werden, wenn der Kunde diese explizit verlangt.

Kleinunternehmer sind jedoch von der Umsatzsteuer befreit. Daher sollte sich der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ auf der Rechnung wiederfinden. WISO MeinBüro Rechnungen ergänzt diesen automatisch, sofern die Kleinunternehmerregelung für Sie zutrifft.

Ja, auch Freiberufler müssen unter bestimmten Umständen Rechnungen schreiben. Nach § 14 UStG sind Unternehmer, auch Kleinunternehmer, zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet, wenn sie Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen oder juristische Personen erbringen. Bei Leistungen an Privatpersonen müssen Rechnungen nur dann ausgestellt werden, wenn der Kunde diese explizit verlangt.

Sofern Freiberufler der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) unterliegen, sind sie jedoch von der Umsatzsteuer befreit. Daher sollte sich der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ auf der Rechnung wiederfinden. WISO MeinBüro Rechnungen ergänzt diesen automatisch, sofern die Kleinunternehmerregelung für Sie zutrifft.

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ermöglicht kleinen Unternehmen und Selbstständigen, Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu stellen. Dies erleichtert die Buchführung, allerdings können Kleinunternehmer keine Vorsteuer abziehen, was insbesondere bei hohen Investitionen nachteilig sein kann.

Die Kleinunternehmerregelung können Unternehmer in Anspruch nehmen, wenn ihr Nettoumsatz im Vorjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird.

Die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung erfolgt entweder bei der Gründung über den sog. „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“, oder durch ein formloses Schreiben an das Finanzamt frühestens fünf Kalenderjahre nach der Gründung.