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Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) ist eine gesetzlich vorgeschriebene Meldung, die Unternehmen regelmäßig an das Finanzamt übermitteln müssen. Dabei handelt es sich um eine vorläufige Abrechnung der Umsatzsteuer, die auf den Einnahmen eines Unternehmens basiert, abzüglich der Vorsteuer, die bei Geschäftsausgaben gezahlt wurde. Daraus ergibt sich die Zahllast, die ans Finanzamt abgeführt werden muss, oder ein Vorsteuerübertrag, der erstattet wird. Zu einer UStVA gehören:

• Allgemeine Angaben: Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Unternehmens, Meldezeitraum.
• Umsätze (Einnahmen): Steuerpflichtige Umsätze aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (z. B. 19 % oder 7 %) sowie steuerfreie Umsätze.
• Vorsteuer (Ausgaben): Abziehbare Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen (z. B. Materialeinkäufe).
• Berechnung: Umsatzsteuer minus Vorsteuer = Zahllast oder Vorsteuerübertrag

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Dies gilt für Einzelunternehmer, Freiberufler, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften gleichermaßen. Ausnahme: Kleinunternehmer, die nach §19 UStG von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind, müssen keine UStVA einreichen. Da sie keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen, entfällt diese Verpflichtung. Sollte ein Kleinunternehmer jedoch freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten und sich für die Regelbesteuerung entscheiden, gelten dieselben Vorgaben wie für andere Unternehmen.

Die Häufigkeit der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) richtet sich nach der im Vorjahr entstandenen Umsatzsteuerzahllast. Die genauen Regelungen sind in § 18 UStG festgelegt. Demnach gilt:

• Monatliche Abgabe: Wenn die Zahllast im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 9.000 Euro betrug.
• Vierteljährliche Abgabe: Wenn die Zahllast im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 9.000 Euro betrug.
• Befreiung von der Abgabepflicht: Wenn die Zahllast im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 2.000 Euro betrug, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien. In diesem Fall ist eine jährliche Umsatzsteuererklärung ausreichend.

Eine verspätete Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung kann Konsequenzen nach sich ziehen: Im schlimmsten Fall drohen Bußgelder oder eine Schätzung durch das Finanzamt, was oft zu einer höheren Steuerlast führt.

Mit einer passenden Software wie WISO MeinBüro Desktop können viele Unternehmen die UStVA selbstständig erstellen. Die Software übernimmt die Berechnung der Zahllast bzw. des Vorsteuerübertrags, prüft auf mögliche Fehler und übermittelt die Daten direkt an das Finanzamt über ELSTER. Dadurch sparst du dir die Kosten für einen Steuerberater und behältst die Kontrolle über deine Buchhaltung. Für besonders komplexe Fälle – wie z. B. bei vielen internationalen Geschäften – kann es jedoch sinnvoll sein, zusätzlich einen Steuerberater zu konsultieren.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die UStVA beträgt 10 Jahre. Das betrifft nicht nur die eigentliche UStVA, sondern auch alle Unterlagen, die die gemeldeten Zahlen belegen, wie z. B. Rechnungen, Quittungen oder Kontoauszüge. Wenn die UStVA über ELSTER oder eine Buchhaltungssoftware übermittelt wurde, reicht es aus, diese in digitaler Form zu speichern. Eine zusätzliche Aufbewahrung in Papierform ist nicht erforderlich. Alle Unterlagen sollten so archiviert werden, dass sie bei einer Betriebsprüfung leicht zugänglich sind.