E-Rechnung: Der ZUGFeRD Export (EN 16931 oder XRechnung) in WISO MeinBüro Desktop
Gepostet am 31.05.2024;
Ab dem 01. Januar 2025 sind Unternehmer dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Informieren Sie sich jetzt über alle relevanten Informationen in diesem Eintrag und über unseren Leitfaden zu E-Rechnungen:
https://www.buhl.de/buero/e-rechnungen/#definition
Weitere Informationen zur E-Rechnungs-Pflicht ab 2025 erhalten Sie zudem in diesem Video:
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein elektronisches Format für den Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Unternehmen. WISO MeinBüro Desktop bietet aufgrund der Wichtigkeit für viele Nutzer die Funktion des ZUGFeRD Exports in den Formaten EN 16931 und XRechnung (mit Syntax CII 1.2.2). Neben der erzeugten PDF-Datei werden dabei die Rechnungsdaten ebenfalls als XML-Datei übergeben, sodass diese elektronisch verarbeitet werden können. Für Sie wird also beim Export eine PDF-Datei und eine XML-Datei erstellt.
Hinweise vorab:
- Der ZUGFeRD Export ist aktuell nur mit der "Standardvorlage Rechnung" im unangepassten Zustand möglich. WISO MeinBüro Desktop wechselt dafür (unsichtbar für Sie im Hintergrund) kurzzeitig auf die "Standardvorlage Rechnung" im Auslieferungszustand. Ihre ursprüngliche Druckvorlage wird dadurch nicht angepasst.
- Die Verwendung eines Briefpapiers ist ohne weiteres möglich.
- Aktuell können nur 1:1 Rechnungen im ZUGFeRD-Format exportiert werden.
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf dem aktuellen Versionsstand von WISO MeinBüro Desktop befinden. Die Updateprüfung finden Sie unter "Hilfe > Online-Update". Verwenden Sie die Version 21.05.01.001 oder kleiner, beachten Sie bitte diese Anleitung: https://www.buhl.de/shop/faqs?article=2697
Einstellungen innerhalb eines Kunden
Öffnen Sie den gewünschten Kunden über den Bereich "Stammdaten > Kunden" und wechseln auf den Reiter "Konditionen". Unter "ZUGFeRD Rechnungen" können Sie nun die "Leitweg ID" des Kunden/Auftraggebers hinterlegen. Sobald Sie diesen Kunden künftig in einer Rechnung auswählen, wird diese Information automatisch in die Rechnung übertragen.
Einstellungen innerhalb einer Rechnung
Wechseln Sie innerhalb der Rechnung auf den Reiter "Erweiter" und öffnen den Bereich "ZUGFeRD / XRechnung Informationen". Darunter sehen Sie zunächst die Rechnungsinformationen.
Nachfolgend sehen Sie die Käufer- und Verkäuferinformationen.
ZUGFeRD Export aus der Druckansicht
Innerhalb der Druckansicht einer Rechnung können Sie auf der rechten Seite den "ZUGFeRD-Export" durchführen.
Wählen Sie anschließend das Format EN 16931 oder XRechnung aus.
Anschließend öffnet sich ein neues Fenster "Auswahl Dokumente". Sie sehen hier die Dokumente, die Sie bereits der Rechnung zugeordnet haben. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie der XRechnung anhängen wollen. Bitte berücksichtigen Sie dabei die begrenzte Dateigröße beim Versenden von E-Mails. Folgende Dateitypen sind für das Anhängen an eine XRechnung geeignet: .pdf, .png, .jpg, .jpeg, .csv, .ods, .xlsx
Sie können die Datei anschließend an einem beliebigen Ort speichern.
ZUGFeRD Export aus der Übersicht der Rechnungen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine oder mehrere markierte Rechnungen. Hier haben Sie die Wahl zwischen den folgenden Optionen:
- ZUGFeRD Export (EN16931)
- ZUGFeRD Export (XRechnung)
- ZUGFeRD Export (EN16931) per E-Mail versenden oder
- ZUGFeRD Export (XRechnung) per E-Mail versenden
Haben Sie den E-Mail-Versand in WISO MeinBüro Desktop eingerichtet, öffnen Sie über die letzten beiden Optionen Ihr E-Mail-Programm mit der ZUGFeRD-PDF im Anhang.
XML-Datei außerhalb der PDF-Datei öffnen
Wie oben erwähnt befindet sich innerhalb der PDF-Datei eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten. Falls Sie die XML-Datei selbst einmal einsehen wollen, ist dies über folgenden Weg möglich:
- Installieren Sie den kostenlosen Acrobat Reader
- Öffnen Sie damit die über den ZUGFeRD Export aus WISO MeinBüro Desktop erstellte PDF-Datei
- Auf der linken Seite sehen Sie im Acrobat Reader die Anlagen. Von hier aus können Sie die XML-Datei per Rechtsklick öffnen oder speichern.
Die XML-Datei lässt sich beispielsweise mit dem Editor oder dem Internet Explorer öffnen.
Informationen zu den Fehlercodes bei der Validierung
Die Bedeutung der Fehlercodes, welche Sie bei der Validierung von XRechnungen unter Umständen erhalten, finden Sie in der folgenden Anleitung:
https://www.buhl.de/shop/faqs?article=2400
Lizenz-Voraussetzungen
In den neuen Ausbaustufen Pro, Team und Ultimate ist der ZUGFeRD-Export sowie der Abruf und die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ohne Erweiterung möglich.
Bei den älteren Ausbaustufen Standard und Plus der ZUGFeRD-Export über das Zusatzmodul Auftrag+ genutzt werden. Das Modul Finanzen+ ist zudem für den Abruf und die Bearbeitung von Eingangsrechnungen erforderlich.
