Für Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtungen bei der Dienstreise gibt es einen Vorteil bei der Steuer. Wie hoch er ist und wie man die Reisekosten ganz einfach in der Steuererklärung angibt, zeigen wir hier.
Schnelleinstieg
Kurz & knapp
- Du kannst deine tatsächlichen Reisekosten angeben oder teilweise auch Pauschbeträge nutzen
- Absetzbar sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten
- Erstattete Reisekosten durch den Arbeitgeber musst du in der Steuererklärung angeben, sind jedoch steuerfrei
- Mit WISO Steuer kannst du deine Reisekosten schon unterwegs für die Steuererklärung vorbereiten
Video: Dienstreisen genießen, Reisekosten richtig absetzen
Dienstreisen lohnen sich steuerlich. Bist du für die Arbeit außerhalb deiner Wohnung und deines Arbeitsplatzes unterwegs, kannst du Fahrt-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten bei deiner Steuererklärung angeben.
In diesen Fällen sind Reisekosten absetzbar
Bist du aus beruflichen Gründen (im Auftrag oder im Interesse deines Arbeitgebers) unterwegs, kannst du die dadurch entstandenen Ausgaben als Reisekosten von der Steuer absetzen. Diese gehören zu deinen Werbungskosten.
Dazu zählen zum Beispiel folgende Reisen:
Knackpunkt: Erste Tätigkeitsstätte
Deine erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, an dem du als Arbeitnehmer deine arbeitsvertraglichen Pflichten erfüllst. Das ist meist dein fester Arbeitsplatz, den du an jedem Arbeitstag aufsuchst. Im Zweifelsfall ist dieser Ort auch in deinem Arbeitsvertrag festgelegt.
Du hast eine erste Tätigkeitsstätte, wenn du einer betrieblichen Einrichtung deines Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet bist oder wenn du dort arbeitstäglich, je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel deiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit verbringst. Eine dauerhafte Zuordnung liegt dann vor, wenn du dieser unbefristet, also für die Dauer deines Dienstverhältnisses oder mindestens 48 Monate zugeordnet bist.
Fahrten zu diesem Einsatzort fallen nicht unter die Reisekosten. Stattdessen kannst du die Pendlerpauschale absetzen. Diese beträgt 0,30 Euro je Entfernungskilometer, also nur für die einfache Strecke. Ab dem 21. Kilometer steigt die Pauschale auf 0,38 Euro.
Hast du keine erste Tätigkeitsstätte oder bist zu einem anderen Arbeitsort unterwegs, profitierst du bei der Steuer noch mehr. Denn du hast Reisekosten. Dabei zählt nicht nur jeder gefahrene Kilometer, sondern du kannst außerdem weitere Ausgaben absetzen und von Pauschalen profitieren.
Erstattungen durch deinen Arbeitgeber
Erstattet dein Arbeitgeber dir die Kosten, sind sie für dich steuerfrei. Allerdings ist er dazu nicht verpflichtet. Übernimmt er die Reisekosten nicht oder nicht vollständig, kannst du einen Teil davon trotzdem zurückholen – über deine Steuererklärung. Dort kannst du deine Ausgaben als Werbungskosten absetzen.
Welche Kosten auf der Dienstreise zählen dazu?
Typische Reisekosten sind:
1. Fahrtkosten zum Reiseziel
Für die Abrechnung der Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug gibt es die Kilometerpauschale. Sie beträgt 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer für Pkw oder 0,20 Euro pro Kilometer für Motorräder, Roller oder Mopeds. Du kannst sie nutzen für:
- Hin- und Rückfahrt
- Fahrten vor Ort
- Zwischenfahrten nach Hause
Du bist mit dem Auto gefahren und hattest tatsächlich höhere Kosten als 0,30 Euro pro Kilometer? Dann kannst du auch diese Ausgaben absetzen. Diese musst du jedoch mit genauen Nachweisen belegen. Das ist ziemlich aufwendig. Du sammelst alle Quittungen und Ausgaben rund um dein Auto. Zusätzlich musst du all deine Fahrten genaustens festhalten. Kurz: Du musst Fahrtenbuch führen.
Nutzt du öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn, Flugzeug oder auch ein Taxi, kannst du dir die tatsächlichen Kosten erstatten lassen. Zum Nachweis reichen die Fahrtickets aus.
Reist du mit dem Dienstwagen, bekommst du keinen Steuervorteil. Das liegt daran, dass dir keine Kosten entstehen, da dein Arbeitgeber zahlt.
2. Ausgaben für Essen und Trinken
Für die Abrechnung der Verpflegungskosten gibt es Pauschalen, deren Höhe von der Dauer der Abwesenheit abhängt. Entscheidend ist, wie lange du aus beruflichen Gründen außerhalb von Wohnung und Arbeitsplatz unterwegs bist.
Die aktuellen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind:
Du warst im Ausland? Hier gelten – je nach Land oder sogar Stadt – andere Pauschalen als im Inland. Diese Pauschbeträge werden vom BMF bestimmt und ändern sich Jahr für Jahr. Einfacher gehts mit WISO Steuer. Denn im Programm sind alle Pauschalen für dich hinterlegt. Einfach auswählen und fertig.
3. Übernachtungskosten in Hotel & Co.
Bei Dienstreisen entstehen meist auch Kosten für die Übernachtung. Steuerlich relevant sind hier nur die tatsächlichen Kosten, die du gezahlt hast.
Ob du im Hotel, einer Ferienwohnung oder einer anderen Unterkunft übernachtest hast, ist egal. Die Ausgaben musst du dem Finanzamt über eine Rechnung nachweisen, die an dich adressiert ist. Erstattet dein Arbeitgeber die Übernachtungskosten, sollte die Rechnung möglichst auf ihn lauten.
Wichtig: Gab es im Hotel Frühstück oder Mittagessen? Ausgaben für Essen und Trinken musst du aus Hotelrechnungen rausrechnen. Wurde das Essen vom Chef übernommen? Dann musst du deine Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand kürzen:
- Frühstück: je 5,60 Euro
- Mittag- und Abendessen: je 11,20 Euro
Wichtig: Erstattungen deines Arbeitgebers bei den Übernachtungskosten musst du bei der Steuererklärung auch gegenrechnen.
Hattest du höhere Übernachtungskosten, weil du die Unterkunft mit einer Person teilst, die nicht bei deinem Arbeitgeber beschäftigt ist? Dann kannst du nur die Kosten ansetzen, die bei einer alleinigen Nutzung der Unterkunft entstanden wären. Zusätzliche Kosten durch private Begleitpersonen sind nicht abziehbar.
Hast du beispielsweise mit deiner Begleitung in einem Doppelzimmer übernachtet, kannst du in der Steuererklärung nur die Ausgaben eines Einzelzimmers im selben Hotel eintragen. Bitte das Hotel daher am besten um eine Rechnung für ein Einzelzimmer. Alternativ kannst du die Differenz zwischen Einzel- und Doppelzimmer selbst berechnen.
Hast du während der Dienstreise kostenlos übernachtet (beispielsweise bei Bekannten oder der Familie)? Dann kann dein Arbeitgeber dir 20 Euro pauschal auszahlen. Diese Pauschale kann jedoch allein dein Arbeitgeber erstatten. Sie gehört nicht in deine Steuererklärung. Hier zählen nur die tatsächlichen Kosten, die du hattest.
Für Lkw-Fahrer gelten andere Regeln: Sie können eine Übernachtungspauschale in Höhe von 9 Euro pro Nacht absetzen (bis 2023: 8 Euro). Diese gilt zusätzlich zu den Pauschalen für Verpflegung.
4. Reisenebenkosten
Alle anderen Ausgaben zählen zu den Reisenebenkosten. Hier gibt es keine Pauschale. Es zählen nur Ausgaben, die du tatsächlich hattest – solange die Kosten mit deiner beruflichen Tätigkeit zusammenhängen. Aktivitäten in deiner Freizeit sind hingegen Privatvergnügen und damit nicht für die Steuer relevant.
Reisenebenkosten sind beispielsweise:
Zu den nicht abzugsfähigen Reisenebenkosten gehören folgende Ausgaben:
Kein Beleg? Erstelle einen Eigenbeleg!
- Gezahlter Betrag
- Name und Adresse des Zahlungsempfängers
- Zahlungszweck
- Datum der Zahlung
- Deine Unterschrift
Dienstreise in die Steuererklärung eintragen
Mit WISO Steuer kannst du schon jetzt herausfinden, wie sich die Reisekosten in der Steuererklärung auswirken – und zwar kostenlos! Denn nach jeder Eingabe berechnet das Programm deine voraussichtliche Steuererstattung.
So geht’s: Unter Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre > Ausgaben (Werbungskosten) > Reisekosten für Auswärtstätigkeiten trägst du einfach deine Ausgaben rund um die Dienstreise ein. Du kannst entweder bereits selbst berechnete Werte eintragen oder du lässt die App für dich arbeiten.
Hinweis: Hat dein Arbeitgeber dir Verpflegungsmehraufwendungen erstattet, trägt er dies in Zeile 20 der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung ein. Den Wert liest WISO Steuer automatisch aus und fragt direkt nach, was mit dem Betrag ist und ob er als „zusätzlicher Arbeitslohn“ versteuert werden soll. Meist ist dieser jedoch steuerfrei.
Wenn du eine Erstattung von deinem Arbeitgeber erhalten hast, darfst du die gleichen Ausgaben nicht zusätzlich in deiner Steuererklärung absetzen. Andernfalls würde sie doppelt berücksichtigt: einmal durch die Erstattung des Arbeitgebers und einmal durch deinen Eintrag in der Steuererklärung.
Rechnungen unterwegs für die Steuer vorbereiten
Dokumentiere deine Dienstreisen sorgfältig. Will das Finanzamt von dir Nachweise sehen, solltest du Dauer, Reiseweg und berufliche Veranlassung nachweisen können. Dabei helfen dir Fahrtenbuch, Tankquittung, Hotelrechnungen, Teilnahmebestätigungen und sonstiger Schriftverkehr.
Es gibt eine praktische Lösung, die dir dabei viel Zeit und Mühe spart: Nutze Steuer-Scan und mach einfach ein Foto deiner Rechnungen mit dem Smartphone. Die kostenlose App erkennt, was wichtig ist und übernimmt die Zuordnung in deine Steuererklärung. Wie ein Scanner, nur viel schlauer! So kannst du nebenbei alle nötigen Belege für deine Steuer vorbereiten – ganz easy von unterwegs. Probiere es einfach aus.
Diese Sonderfälle gibt es
Reisekosten können nicht nur von Arbeitnehmern oder Selbstständigen abgesetzt werden. Auch Vermieter, Jobsuchende oder andere profitieren davon:
Auch Vermieter haben Reisekosten
Vermieter müssen aus verschiedenen Gründen zu Mietobjekten fahren. Sei es zur Kontrolle, für Reparaturen, zur Besichtigung oder aus anderen Anlässen. Auch sie können diese Fahrten mit dem eigenen Pkw mit der Dienstreisenpauschale von 0,30 Euro je Fahrtkilometer als Werbungskosten von der Steuer absetzen.
Arbeit und Vergnügen auf der Dienstreise?
Auf Dienstreise und du hängst noch ein paar Urlaubstage dran? Auch dann kannst du deine beruflichen Ausgaben von der Steuer absetzen. Voraussetzung dafür ist, dass die privaten und beruflichen Kosten getrennt werden können. Ist das nicht möglich, sind alle deine Ausgaben nicht abzugsfähig. In der Praxis werden die Kosten meist entsprechend der aufgewendeten Reisezeit aufgeteilt.
Beispiel 1: Dienstreise im Inland
Du besuchst einen beruflichen Workshop in Hamburg und verlängerst spontan um 2 Tage für private Aktivitäten in der Hansestadt.
Du reist früh am Mittwoch mit der Bahn an. Der Workshop findet von Mittwochmittag bis Donnerstag statt. Den Freitag verbringst du mit Sightseeing. Am Samstag fährst du früh mit der Bahn zurück nach Hause.
Diese Kosten kannst du absetzen:
- Übernachtungskosten (Mittwoch auf Donnerstag): vollständig abziehbar
- Tickets für die Bahn: Die Tickets sind zur Hälfte abziehbar
- Pauschale Verpflegungskosten: 28 Euro (An- und Abreisetag à 14 Euro), eventuell abzüglich 5,60 Euro pro Tag für Frühstück, falls im Hotelpreis enthalten
Die Kosten für die Übernachtung (von Mittwoch auf Donnerstag) können als Werbungskosten abgesetzt werden. Die weiteren Übernachtungen (Donnerstag bis Samstag) sind privat und daher nicht absetzbar.
Die Fahrtkosten mit der Bahn sind gemischt veranlasst. Der Aufteilungsmaßstab ist: 1/2 beruflich und 1/2 privat, da du 2 Tage zum beruflich und 2 Tage privat unterwegs warst.
Deine Verpflegungskosten kannst du in Höhe der Verpflegungspauschalen als Werbungskosten abziehen. Für Hamburg gelten die folgenden Werte:
Mittwoch – Donnerstag: jeweils nur 14 Euro = 28 Euro
Bitte beachte, dass du eventuell Mahlzeiten im Hotel prozentual abziehen musst, falls diese im Hotelpreis enthalten sind. Dafür gibt es dann die Verpflegungspauschalen. Nur wenn dir die Speisen kostenlos gestellt werden, oder vom Chef erstattet werden, musst du auch die Verpflegungspauschalen kürzen.
Beispiel 2: Dienstreise im Ausland
Paris ohne Sightseeing? Undenkbar! Daher hast du an deine 3-tägige Dienstreise noch 2 Tage privat angehängt.
Montagmittag begann deine Anreise in die französische Hauptstadt. Die berufliche Veranstaltung fand ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Abend des darauffolgenden Samstags bist du nach Hause zurückgereist.
Diese Kosten kannst du absetzen:
- Übernachtungskosten (Montag bis Donnerstag): vollständig abziehbar
- Kongressgebühren: vollständig abziehbar
- Flugkosten: 4/6 der Kosten abziehbar
- Verpflegungskosten: 194 Euro (2 Tage à 58 Euro, 2 Tage à 39 Euro), ggf. abzüglich 11,60 Euro pro Tag für Frühstück, wenn der Chef die Kosten übernimmt
Die Kosten für 3 Übernachtungen (von Montag bis Donnerstag) und die Kongressgebühren vollständig als Werbungskosten abziehen. Die restlichen Übernachtungskosten sind rein privater Natur- und daher nicht absetzbar.
Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und entsprechend den Veranlassungsbeiträgen aufzuteilen. Der Aufteilungsmaßstab ist: 4/6 beruflich und 2/6 privat, da du 4 Tage dienstlich und 2 Tage privat vor Ort warst.
Deine Verpflegungskosten kannst du in Höhe der Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand für die beruflich veranlassten als Werbungskosten abziehen. Für Paris gelten die folgenden Werte:
- Montag Anreisetag: 39 Euro
- Dienstag – Mittwoch: je 58 Euro
- Donnerstag Abreisetag: 39 Euro
Beachte dabei, dass du unter Umständen noch Mahlzeiten im Hotel prozentual abziehen musst, wenn du kostenlos speist, beispielsweise weil dir dein Chef alle Kosten erstattet. Wenn zum Beispiel das Frühstück inklusive ist, sind das 20 Prozent von 58 Euro, also 11,60 Euro pro Tag.
Diese Aufteilung stellt sicher, dass die beruflich veranlassten Kosten korrekt als Werbungskosten berücksichtigt werden.
Bildungsurlaub absetzen
Bildungsurlaub ist ein Sonderurlaub, in dem du dich beruflich weiterbildest. In den meisten Bundesländern stehen dir 5 Tage im Jahr zu. Ausgaben rund um diesen Bildungsurlaub sind Werbungskosten. Vorausgesetzt, die Weiterbildungsmaßnahme ist beruflich veranlasst. Dann kannst du Teilnahmegebühr, Fahrtkosten, Unterkunftskosten sowie Pauschalen für Verpflegung absetzen.
Mehr Infos liest du in unserem Beitrag über Fortbildungskosten.
Reisekosten für Bewerber
Auch Fahrten zu Vorstellungsgesprächen sind beruflich veranlasste Reisekosten. Du kannst die Ausgaben für diese Reisen von der Steuer absetzen. Wenn du Geld von deinem potenziellen neuen Arbeitgeber erstattet bekommen hast, musst du das in deiner Steuererklärung angeben.
Was du noch rund um dein Vorstellungsgespräch absetzen kannst, liest du in unserem Beitrag zu Bewerbungskosten.
Doppelte Haushaltsführung
Führst du aus beruflichen Gründen eine Zweitwohnung? Dann kannst du viele Kosten dafür im Rahmen der doppelten Haushaltsführung von der Steuer absetzen. Neben Fahrtkosten für wöchentliche Heimfahrten zur Familie zählen auch Verpflegungspauschalen für die ersten 3 Monate dazu.
Leiharbeiter: Was zählt als Reisekosten?
Bei Leiharbeitern gibt es eine Besonderheit: Manche können Reisekosten absetzen, andere nicht. Das hängt von der Zuordnung im Arbeitsvertrag ab.
Oft haben Zeitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz, da sie bei verschiedenen Kunden und an unterschiedlichen Orten arbeiten. Oder sie sind einer anderen Tätigkeitstätte zugeordnet, als zu der sie täglich fahren. Das bringt steuerliche Vorteile mit sich:
Fahrtkosten zum Arbeitsplatz können sie mit der Dienstreisepauschale von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer absetzen. Zudem steht ihnen für die ersten 3 Monate an einer neuen Einsatzstelle die Verpflegungspauschale zu.
Sind Zeitarbeiter allerdings unbefristet oder für die gesamte Entleihdauer in einer betrieblichen Einrichtung des Entleihers tätig, dann haben sie eine erste Tätigkeitsstätte. Fahrten zu dieser sind nur mit der Pendlerpauschale absetzbar. Diese beträgt 0,30 Euro für die einfache Strecke, ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro. Die Verpflegungspauschale entfällt.
FAQ: Reisekosten & Dienstreise
Welche Reisekosten kann ich absezten?
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Wann kann ich Reisekosten nicht absetzen?
Wo trage ich Dienstreisen in der Steuererklärung ein?
Wie muss ich eine Geschäftsreise nachweisen?
Können Vermieter Reisekosten absetzen?
Kann ich meinen Urlaub von der Steuer absetzen?
Ist der Bildungsurlaub steuerlich absetzbar?
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