Wirtschafts-Identifikationsnummer: Was ist das?

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist eine neue, einheitliche Kennung für Unternehmen in Deutschland. Sie soll die Kommunikation mit Behörden vereinfachen und künftig dazu beitragen, steuerliche Prozesse zu automatisieren. In diesem Beitrag erfährst du, was die W-IdNr. ist, wie sie zugeteilt wird und wofür sie verwendet wird.

Kurz & knapp

• Die Wirtschafts-Identifikationsnummer identifiziert jedes Unternehmen eindeutig
• Sie wird automatisch vergeben und muss nicht beantragt werden
• Die Nummer wird für steuerliche Zwecke und die Kommunikation mit Behörden genutzt
• WISO Steuer unterstützt dich dabei, alle steuerlichen Vorgaben korrekt und unkompliziert umzusetzen

Wirtschafts-Identifikationsnummer kommt ab November 2024

Ab November 2024 erhalten alle wirtschaftlich tätigen Personen – dazu gehören Gewerbetreibende, Einzelkaufleute und Freiberufler – zusätzlich zur Steuer-Identifikationsnummer eine Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Die Vergabe erfolgt schrittweise und wird dir digital über ELSTER mitgeteilt. Ziel ist es, bis 2026 alle Unternehmen und Selbstständigen mit dieser einheitlichen Kennung auszustatten.

Wer mehreren unterschiedlichen wirtschaftlichen Tätigkeiten nachgeht, erhält zu seiner W-IdNr. für jede Tätigkeit ein Unterscheidungsmerkmal. Weitere Details sind in § 139c AO (Abgabenordnung) geregelt.

Kein Antrag notwendig

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer musst du nicht beantragen. Das Finanzamt kümmert sich automatisch um die Vergabe. Die Nummer wird dir über die öffentliche Mitteilung oder elektronisch über das ELSTER-Benutzerkonto zugeteilt. So entfällt für dich zusätzlicher Aufwand.

Kleinunternehmer und Umsatzsteuererklärer zuerst

Die Vergabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer ist in mehrere Phasen unterteilt und beginnt im November 2024. Bis Ende 2026 sollen alle wirtschaftlich tätigen Personen und Unternehmen ihre individuelle Kennung erhalten. Durch diese schrittweise Einführung stellen die Finanzbehörden sicher, dass der Prozess reibungslos verläuft und es zu keiner Überlastung der Systeme kommt.

So ist der aktuelle Zeitplan:

• Ab November 2024: Kleinunternehmer und Personen, die regelmäßig Umsatzsteuererklärungen abgeben, bekommen die Nummer zuerst.
• Ab dem 3. Quartal 2025 folgen dann schrittweise weitere wirtschaftlich Tätige, zum Beispiel Freiberufler, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind.
• Bis Ende 2026 soll der gesamte Prozess abgeschlossen sein, sodass dann jede wirtschaftlich tätige Person und jedes Unternehmen über eine eigene W-IdNr. verfügt.

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Dafür brauchst du die Nummer

Als Selbstständiger kennst du das Problem sicher: Jede Anmeldung oder Registrierung bei Behörden bringt eine neue Nummer mit sich. Mit der Zeit sammelt sich einiges an:

• Steuer-Identifikationsnummer: Diese Nummer erhält jeder deutsche Bürger kurz nach der Geburt vom Bundeszentralamt für Steuern.
• Steuernummer: Vom Finanzamt bekommt jede steuerpflichtige natürliche und juristische Person (zum Beispiel GmbHs, Vereine etc.) eine Steuernummer. Anhand der Steuernummer ordnet das Finanzamt zu, welcher Sachbearbeiter die Steuererklärung bearbeitet. Ist nach einem Umzug ein anderes Finanzamt zuständig, ändert sich die Steuernummer. Ein Unternehmen kann mehrere Steuernummern haben.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Wenn du als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer innerhalb der EU Geschäfte machst, kannst du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen.
• Betriebsnummer: Als Arbeitgeber bekommst du sie von der Bundesagentur für Arbeit. Sie wird für das elektronische Meldeverfahren bei der Krankenkasse benötigt. Darüber wird die Abführung und Verteilung von Sozialversicherungsbeiträgen gesteuert.

Zusätzlich kommen oft noch etliche andere Nummern hinzu, wie die Handelsregisternummer, Mitgliedsnummern bei Berufsgenossenschaften oder Industrie- und Handelskammern (IHK). Und jetzt soll noch eine Nummer hinzukommen?

Jein. Die W-IdNr. wird zwar aktuell zusätzlich vergeben, wird also parallel zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder anderen bestehenden Identifikationsnummern verwendet. Langfristig soll sie in bestimmten Fällen dazu beitragen, andere Nummern zu ersetzen und den bürokratischen Aufwand zu reduzieren. Sie dient unter anderem dazu, Unternehmen eindeutig zu identifizieren und die Kommunikation mit den Finanzbehörden zu vereinfachen. Künftig wird sie beispielsweise bei Steuererklärungen oder bei der Beantragung von Genehmigungen eine zentrale Rolle spielen.

Die W-IdNr. gilt zugleich als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer nach dem Unternehmensbasisdatenregister. Für Unternehmen bedeutet das: Mit der W-IdNr. müssen Stammdaten nur noch einmal gemeldet werden. Mehrfachmeldungen an unterschiedliche Register entfallen, was den bürokratischen Aufwand spürbar reduziert.

So sieht die Wirtschafts-ID aus

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ähnelt im Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie beginnt mit dem Kürzel „DE“, gefolgt von neun Ziffern. Ergänzend zu diesen 9 Ziffern wird ein 5-stelliges Unterscheidungsmerkmal angehängt – fortlaufend, beginnend mit 00001. Dieses dient der eindeutigen Identifizierung wirtschaftlicher Tätigkeiten, einzelner Betriebe oder Betriebsstätten wirtschaftlich tätiger Personen im Besteuerungsverfahren. Dabei ist jedes vergebene Unterscheidungsmerkmal mit einer Steuernummer verknüpft, mit welcher der Betrieb oder die Betriebsstätte beim zuständigen Finanzamt geführt wird.

Beispielsweise könnte eine W-IdNr. mit dem Unterscheidungsmerkmal 00001 wie folgt aussehen: DE123456789-00001

Abgrenzung zu anderen Steuernummern

Wirtschafts-ID in die Steuererklärung eintragen

Wenn du deine Wirtschafts-ID schon hast, kannst du sie in WISO Steuer im Bereich Selbständige unter den Punkten Freiberufliche und selbständige Arbeit, Gewerbebetriebe oder Land- und Forstwirtschaft eintragen, je nachdem, welche Art von wirtschaftlicher Tätigkeit du ausübst.

Aufgrund der stufenweisen Vergabe der W-IdNr. ist bis zum 31. Dezember 2026 die Angabe der W-IdNr. in der Steuererklärung noch nicht verpflichtend. Die Steuererklärungen sind bis dahin wie gewohnt mit der Steuernummer abzugeben.

Wirtschafts-Identifikationsnummer finden

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wird dir automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Es gibt zwei Wege, wie du sie erhalten kannst: über eine öffentliche Mitteilung oder direkt über das ELSTER-Portal.

Achtung: Die ID wird dir nur auf diesen Wegen mitgeteilt. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist eine Mitteilung per E-Mail oder Telefon nicht möglich.

Das Bundeszentralamt für Steuern vergibt die W-IdNr. einmalig. Das bedeutet, dass die eindeutige Unternehmensnummer die gesamte Dauer der wirtschaftlichen Tätigkeit bestehen bleibt. Sie ändert sich auch bei Adress- oder Namensänderungen nicht.

1. Öffentliche Mitteilung des BZSt

Wenn du bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hast, brauchst du nichts weiter zu tun. Deine bestehende USt-IdNr. wird automatisch auch als W-IdNr. genutzt.

Das BZSt hat eine öffentliche Mitteilung veröffentlicht, die diese Nutzung bestätigt. Du findest das entsprechende Dokument im Bundessteuerblatt sowie im Downloadbereich des BZSt. Du bekommst keine individuelle Mitteilung.

2. ELSTER-Portal

Falls du keine USt-IdNr. hast oder deine wirtschaftliche Tätigkeit neu aufnimmst, erhältst du die W-IdNr. über dein Benutzerkonto bei ELSTER. Dafür musst du der digitalen Mitteilung zustimmen. Nach der Zuteilung findest du deine W-IdNr. auf www.elster.de unter Persönliche Daten.

Hast du einen Steuerberater? Dann wird die Nummer direkt an ihn weitergeleitet, sofern er in deinem Namen tätig ist.

FAQ: Wirtschafts-ID

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Quellen:

• BZSt (Bundeszentralamt für Steuern)
• Referentenentwurf des BMF (Verordnung zur Vergabe steuerlicher Wirtschafts-Identifikationsnummern)
• FAQ des BMF (Bundesfinanzministerium)