Arbeitsmittel absetzen

Arbeitsmittel sind Gegenstände, die für den Job genutzt werden. Die Ausgaben dafür sind absetzbare Werbungskosten. Welche Arbeitsmittel in die Steuererklärung gehören und was bei privaten Anschaffungen zu beachten ist, zeigen wir hier.

Kurz & knapp

• Arbeitsmittel gehören zu den Werbungskosten und sind unbegrenzt absetzbar
• Nutzt du den Gegenstand zu mindestens 90 Prozent beruflich, kannst du ihn zu 100 Prozent ansetzen
• Für Arbeitszimmer, Fortbildung oder Zweitausbildung benötigte Arbeitsmittel sind auch Werbungskosten
• Kosten Arbeitsmittel mehr als 952 Euro, muss die Nutzungsdauer auf mehrere Jahre verteilt abgeschrieben werden

Was sind Arbeitsmittel?

Gegenstände, die du benötigst, um deine beruflichen Aufgaben zu erledigen, gehören zu den Arbeitsmitteln. Sämtliche Kosten für den Kauf der Arbeitsmittel – also auch Porto, Verpackungskosten oder Fahrtkosten – setzt du in deiner Steuererklärung als Werbungskosten ab. Neben den Anschaffungskosten sorgen auch Kosten für Reparatur, Reinigung und Wartung für eine Steuerrückerstattung.

Nahezu jeder Arbeitnehmer kann Kosten für Arbeitsmittel absetzen. Die Regeln für den Abzug von Arbeitsmittelkosten gelten auch für andere Tätigkeiten, zum Beispiel für:

• Selbstständige und Gewerbetreibende
• Studenten
• Vermieter

Beispiele für Arbeitsmittel

Bei der Steuer ansetzen kannst du die Dinge, die du selbst angeschafft hast und für deine berufliche Tätigkeit verwendest. Für Angestellte, die Bürotätigkeiten ausüben, sind das zum Beispiel:

• Büroausstattung: Schreibtisch, Bürostuhl, Papierkorb und Schreibtischlampe
• Schreibwaren: Schreibblöcke, Stifte, Ordner, Notizzettel und Büroklammern
• Fachliteratur: Bücher oder Zeitschriften
• IT-Ausrüstung: Privater Computer, Headset, USB-Netzteile, externe Festplatten oder ein Cloud-Abonnement

Wer etwas Handfestes arbeitet, kann Werkzeug wie Schraubschlüssel, Hammer oder Kantenschleifer absetzen. Auch typische Arbeitskleidung gehört in die Steuererklärung: Kochkittel, Blaumann, Labormantel oder Sicherheitsschuhe.

Ein konkreter Bezug zum ausgeübten Beruf muss erkennbar sein. Typische Schutzkleidung und Uniformen sind daher problemlos absetzbar. Sobald ein Kleidungsstück aber beruflich und privat getragen werden kann, kannst du es nicht in der Steuererklärung ansetzen. Somit kann das weiße T-Shirt einer Arzthelferin leider nicht abgesetzt werden. Befindet sich hingegen ein Logo des Arbeitgebers auf dem T-Shirt, geht das Finanzamt davon aus, dass es tatsächlich nur bei der Arbeit getragen werden kann. Ein Steuerabzug ist dann ohne weiteres möglich.

Dekoration zählt nicht dazu

Eine Designer-Vase sieht auf dem Schreibtisch vielleicht ganz schmuck aus, sie mindert die Steuer jedoch nicht. Denn Luxusgegenstände, die nur der Dekoration des Zimmers dienen, zählen nicht zu den Arbeitsmitteln.

So gibst du die Kosten richtig an

Hast du ein Arbeitsmittel für den Job gekauft, kannst du dieses je nach Höhe des Kaufpreises entweder sofort – also im selben Jahr, in dem du es gekauft hast – oder über mehrere Jahre verteilt abschreiben:

Bis zu 952 Euro

Bei einem Kaufpreis bis 800 Euro netto (bzw. 952 Euro brutto, also mit Mehrwertsteuer), handelt es sich um ein sogenanntes geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Das bedeutet, der gesamte Kaufpreis darf sofort im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden.

Keine Regel ohne Ausnahme: Ist das Arbeitsmittel nicht selbstständig nutzbar, gilt es nicht als GWG. Das bedeutet, dass du die Kosten dem „Hauptarbeitsmittel“ hinzurechnest und beide zusammen abschreibst. Dabei spielt es keine Rolle, wie hoch der Kaufpreis war.

Zum Beispiel: Ein Schreibtisch ist sofort abschreibbar, ein Kameraobjektiv muss jedoch mit der Kamera abgeschrieben werden.

Computer, Computer-Zubehör und Software

Seit 2021 gilt eine einjährige Nutzungsdauer – unabhängig vom Kaufpreis. Das bedeutet, dass du die Kosten immer in voller Höhe bereits im Anschaffungsjahr absetzen darfst. Das gilt sogar, wenn du den Computer erst im Dezember kaufst. Weitere Informationen gibt es hier: Computer absetzen

Mehr als 952 Euro

Ist das Arbeitsmittel teurer als 800 Euro netto (bzw. 952 brutto), muss der Kaufpreis auf mehrere Jahre verteilt werden. Die Verteilung richtet sich nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des Arbeitsmittels. Wie lange dieses für das jeweilige Arbeitsmittel ist, ermittelt WISO Steuer für dich. Das Programm verwendet hierfür die amtlichen AfA-Tabellen. AfA steht für Absetzung für Abnutzung.

Kaufst du ein Arbeitsmittel im laufenden Jahr, beginnt die Abschreibung im Monat des Kaufs.

Das gilt für gebrauchte Arbeitsmittel

Kaufst du gebrauchte Gegenstände für den Job, setzt du einfach den bezahlten Preis bei der Steuer an. Beleg über den Kauf nicht vergessen! Nur wenn du über die Grenze von 800 Euro kommst, musst du die Kosten nach den AfA-Tabellen über mehrere Jahre verteilen. Zugute kommt dir aber dabei, dass ein gebrauchter Gegenstand schon einige Zeit genutzt wurde und du daher auch für die AfA einen kürzeren Zeitraum wählen kannst, als für neuwertige Gegenstände vorgesehen ist.

Ist die von den amtlichen AfA-Tabellen festgelegte Nutzungsdauer bereits bei Kauf abgelaufen? Dann musst du schätzen. Und zwar zum Beispiel: Alter, Beschaffenheit und wie lange das Arbeitsmittel eingesetzt werden soll.

Beispiel: Büroausstattung absetzen

Du arbeitest sehr viel im Homeoffice und kaufst im Juni 2024 dafür einen Schreibtisch für 1.000 Euro. Diesen nutzt du fast ausschließlich für den Job. Gemäß den amtlichen AfA-Tabellen musst du den Tisch insgesamt 13 Jahre lang abschreiben. Der jährliche Abschreibungsbetrag beträgt also 76,92 Euro.

Da du ihn aber im Juni gekauft hast, darfst du im ersten Jahr nur 7/12 der Jahres-Afa geltend machen: Du setzt daher aufgerundet 45 Euro in deiner Steuererklärung 2024 an. Ab 2025 sind es dann aufgerundet 77 Euro pro Jahr.

Arbeitsmittel abschreiben leicht gemacht

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Das musst du bei privat genutzten Sachen beachten

Sofern du dem Finanzamt gegenüber glaubhaft machen kannst, dass du die Arbeitsmittel beruflich nutzt, kannst du auch gemischt genutzte Arbeitsmittel absetzen. Das heißt: Nutzt du beispielsweise deinen selbst gekauften Laptop beruflich, kannst du ihn auch absetzen.

Überwiegend private Nutzung

Nutzt du das Arbeitsmittel weniger als 10 Prozent beruflich, darfst du keine Kosten dafür in der Steuererklärung angeben. Diese gehören dann zu den Kosten der privaten Lebensführung.

Überwiegend berufliche Nutzung

Nutzt du das Arbeitsmittel fast ausschließlich beruflich – zu mindestens 90 Prozent – darfst du aufrunden. Die Kosten kannst du dann zu 100 Prozent als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen.

Gemischte Nutzung

In den übrigen Fällen kannst du die Ausgaben anteilig abrechnen. Das bedeutet, die Kosten werden in Werbungskosten und private Kosten aufgeteilt – sofern dies objektiv möglich ist.

Du kannst eine objektive Aufteilung nach zeitlichen oder flächenmäßigen Anteilen machen. Zum Beispiel:

• Bücherschrank: Darin stehen zu 70 Prozent Fachbücher und -zeitschriften und rund 30 Prozent der Fläche ist mit privaten Büchern belegt. Dann kannst du 70 Prozent der Aufwendungen für den Bücherschrank als Werbungskosten ansetzen.
• Laptop: Täglich nutzt du deinen privat angeschafften Laptop, um berufliche E-Mails zu checken, Artikel für den Blog zu schreiben und Power-Point-Präsentationen für die wöchentlichen Meetings zu erstellen. Die berufliche Nutzung schätzt du auf 50 Prozent und setzt diese in der Steuererklärung an. Kaufst du einen neuen Laptop, den du rein beruflich nutzt, kannst du die Kosten auch zu 100 Prozent ansetzen.

Doch was gilt, wenn die Kostenaufteilung nach objektiven Kriterien nicht möglich ist? Die Antwort ist kurz: In diesem Fall kannst du die Kosten für Arbeitsmittel nicht als Werbungskosten geltend machen.

Übrigens: Bei Computern wird von den Finanzämtern meist ein Anteil von 50 Prozent der Kosten anerkannt, sofern die berufliche Nutzung glaubhaft ist. Wer mehr bei der Steuer ansetzen will, muss sich auf eventuelle Nachfragen des Finanzamts einstellen.

Private Gegenstände plötzlich für den Job nutzen

Falls für den Gegenstand noch die amtlich vorgesehene Abschreibungszeit gilt, setze einfach den restlichen Wert bei der Steuer an, eventuell sogar über mehrere Jahre. Ist der Gegenstand schon außerhalb dieser vorgesehenen Abschreibungszeiten, kann der Restwert über einen Vergleich mit dem Gebrauchtmarkt geschätzt werden.

Arbeitsmittel-Pauschale: Gibt es das?

Wer ein paar kleinere Ausgaben für Arbeitsmittel im Jahr hatte, muss nicht alles einzeln aufschreiben. In diesem Fall kannst du einfach die „Nichtbeanstandungsgrenze“ nutzen: Viele Finanzämter erkennen Arbeitsmittel bis zu 110 Euro ohne Nachweise an. Das heißt, du musst keine Rechnungen abgeben und dir bleibt die Zettelwirtschaft erspart.

Einen Rechtsanspruch auf diese sogenannte Arbeitsmittel-Pauschale ohne Belege hast du nicht, da es sich um keine echte Pauschale handelt. Schreibe daher am besten in deiner Steuererklärung rein, wofür du Geld ausgegeben hast, zum Beispiel für Schreibwaren, Taschenrechner und Druckerpapier.

Arbeitsmittel in die Steuererklärung eintragen

Mit WISO Steuer musst du dich nicht erst auf die Suche nach den Tabellen für die Nutzungsdauer machen, denn es rechnet die Abschreibung automatisch für dich aus. Und findet dabei den Weg, der dir die meiste Rückerstattung verspricht.

Gib die Anschaffungskosten für die Arbeitsmittel ganz einfach unter Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre > Ausgaben (Werbungskosten) in deiner Steuererklärung an. Nutzt du die Gegenstände für mehrere Einkunftsarten, trägst du diese ebenfalls dort ein.

FAQ: Arbeitsmittel absetzen

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