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Wer einen Firmenwagen hat und den auch privat nutzten darf, muss vieles beachten. Denn für den privaten Vorteil fallen Steuern an. Eine Möglichkeit für die Besteuerung ist das Fahrtenbuch. Das Finanzamt hat aber viele Anforderungen. Wir zeigen, was zu tun ist, damit das Fahrtenbuch anerkannt wird.
Schnelleinstieg
Kurz & knapp
- Das Fahrtenbuch ist eine Alternative zur 1-Prozent-Regelung, um die Privatnutzung deines Firmenwagens zu versteuern
- Du kannst es manuell oder elektronisch erstellen
- Du musst deine Fahrten innerhalb von 7 Tagen erfassen
- Nachträgliche Korrekturen musst du kennzeichnen
Wozu gibt es das Fahrtenbuch?
Hast du einen Firmenwagen und nutzt diesen auch privat, musst du dafür Steuern zahlen. In der Regel werden die Steuern pauschal durch die sogenannte 1-Prozent-Regelung berechnet. Dabei werden 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Pkw zu deinem Lohn hinzugerechnet.
Eine andere – oft vorteilhafte – Berechnung der Privatnutzung ist das Fahrtenbuch. Indem du jede einzelne Fahrt mit dem Geschäftswagen protokollierst, können die privaten und geschäftlichen Fahrten sauber getrennt werden. Denn: Privatfahren musst du als Arbeitslohn versteuern.
Wechsel zwischen den Methoden
Du kannst entscheiden, ob die Steuer für die private Nutzung des Firmenwagens über die 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch berechnet werden soll. Ein Wechsel ist aber immer nur zum Jahresanfang oder bei einem neuen Pkw möglich.
Manuell oder elektronisch
Zusätzlich hast du die Wahl zwischen einem manuellen oder elektronischen Fahrtenbuch. Dafür gibt es bereits zahlreiche Programme, Apps und Geräte auf dem Markt.
WISO Fahrtenbuch
Welche Angaben gehören ins Fahrtenbuch?
Du musst jede Fahrt aufschreiben, die du mit dem Firmenwagen machst. Dazu gibst du für Geschäftsfahrten folgende Daten an:
- Datum
- Fahrtziel
- Name des Kunden beziehungsweise Geschäftspartners
- Zweck der Fahrt
- Gesamtkilometerstand vor und nach jeder Fahrt
- gegebenenfalls Reiseroute (bei Umwegfahrten)
Macht Schluss mit nervigem Papierkram
Was muss ich beim Fahrtenbuch beachten?
Das Wichtigste zuerst: Setz dich mit deinem Finanzamt in Verbindung. Denn es liegt im Verantwortungsbereich deines Finanzamts zu entscheiden, ob es dein Fahrtenbuch anerkennt oder nicht. So bist du auf der sicheren Seite.
Ein paar Grundsätze für ein ordentliches Fahrtenbuch gibt es aber trotzdem:
Zeitnah
Zwischen den eigentlichen Fahrten und der Erfassung im Fahrtenbuch darf nicht viel Zeit liegen. Also kannst du das Protokoll nicht erst am Ende des Jahres für das gesamte Jahr in einem Rutsch erstellen. Unter einer zeitnahen Erfassung versteht das Finanzamt einen Zeitraum bis zu 7 Tage nach Abschluss deiner jeweiligen Fahrt.
Unverändert
Dein Fahrtenbuch muss gegen nachträgliche Manipulation geschützt sein. Jede Änderung, die du im Dokument vornimmst, muss protokolliert werden. Zum Beispiel, wenn du den Gesamtkilometerstand korrigierst. Das gilt sowohl für die Anzeige am Bildschirm, als auch auf dem Papier.
Gut aufbewahrt
Du musst das manuelle oder elektronische Fahrtenbuch 10 Jahre lang aufbewahren. Das Finanzamt muss in diesem Zeitraum immer die Möglichkeit haben, deine Aufzeichnungen einzusehen und stichprobenartig zu prüfen.
Elektronisches Fahrtenbuch mit Apps, GPS & Co.
Gut zu wissen: Es gibt zahlreiche Apps und Geräte, die die Fahrten für dich aufzeichnen. Das kann eine große Erleichterung für dich sein, das Fahrtenbuch zeitnah und lückenlos zu führen.
Es kann aber sein, dass du die Daten aus der App oder dem Gerät exportieren und am PC einfügen musst. Auch in diesem Fall gilt die 7-Tage-Regel. Nach der Dienstreise solltest du also schnellstmöglich die Daten von unterwegs am Computer einpflegen.
Fahrtenbuch in die Steuererklärung eintragen
Dein Arbeitgeber hat die Privatnutzung mit der 1-Prozent-Regelung berechnet? Damit du zur Fahrtenbuchmethode wechseln kannst, musst du die allgemeinen Daten in deiner Steuererklärung angeben. Zusätzlich reichst du dein detailliertes Fahrtenbuch ein.
Geh in den Bereich Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre > Lohnsteuerbescheinigungen. Beantworte dort die Frage Sollen die Privatfahrten mit dem Dienstwagen anders als beim Arbeitgeber besteuert werden? mit Ja. Danach klickst du bei der Frage
Soll die private Nutzung nach dem Fahrtenbuch versteuert werden? noch einmal auf Ja.
Geh in den Bereich Arbeitnehmer > Lohnsteuerbescheinigungen. Beantworte dort die Frage Sollen die Privatfahrten mit dem Dienstwagen anders als beim Arbeitgeber besteuert werden? mit Ja. Danach klickst du bei der Frage
Soll die private Nutzung nach dem Fahrtenbuch versteuert werden? noch einmal auf Ja.
FAQ: Fahrtenbuch
Wann muss ich ein Fahrtenbuch führen?
Für wen lohnt sich das Fahrtenbuch?
Wie kann ich das Fahrtenbuch umgehen?
Ist der Weg zur Arbeit eine Privatfahrt?
Quelle: BMF
