Übernachtungspauschale für Lkw-Fahrer

Stundenlang mit dem Lkw quer durchs Land unterwegs und abends wird an der Raststätte angehalten. Wer im Lkw übernachtet, kann dafür seit 2020 eine Übernachtungspauschale erhalten– zusätzlich zu den üblichen Essenspauschalen.

Kurz & knapp

• Pro Tag gibt es 9 Euro Übernachtungspauschale
• Es gibt sie zusätzlich zum Pauschbetrag für Verpflegung
• Du entscheidest dich zwischen der Pauschale oder tatsächliche Kosten
• Die Pauschale gilt für Fahrten im In- und Ausland

Was ist die Übernachtungspauschale?

Das eigene Bett – im Truckerleben leider nicht allzu oft genutzt. Denn auf den tagelangen Touren mit dem Lkw quer durchs Land wird nicht selten die Schlafkabine zum Schlafzimmer. Die gute Nachricht für alle, die in ihrem Fahrzeug übernachten: Du kannst für Übernachtungskosten eine Pauschale von der Steuer absetzen. Sie beträgt:

• ab 2020: 8 Euro pro Tag
• ab 2024: 9 Euro pro Tag

Die Übernachtungspauschale gilt auch bei Fahrten beziehungsweise Übernachtungen im Ausland. Damit beteiligt sich das Finanzamt an den Kosten rund um deinem nächtlichen Stopp an Raststätte und Autohof. Zwar bezahlst du nicht für dein Bett, aber es werden folgende Kosten ausgeglichen:

• Gebühren für sanitäre Anlagen wie Toiletten, Duschen und Waschräume
• Parkgebühren, Abstellgebühren
• Reinigung der Bettwäsche
• Reinigung der Schlafkabine

In der Regel werden diese Kosten von deinem Arbeitgeber steuerfrei in kompletter Höhe erstattet. Doch manche Firmen übernehmen die Ausgaben leider nicht. Aber glücklicherweise kannst du sie in der Steuererklärung absetzen – mit der Pauschale.

Du kannst die pauschalen 9 Euro auch dann absetzen, wenn deine tatsächlich gezahlten Ausgaben niedriger waren. Wichtig ist nur, dass dir auch wirklich Kosten entstanden sind. Die Pauschale gilt nicht für Fahrer im Nahverkehr, da diese meist nicht im Fahrzeug übernachten.

Übernachtungspauschale vom Arbeitgeber

Dein Arbeitgeber kann dir auch die Pauschale steuerfrei ersetzen. Die Pauschalen solltest du trotzdem stets in der Steuererklärung angeben, ebenso wie Erstattungen vom Chef. Das gilt auch dann, wenn dein Chef nur einen Teil der Pauschalen steuerfrei erstattet hat.

Früher gab es die Übernachtungspauschale nicht

Die Übernachtungspauschale speziell für Lkw-Fahrer kannst du erstmals mit der Steuererklärung 2020 nutzen. Davor gab es für Lkw-Fahrer überhaupt keine Pauschale bei Übernachtungen in der Kabine. Lediglich 5 Euro bei mehrtägigen Fahrten für die Übernachtung in der Fahrerkabine waren drin, wenn du keine Belege für deine Kosten hattest. So entschied der Bundesfinanzhof (VI R 48/11). Jetzt ist es also viel einfacher für dich geworden, Geld zurückzubekommen.

Keine Belege notwendig

Das Schöne an einer Pauschale ist, dass du keinen Nachweis für das Finanzamt brauchst. Falls du die Kassenzettel vom Rastplatz nicht behalten hast, ist das gar kein Problem. Du bekommst die Pauschale trotzdem – und zwar für jeden Tag, den du auf der Tour in der Fahrerkabine geschlafen hast.

Was tun bei höheren Ausgaben?

Deine Kosten waren höher als die Übernachtungspauschale? Dann kannst du stattdessen deine tatsächlichen Kosten in der Steuererklärung angeben. Allerdings musst du in diesem Fall dem Finanzamt deine Ausgaben auch nachweisen. Hebe also Zettel und Belege gut auf.

Mit der kostenlosen App Steuer-Scan kannst du deine Belege ganz einfach mit dem Smartphone abfotografieren. Anschließend übernimmst du sie mit einem Klick in deine Steuererklärung. Oder du reichst deine Belege elektronisch beim Finanzamt ein.

Pauschale vs. tatsächliche Kosten

Was lohnt sich mehr? Das lässt sich so pauschal nicht sagen. Eine gute Orientierung bietet dieses Vorgehen: Führe drei Monate lang Buch und schreib darin alles auf:

• Welche Ausgaben hattest du auf deinen Touren?
• Wann und wo sind die Kosten angefallen?

Am besten erfasst du alles in einer Tabelle mit Datum, Uhrzeit und Namen der Autobahnraststätte zusammen.

Nach 3 Monaten kannst du dann berechnen, wie hoch deine Kosten im Durchschnitt pro Tag waren. Diesen täglichen Durchschnittsbetrag rechnest du auf das Jahr hoch – und setzt die Summe als Werbungskosten bei deiner Steuererklärung an.

Erstattungen vom Arbeitgeber

Hat dein Arbeitgeber dir bereits Ausgaben (teilweise) ersetzt, kannst du diese nicht noch zusätzlich in der Steuererklärung eintragen. Du musst die ausgegebenen und erstatteten Kosten verrechnen. Bleibst du auf Ausgaben sitzen, kannst du sie als Werbungskosten angeben und bekommst so mehr Geld vom Finanzamt zurück.

Wertbons

Wertbons, die du auf Einkäufe an der Raststätte anrechnen lassen kannst (zum Beispiel „Sanifair“), gehören nicht in deine Steuererklärung.

Beispiel: Erstattungen verrechnen

Stefan hat in den ersten 3 Monaten des Jahres 2024 viele Fahrten unternommen und immer in der Fahrerkabine seines Lkws übernachtet. Insgesamt waren es 45 Übernachtungen.

• 45 x 9 Euro = 405 Euro

Sein Chef hat ihm 150 Euro ausgezahlt für die Übernachtungen.

• 405 Euro – 150 Euro = 255 Euro

Ergebnis: Stefan kann in der Steuererklärung 255 Euro eintragen.

Welche Kosten können Lkw-Fahrer zusätzlich angeben?

1. Verpflegungskosten

Wer mehr als 8 Stunden am Tag in Deutschland auf Tour ist, kann neben der Übernachtungspauschale einen weiteren Pauschbetrag absetzen: die Verpflegungspauschale. Sie ist abhängig von den Stunden, die du beruflich unterwegs warst – wo du also weder zu Hause noch beim Firmensitz warst.

Bei Fahrten mit dem Lkw im Ausland gelten wieder andere Verpflegungspauschalen als im Inland. Diese werden jährlich angepasst. Die aktuellen Pauschalen werden vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht.

Für jedes Land ist eine Verpflegungspauschale festgesetzt. Diese wird in zwei Kategorien unterteilt: Tage mit Abwesenheiten von mindestens 8 Stunden und Tage mit 24 Stunden Abwesenheit.

2. Übernachtungen im Hotel

Hast du im Hotel, statt in der Fahrerkabine geschlafen? Dann gibst du die volle Höhe der Rechnung an. Du kannst die Kosten entweder von deinem Arbeitgeber erstatten lassen oder du gibst sie in deiner Steuererklärung an.

Hast du in Deutschland in einem Hotel übernachtet, gibst du die tatsächlichen Kosten dafür in der Steuererklärung an. Wichtig ist, dass du die Ausgaben mit einer Rechnung oder einem anderen Beleg nachweisen kannst. Falls du die genauen Kosten nicht mehr beweisen kannst, ist alternativ eine Pauschale von 20 Euro je Übernachtung möglich. Oder aber dein Chef gibt dir das Geld zurück.

Bei Übernachtungen in einem ausländischen Hotel kannst du anstelle der tatsächlichen Kosten auch Pauschalen bei der Steuer ansetzen – oder du lässt sie dir von deinem Chef erstatten. Die Höhe der Pauschale richtet sich wieder nach dem Land, wo du warst.  Du findest die Beträge in der oben erwähnten Tabelle vom Bundesfinanzministerium.

Dein Arbeitgeber hat dir die Auslands-Pauschale gezahlt, das Hotelzimmer war aber teurer? Dann kannst du die Differenz in der Steuererklärung angeben.

Nur für Hotel & Co.

Die Übernachtungspauschalen in den Tabellen des Bundesministeriums für Finanzen gelten nicht für Übernachtungen in der Fahrerkabine! Hier kannst du nur die 9 Euro Pauschale nutzen.

Übernachtungskosten in die Steuererklärung eintragen

Egal, ob es eine Nacht in der Fahrerkabine oder im Hotel war – alles kannst du mit WISO Steuer abdecken. Und die Verpflegungsmehraufwendungen kommen noch dazu!

Unter Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre > Ausgaben (Werbungskosten) > Reisekosten für Auswärtstätigkeiten findest du alle Punkte, die du brauchst.

FAQ: Übernachtungspauschale für Lkw-Fahrer

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Quelle: BMF (Bundesfinanzministerium)