Der ultimative Leitfaden zu
elektronischen Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmer dazu verpflichtet,
elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) zu versenden und
zu empfangen.
Was bedeutet das für Sie?
Was sind elektronische Rechnungen?
Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist die digitale Form einer herkömmlichen Papierrechnung. Im Gegensatz zur Papierrechnung stellt sie die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar – und zwar gemäß EU-Norm EN 16931 im XML-Format. E-Rechnungen ermöglichen damit die automatisierte Verarbeitung durch den Empfänger.
Anbei finden Sie beispielhaft eine E-Rechnung im XML-Format, die mit WISO MeinBüro erstellt wurde: E-Rechnung herunterladen >
Wer muss E-Rechnungen schreiben?
E-Rechnungen werden für alle im Inland ansässigen B2B-Unternehmen (Business-to-Business) verpflichtend. Ob die Tätigkeit im Haupt- oder Nebenerwerb ausgeführt wird, spielt dabei keine Rolle. Für den B2G-Bereich (Business-to-Government) gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2020. Unternehmen im B2C-Bereich (Business-to-Consumer) sind von der E-Rechnungspflicht zum jetzigen Zeitpunkt nicht betroffen.
Warum werden E-Rechnung zur Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht beruht auf dem Wachstumschancengesetz, das am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde. Dieses zielt darauf ab, die deutsche Wirtschaft zu stärken. Es soll deutschen Unternehmen mehr Spielraum für Wachstum und Investitionen geben, indem es administrative und steuerliche Hürden abbaut. Dafür sind verschiedene steuerpolitische Maßnahmen geplant. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht soll insbesondere ein wichtiger Beitrag zur Digitalisierung sowie zur ökologischen Nachhaltigkeit geleistet werden.
Welche Fristen sind zu beachten?
Für den schrittweisen Umstieg auf elektronische Rechnungen gelten folgende Übergangsfristen:
Welche Vorteile haben E-Rechnungen?
Kostenreduktion: Die Kosten für Papier, Druck und Versand entfallen.
Bessere Liquidität: Rechnungen können schneller bezahlt werden, da Postwege und manuelle Datenerfassungen beim Rechnungsempfänger wegfallen.
Besseres Image: Sie positionieren sich als modernes Unternehmen am Markt und werden somit attraktiver für potentielle Kunden und Partner.
Globale Reichweite: E-Rechnungen sind weltweit anerkannt, d.h. Sie können Ihre Produkte und Dienstleistungen international anbieten.
Zeitersparnis: Die Rechnungsdaten können nach Erhalt der Rechnung ohne manuellen Aufwand automatisiert weiterverarbeitet werden.
Geringere Fehlerquote: Das Risiko menschlicher Fehler durch manuelle Datenübertragung ist minimiert.
Skonto: Da E-Rechnungen schneller verarbeitet werden können, können Sie Skontofristen besser nutzen und so bares Geld sparen.
Ordnung: Pendelordner und Papierchaos waren gestern, ein übersichtliches, digitales Ablagesystem ist die Zukunft.
Interview: Die E-Rechnungspflicht kommt
Unser WISO MeinBüro Experte Stefan beantwortet die wichtigsten Fragen zum Thema E-Rechnung.
Wichtige Begriffe einfach erklärt
Häufig gestellte Fragen
Ist eine PDF eine E-Rechnung?
Nein, eine PDF ist keine E-Rechnung. Eine PDF wird zwar digital erstellt, sie enthält allerdings keine maschinenlesbaren, strukturierten Daten im XML-Format. PDF-Rechnungen können daher nicht automatisch weiterverarbeitet werden und erfüllen somit auch nicht die Anforderungen der EN 16931 für E-Rechnungen.
Wie werden E-Rechnungen erstellt?
Sie benötigen eine spezielle Rechnungssoftware, die in der Lage ist, Rechnungen in einem gültigen XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen.
Wir bei WISO MeinBüro arbeiten aktuell mit Hochdruck daran, unsere Software bis zum Start der E-Rechnungspflicht ab 2025 mit allen notwendigen Funktionen auszustatten und bestehende Funktionen für Sie zu verbessern.
WISO MeinBüro Desktop und WISO MeinBüro Rechnungen ermöglichen Ihnen bereits jetzt den Export von E-Rechnungen aus der Anwendung heraus.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein Format für elektronische Rechnungen, das auf XML basiert. Es ist nur von Maschinen bzw. spezieller Rechnungssoftware lesbar. Es wird für die Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) verwendet.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein Format für elektronische Rechnungen, das neben einer XML-Datei auch ein PDF-Dokument enthält. Es kann sowohl von Maschinen als auch von Menschen gelesen werden. Es wird für die Übermittlung von Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) verwendet.
Darf ich E-Rechnungen mit Word oder Excel erstellen?
Nein. Zum einen ist es nicht möglich, E-Rechnungen mit gängigen Office-Programmen wie Word oder Excel zu erstellen, zu versenden und zu empfangen, zum anderen sollten diese Programme niemals zur Erstellung von Rechnungen herangezogen werden, da sie nicht GoBD-konform sind.
Die GoBD regeln, wie deutsche Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten elektronisch führen und archivieren müssen. Demnach müssen erstellte Rechnungen beispielsweise unveränderbar sein. Mit Word und Excel können Rechnungen im Nachhinein jedoch sehr einfach verändert werden, ohne das dies nachvollziehbar ist. Die GoBD können mit Word und Excel entsprechend nicht eingehalten werden. Die Nichteinhaltung der GoBD kann zu empfindlichen Strafen führen.
Es empfiehlt sich daher unbedingt die Nutzung einer speziellen Software zur Rechnungserstellung und -aufbewahrung, wie WISO MeinBüro Desktop oder WISO MeinBüro Rechnungen.
Wie lautet die Regelung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Hier ergeben sich folgende Übergangsfristen:
Ab dem 01.01.2025 müssen Kleinunternehmer in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dazu wird eine spezielle Rechnungssoftware wie z. B. WISO MeinBüro Desktop oder WISO MeinBüro Rechnungen benötigt. Der Versand von ausgehenden Rechnungen in Papierform ist weiterhin erlaubt, solange der Rechnungsempfänger zustimmt. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen unabhängig von der Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin in Papierform versendet werden.
Erst ab dem 01.01.2028 müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen auch erstellen und versenden können, sofern es sich um Rechnungen an andere Geschäftskunden handelt. Dies gilt auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Was muss auf einer E-Rechnung stehen?
Eine E-Rechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie eine herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnung. Nach § 14 UStG Abs. 4 sind das die folgenden Angaben:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
- Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag sowie ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
- Ggf. ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
- Bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift“
Eine Menge Pflichtangaben also, aber keine Sorge: WISO MeinBüro Desktop und WISO MeinBüro Rechnungen ergänzen alle Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen automatisch. Sie sind so stets auf der rechtssicheren Seite!
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen müssen genauso lange aufbewahrt werden wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt zehn Jahre (§ 147 AO). Ob es sich dabei um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt, spielt keine Rolle.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Beispielsweise beginnt die Frist für eine Rechnung, die im Jahr 2024 erstellt wurde, am 1. Januar 2025 und endet am 31. Dezember 2034.
Unternehmen sind verpflichtet, die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungspflicht lesbar und zugänglich zu halten – mit WISO MeinBüro Desktop oder WISO MeinBüro Rechnungen kein Problem!
Ihre Frage ist nicht dabei?
Wir helfen Ihnen gerne weiter. Senden Sie uns einfach Ihre Frage per E-Mail an buerosoftware@buhl.de.
So bereiten Sie sich auf
die E-Rechnungspflicht vor
Wir empfehlen den frühzeitigen Umstieg auf eine Rechnungssoftware, die E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen kann.
So haben Sie und Ihre Mitarbeiter genügend Zeit, sich vor Ablauf der Frist mit den neuen Arbeitsabläufen vertraut zu machen.
WISO MeinBüro Desktop
- Umfassende, lokal installierte Lösung für Ihren Windows-PC
- Auftragswesen, Banking, Buchhaltung und Steuern
- ZUGFeRD- & XRechnungen erstellen
WISO MeinBüro Rechnungen
- Smarte Online-Lösung inkl. mobiler App (iOS & Android)
- Auftragswesen, Banking, vorbereitende Buchhaltung
- XRechnungen erstellen
Wir arbeiten aktuell mit Hochdruck daran, WISO MeinBüro Desktop und WISO MeinBüro Rechnungen bis zum Start der E-Rechnungspflicht ab 2025
mit allen notwendigen Funktionen zum Thema E-Rechnung auszustatten und bestehende Funktionen für Sie zu verbessern.