2. Arbeitsbereich > Einstellungen „Meine Firma“

Im Abschnitt „Meine Firma“ tragen Sie die Adress- und Kommunikationsdaten Ihres Unternehmens ein, hinterlegen alle wichtigen Steuer- und Buchhaltungsangaben und passen die Nummernkreise der verschiedenen Vorgangsarten (Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine) an Ihre Vorstellungen an:

Die Einstellungen im Einzelnen:

Kontaktdaten

Im Bereich (1) „Kontaktdaten“ tragen Sie die Adress- und Kommunikationsdaten Ihres Unternehmens ein.

Steuereinstellungen

Unter (2) „Steuereinstellungen“ sind die folgenden Angaben möglich:

• Ihre betrieblichen „Steuernummern“ (= persönliche oder betriebliche Finanzamts-Steuernummer und UStIdNr.),
  Lektüretipp: Welche Steuernummer wofür gedacht ist, erfahren Sie im gleichnamigen MeinBüro-Blogbeitrag.
• Bundesland und zuständiges „Finanzamt“,
• Im Abschnitt „Umsatzbesteuerung“ geben Sie vor, ob Sie die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen oder als regelbesteuerter Unternehmer der Soll- oder Ist-Versteuerung unterliegen. Gesetzlicher Regelfall ist die Soll-Versteuerung. Besser bedient sind Sie in der Regel mit der Ist-Versteuerung – vorausgesetzt, Sie erfüllen die Voraussetzungen. Welche das sind und welche dieser Optionen zu Ihrem Unternehmen passt, erfahren Sie von Ihrem Steuerberater.
• Lektüretipps: Mit dem Unterschied zwischen Ist- und Soll-Versteuerung beschäftigt sich der gleichnamige MeinBüro-Grundlagenbeitrag. Was es mit dem Kleinunternehmer-Status auf sich hat, erfahren Sie im Blogbeitrag „Für wen gilt die Kleinunternehmerregelung?“

• Im Abschnitt „Wirtschaftsjahr“ geben Sie den ersten Kalendertag des für Sie geltenden Wirtschaftsjahres vor. Üblicherweise entspricht das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr. Daher können Sie es in den allermeisten Fällen bei der Voreinstellung („01.01.“) belassen. In manchen Branchen und bestimmten Saisonbetrieben gilt jedoch ein abweichendes Wirtschaftsjahr. In solchen Fällen wählen Sie hier den für sie zutreffenden „Beginn des Wirtschaftsjahres“.
• Unter „Preisart“ legen Sie fest, ob Ihre Angebote, Rechnungen und Aufträge auf Positionsebene standardmäßig als Brutto- oder Netto-Preise ausgewiesen werden sollen. Bei Privatkunden-Geschäften (B2C) ist die Preisart „Brutto“ üblich; bei B2B-Geschäften dagegen die Preisart „Netto“.
  Bitte beachten Sie: Die Vorgabe lässt sich auf Vorgangsebene im Einzelfall beeinflussen:

Wichtig: Vorgänge mit der Preisart „Netto“ sind nicht umsatzsteuerfrei. Sie enthalten sehr wohl Umsatzsteuer: Anders als bei Brutto-Rechnungen wird die Umsatzsteuer allerdings noch nicht auf Positionsebene ausgewiesen.

Rechnungen mit der Preisart „Netto“ sind daher nicht zu verwechseln mit Kleinunternehmer-Rechnungen ohne ausgewiesene Umsatzsteuer oder umsatzsteuerfreien Netto-Rechnungen, wie sie zum Beispiel an geschäftliche Auslandskunden geschickt werden dürfen!

Buchhaltung

Im Abschnitt (3) „Buchhaltung“ hinterlegen Sie Angaben zu Ihrem Steuerberater und machen weitere Buchführungs-Vorgaben:

• Im Abschnitt „Steuerberater“ tragen Sie die Informationen ein, die für die Datenübertragung über die Steuerberater-Exportschnittstelle erforderlich sind:
  • die „Beraternummer“ Ihres Steuerberaters,
  • Ihre eigene „Mandantennummer“ sowie
  • die E-Mailadresse Ihres Beraters.

Unter „Kontenplan“ verschaffen Sie sich einen Überblick über die steuerlichen Buchungskategorien und tragen bei Bedarf „Individuelle Bezeichnungen“ Ihrer Buchungskonten ein. Außerdem legen Sie hier fest, ob ein Buchungskonto in der „Liste der Steuerkonten“ und Ihrer „Favoriten“-Liste (aktiviertes Stern-Icon) sichtbar sein soll:

• Über die Option „Verarbeitung von Vorgängen“ bestimmen Sie zudem, ob aus Aufträgen generierte Rechnungen vom System automatisch abgeschlossen werden sollen oder nicht. Bei deaktivierter Einstellung behalten die auf Basis von Aufträgen erzeugten Rechnungen den Entwurfsstatus.

Nummernkreise

Mit voreingestellten (4) „Nummernkreisen“ sorgen Sie für eine flexible und aussagekräftige Nummerierung der Vorgangsarten …

• Rechnungen,
• Angebote,
• Lieferscheine und
• Aufträge (= Auftragsbestätigungen).

Die von der Software automatisch erzeugten Vorgangsnummern setzen sich aus bis zu vier Teilbestandteilen zusammen:

• maximal dreistellige Vorsilbe („Präfix“),
• vier- bis achtstellige „Datums“-Variable (Jahr, Monat und / oder Tag),
• zwei- bis zehnstellige „Laufende Nr.“ und
• maximal dreistellige Nachsilbe („Suffix“):

Falls erforderlich können Sie für jede Vorgangsart einen eigenen Nummernkreis festlegen. Änderungen an den Nummernkreisen werden wie üblich erst nach einem Mausklick auf den „Speichern“-Button in die Einstellungen übernommen.

Lektüretipp: Ausführliche Informationen zum Thema Nummernkreise am Beispiel fortlaufender Rechnungsnummern finden Sie im MeinBüro-Blog.