7. Arbeitsbereich > Einstellungen „Benutzer“

Im Abschnitt „Benutzer“ steuern Sie (oder ein von Ihnen beauftragter „Administrator“) die Zugriffs- und Schreibrechte von Mitarbeitern.

• Dabei können Sie differenzierte Lese- und Schreibrechte vergeben: So hat zum Beispiel ein Vertriebs-Mitarbeiter zwar Zugriff auf Stammdaten und Verkaufsvorgänge – nicht jedoch auf Zahlungsvorgänge und Steuerdetails.
• Die smarte Benutzer- und Rechteverwaltung sorgt zudem dafür, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer welche Vorgänge bearbeitet hat.

Per Mausklick auf den „+ Einladen“-Button am oberen rechten Fensterrand legen Sie zusätzliche Benutzerkonten an:

Neue Benutzer werden per E-Mail über Ihre Einladung informiert. Sie brauchen nur auf den Aktivierungs-Link in der E-Mail zu klicken, um Ihre Einladung anzunehmen.

Praxistipp: Vorhandene Benutzer-Einträge können Sie per Mausklick auf das Drei-Punkte-Symbol am oberen rechten Seitenrand jederzeit …

• „Bearbeiten“,
• „Löschen“ oder auch
• (vorübergehend) „Sperren“.

Mehr noch: Im Bearbeitungs-Dialog „Benutzer bearbeiten“ lassen sich die Zugriffs-, Lese- und Schreibrechte einzelner Benutzer komfortabel an die betrieblichen Erfordernisse anpassen:

Zur Auswahl stehen die folgenden vier „Benutzer-„Rollen“:

• „Administratoren“ haben Zugriff auf ausnahmslos alle MeinBüro-Arbeitsbereiche. Außerdem dürfen nur Administratoren zusätzliche Benutzer einladen und Änderungen an festgelegten Rollen vornehmen.
• In der Rolle „Finanzen“ haben Anwender Lese- und Schreibrechte im Banking, Kasse und Ausgaben sowie den Steuer-Funktionen.
• Benutzer, denen Sie die Rolle „Vertrieb“ zuweisen, haben Lese- und Schreibrechte für die Stammdaten-Bereiche Kunden, Lieferanten und Artikel. Außerdem können die Vertriebler Verkaufsvorgänge wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Projekte, Zeiterfassung und Abos einsehen und bearbeiten.
• Die Rolle „Steuerberater“ schließlich ist vor allem für externe Dienstleister unter Umständen auch für Finanzamts-Prüfer gedacht. Die Rolle umfasst Nur-Lese-Rechte im gesamten Bereich „Finanzen“ sowie im Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“.

Bitte beachten Sie: Die einzelnen Rechte-Rollen lassen sich miteinander kombinieren. Ein Mitarbeiter mit den Rollen „Finanzen“ und „Vertrieb“ hat sämtliche Rechte dieser Bereiche. Grundlegende Änderungen am MeinBüro-Account, den Einstellungen und der Benutzer- und Rechteverwaltung sind in  dieser Rollen-Kombination jedoch nicht möglich. Die bleiben Administratoren vorbehalten.

Lektüretipp: Was beim Mehrnutzer-Betrieb zu beachten ist, welche Rechte die einzelnen Benutzer-„Rollen“ haben und wie das Einladen neuer Teammitglieder genau funktioniert, erfahren Sie in den beiden Handbuch-Kapiteln …

Mehrnutzerbetrieb & Mitarbeiterrollen und

Schritt für Schritt zum neuen „Benutzer“.