Geldausgänge zu Ausgaben und Dokumenten buchen

MeinBüro lässt Ihnen bei der Organisation Ihrer betrieblichen Arbeit alle Freiheiten. Das gilt auch für die Verknüpfung von bereits gebuchten Ausgaben und den dazugehörigen Bezahlvorgängen. Auch Geldausgänge können Sie daher auf unterschiedlichen Wegen zuordnen und buchen.

• Ausgangspunkt Ausgabe: Sie ordnen eine bereits erfasste Ausgabe im Arbeitsbereich „Finanzen > Ausgabe“ einem Geldausgang zu (z. B. Barzahlung).
• Ausgangspunkt Geldausgang: Sie ordnen einen Bezahlvorgang im Arbeitsbereich „Finanzen > Bank / Kasse“ einer Ausgabe oder einem Beleg zu.

Unterm Strich führen alle zwei Wege zum selben Ergebnis: vollständige Zuordnung aller Belege und Buchung des Gesamtvorgangs.

1. Bezahlen einer bereits erfassten Ausgabe

Sofern Sie unter „Finanzen > Ausgaben“ eine bestimmte Betriebsausgabe bereits erfasst und erst dann bezahlt haben, verknüpfen Sie Ausgabe und Bezahlvorgang auf folgendem Weg:

• Sie öffnen den Arbeitsbereich „Finanzen > Ausgabe“,
• Klicken auf die betreffende Ausgabe und
• öffnen so den Dialog „Ausgabe bearbeiten“.

Bitte beachten Sie: Falls Sie einer Ausgabe zuvor noch keinen Beleg zugeordnet haben (z. B. die passende Eingangsrechnung oder eine Quittung), können Sie das an dieser Stelle nachholen. Sie können wahlweise …

• ein (1) „Dokument hochladen“ oder
• den (2) „Dokumentencontainer öffnen“ und den Nachweis anschließend aus dem Belegarchiv im Bereich „Office > Dokumente“ übernehmen:

Zurück zum Bezahlvorgang. Am unteren rechten Seitenrand des Dialogs „Ausgabe bearbeiten“ finden Sie den Abschnitt „Zahlungsstatus (Offen)“. Dort gibt es zwei Buttons:

• „Zahlen“ und
• „Zuordnen“.

Erfasste Ausgabe „Zahlen“

Per Mausklick auf „Zahlen“ öffnen Sie das Dialogfenster „Jetzt Ausgabe bezahlen“. Das bietet Ihnen wiederum drei Alternativen:

• „Überweisung“,
• „Kasse“ und
• „Verrechnungskonto“.

Bezahlen per „Überweisung“:

Mit „Überweisung“ legen Sie einen neuen Online-Bezahlvorgang an …

• wählen im Feld „Vom Konto“ Ihr Bankkonto aus, von dem aus der Betrag überwiesen werden soll,
• tragen im Feld „IBAN“ die Bankverbindung des Kunden ein,
• ergänzen bei Bedarf den Verwendungszweck und
• sorgen mit einem Mausklick auf „Zahlung hinzufügen“ dafür, dass die Überweisung angelegt wird:

Mit „Speichern & Ausführen“ schließen Sie die Überweisung ab. Die folgende Datenübermittlung bestätigen Sie sicherheitshalber noch einmal per Mausklick auf den Button „Freigeben“.

Die weiteren Überweisungsschritte sind dann abhängig vom gewählten Verfahren beim Online-Banking (z. B. PIN-/TAN-Eingabe).

Ganz gleich, mit welchem Verfahren Sie die Überweisung auf den Weg bringen: Sie finden die Transaktion im Bereich „Finanzen > Bank / Kasse“ auf dem nächsten elektronischen Kontoauszug Ihres Bankkontos wieder. Gleichzeitig sind der Bezahlvorgang, der Ausgabe-Beleg und die damit verbundenen Kategorie-Zuordnungen eindeutig miteinander verknüpft.

WISO MeinBüro Web verfügt damit über alle Informationen, um den Gesamtvorgang steuerlich richtig zuzuordnen und den passenden Steuerformularen (z. B. UStVA) und bei den Steuerberater-Auswertungen zu berücksichtigen.

Bezahlen per „Kasse“:

Wurde oder wird eine zuvor bereits erfasste Ausgabe hingegen in bar bezahlt…

• klicken Sie im Dialogfenster „Jetzt Ausgabe bezahlen“ auf den Button „Kasse“,
• passen bei Bedarf das „Zahlungsdatum“ an und
• schließen den Bezahlvorgang per Mausklick auf „Zahlung hinzufügen“ ab:

Daraufhin landen Sie wieder im Dialog „Ausgabe bearbeiten“.

Wichtig: Erst mit einem Mausklick auf „Speichern“ schließen Sie das Erfassen einer Barzahlung endgültig ab.

Anschließend finden Sie die Barzahlung im Bereich „Finanzen > Bank / Kasse“ im „Kassenbuch“ wieder. Gleichzeitig sind die Barzahlung, der Ausgabe-Beleg und die damit verbundenen Kategorie-Zuordnungen miteinander verknüpft.

WISO MeinBüro Web verfügt damit über alle Informationen, um das Gesamtpaket steuerlich richtig zuzuordnen und den passenden Steuerformularen (z. B. UStVA) und bei den Steuerberater-Auswertungen zu berücksichtigen.

Buchen per „Verrechnungskonto“

Es gibt Ausgaben, die steuerlich berücksichtigt werden sollen, ohne dass es eine dazugehörige Transaktion in der Bargeld-Kasse, auf einem Bank- oder sonstigen betrieblichen Konto gibt. Denken Sie nur an Aufwendungen, die Sie privat bezahlt haben. Oder an steuerliche Verpflegungs- oder Kilometerpauschalen. Solche Vorgänge fließen über das „Verrechnungskonto“ in die Umsatzsteuer- und Gewinnermittlung ein.

Technisch funktioniert die Buchung einer offenen Ausgabe im Verrechnungskonto genauso wie die zuvor beschriebene Barzahlung über das Kassenbuch:

• Sie klicken auf „Zahlen“,
• wählen das „Verrechnungskonto“,
• passen bei Bedarf das „Zahlungsdatum“ an und
• klicken auf „Zahlung hinzufügen“:

Anschließend denken Sie wieder daran, den Vorgang per Mausklick auf den Button „Speichern“ abzuschließen“. Das was auch schon:

Anschließend finden Sie die Buchung im Bereich „Finanzen > Bank / Kasse“ auf dem „Verrechnungskonto“ wieder. Buchung, Ausgabe-Beleg und die damit verbundenen Kategorie-Zuordnungen sind miteinander verknüpft. Die Software kann die Buchung dadurch bei den Steuerformularen (z. B. UStVA) und bei den Steuerberater-Auswertungen berücksichtigen.

Erfasste Ausgabe „Zuordnen“

Neben dem Button „Zahlen“ finden Sie im Dialog „Ausgabe bearbeiten“ am unteren rechten Seitenrand auch die Schaltfläche „Zuordnen“.

Damit haben Sie die Möglichkeit …

• bereits erfasste, aber noch offene Ausgaben mit
• noch nicht zugeordneten Zahlungsvorgängen auf Kontoauszügen von Giro-, Kredit- und anderen Online-Konten zu verknüpfen.

Im folgenden Dialog „Welche Buchung soll zugeordnet werden?“ setzen Sie ein Häkchen beim passenden Zahlungsvorgang:

Praxistipp: Falls eine einzelne Ausgabe in mehreren Teilzahlungen beglichen wurde, können Sie an dieser Stelle auch zwei und mehr Buchungen zuordnen.

Bitte beachten Sie: Standardmäßig schlägt WISO MeinBüro Web betragsmäßig übereinstimmende Vorgänge vor. Passt der Vorschlag einmal nicht, finden Sie oberhalb der Tabelle smarte Filterfunktionen. Mit deren Hilfe greifen Sie blitzschnell auf die richtige Buchung zu.

Nachdem Sie die passende(n) Buchung(en) ausgewählt haben, klicken Sie auf den Button „Zuordnen“ und dann auf „Speichern“. Die zuvor offene Ausgabe bekommt daraufhin den Zahlungsstatus „Bezahlt“ und der Bezahlvorgang kann von der Software steuerlich berücksichtigt werden.

2. Ausgabe/Dokument einem Geldausgang zuordnen

Das Zuordnen eines Geldausgangs zu einer noch offenen Ausgabe kann umgekehrt aber auch über den Bezahlvorgang erfolgen. Dazu …

• wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Finanzen > Bank / Kasse“,
• öffnen das betreffende Konto oder Kassenbuch und
• klicken auf den Zahlungsvorgang:

Daraufhin werden am rechten Seitenrand die Details des Bezahlvorgangs eingeblendet. Am unteren rechten Seitenrand finden Sie den Button „Beleg zuweisen“

Per Mausklick darauf öffnen Sie den erweiterten Dialog „Welchen Beleg wollen Sie zuordnen?“. Dort setzen Sie ein Häkchen bei der passenden Ausgabe.

Praxistipp: Falls mit einem Bezahlvorgang mehrere Ausgaben beglichen wurden, können Sie an dieser Stelle auch zwei oder mehr Belege zuordnen.

Ganz gleich ob ein Beleg oder mehrere: Stimmt der Zahlungsbetrag (= „Offene Buchungsbetrag“) mit der Summe ausgewählter Belege überein, klicken Sie auf „Abschließen“. Damit ist die Buchung auch schon zugeordnet.

Zahlungsdifferenzen verbuchen

Stimmt der Zahlungsbetrag hingegen nicht genau mit dem Rechnungsbetrag überein, erscheint anstelle des „Abschließen“-Buttons die Schaltfläche „Weiter“:

Ist der Zahlungsbetrag niedriger als der Ausgabenbetrag, lässt Ihnen das Programm im folgenden Dialog die Wahl zwischen drei Optionen:

(1) „Als Teilzahlung behandeln“: In dem Fall gilt die Ausgabe als noch nicht beglichen. Der Differenzbetrag muss ggf. noch nachgezahlt werden.
(2) „Als Skonto behandeln“: Die Differenz wird als Skontoertrag gebucht. Die Eingangsrechnung gilt als bezahlt.
(3) „Als Bankgebühr behandeln“: Die Differenz wird als Bankgebühr gebucht (= Kontoführungsgebühren, Nebenkosten des Geldverkehrs). Die Rechnung gilt als bezahlt.

Bei Überzahlungen lässt Ihnen das Programm ebenfalls die Wahl zwischen drei Optionen …

(1) „Als Zuschlag behandeln“: In dem Fall gilt die Rechnung als bezahlt. Der Zuschlag wird als zusätzliche Betriebsausgabe verbucht.
(2) „Weiteren Beleg zuordnen“: Das Programm gibt Ihnen die Möglichkeit, den Mehrbetrag einem oder mehreren anderen Belegen zuzuordnen (z. B. anderen Eingangsrechnungen oder Quittungen). Dazu klicken Sie auf den „Weiter“-Button und wählen den nächsten Beleg aus. Die Mehrfachzuordnung ist vor allem dann sehr praktisch, wenn Sie verschiedene Eingangsrechnungen mit einer Überweisung bezahlen.
(3) „Restbetrag später verbuchen“: Die Differenz wird als Guthaben beim betreffenden Lieferanten geführt und kann später endgültig verrechnet oder zugeordnet werden.

Sobald Sie die Auswahl getroffen haben, beenden Sie die Zuordnung per Mausklick auf die Schaltfläche „Abschließen“.