So passen Sie die MeinBüro-Vorlagen an

Bis auf einige wenige Voreinstellungen erledigen Sie sämtliche Eingaben und Anpassungen direkt in der Dokumenten-Vorschau. So sehen Sie sofort das Ergebnis Ihrer Eingaben am Bildschirm oder auf dem Display.

Am Beispiel der interaktiven Rechnungsvorlage erfahren Sie auf den nächsten Seiten, wie Sie das Dokumenten-Feintuning erledigen. Die Handhabung der anderen Vorgangsvordrucke ist ebenso einfach.

Der Reihe nach:

• Im (1) Kopfbereich „LogoHier“ klicken Sie auf „Jetzt hochladen oder erstellen“: Entweder fügen Sie Ihr fertiges Logo ein (Format: JPG, JPEG, PNG, PJP, JFIF, PJPEG) oder erstellen Ihren Briefkopf auf Textbasis.
• In der (2) Absenderzeile des Adressfelds („Ihre Anschrift“) geben Sie Ihre Absenderdaten ein.
• Im Feld (3) „Kunden eingeben“ tragen Sie die Empfängerdaten ein oder wählen den Adressaten aus dem Kundenstamm. Neue Kunden speichert das Programm automatisch in Ihrer Kundendatenbank.
• Im (4) Infoblock am rechten Seitenrand machen Sie die Angaben zum Rechnungs- und Lieferdatum. Die finale Rechnungsnummer vergibt das Programm automatisch, sobald Sie die Rechnung abschließen. Auch die Kundennummer verwaltet das Programm selbstständig.
  Bitte beachten Sie: Auf das Format und die Startwerte der Nummernkreise von Rechnungen, Angeboten und anderen Vorgangsarten können Sie bei Bedarf gezielt Einfluss nehmen. Das erledigen Sie im Arbeitsbereich „Einstellungen > Weitere Einstellungen“.
• Die (5) Vorgangs-Überschrift und die Formulierungen des Einleitungstextes können Sie an Ort und Stelle editieren: Dazu klicken Sie einfach in das Feld und ändern oder ergänzen den Standardtext.
• Auf die Inhalte und Bezeichnungen der Rechnungsspalten haben Sie ebenfalls Einfluss. Dazu klicken Sie in den (6) Spaltenkopf, ändern die Standard-Spaltenbeschriftungen (z. B. „Anzahl“ statt „Menge“) und löschen entbehrliche Spalten per Mausklick auf das „x“-Symbol. Fehlende Spalten blenden Sie (wieder) ein, indem Sie auf das „+“-Symbol klicken.
• Im Bereich (7) „Artikel eingeben“ geben Sie Artikelbezeichnung, Menge und Preis ein oder wählen bereits vorhandene Artikel aus den Artikelstammdaten.
• Wenn Sie auf die Zahlungsbedingung (8) „Zahlbar nach Erhalt der Rechnung“ klicken, können Sie aus mehreren vordefinierten Zahlungskonditionen wählen.
• Auch der (9) Schlusstext lässt sich durch einfaches Anklicken editieren.
• In den drei Spalten der (10) Fußzeile erfassen Sie alle übrigen Daten zu Ihrem Unternehmen, die nicht bereits im Briefkopf oder im Informationsblock aufgeführt sind. Rechtlich bedeutsam ist neben den vollständigen Namens-, Adress- und Kontaktdaten die Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Rechtlich nicht zwingend, aber normalerweise ebenfalls unverzichtbar, ist außerdem die Bankverbindung. Schließlich ist der Rechnungsversand ja kein Selbstzweck: Der Kunde soll den Rechnungsbetrag ja auch bezahlen…