Selbstständige und Unternehmer sollten unbedingt die Aufbewahrungsfristen für wichtige Dokumente im Blick behalten, wenn sie finanzielle Nachteile verhindern wollen. Wer Unterlagen zu früh löscht oder wegwirft, muss mit einer Schätzung durch das Finanzamt rechnen. Um solchen Ärger zu vermeiden, liefern wir Ihnen die wichtigsten Grundlagen zu den aktuellen Aufbewahrungsfristen (Stand 2024):

Für wen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?

Die grundlegenden Aufzeichnungspflichten für Selbstständige und Unternehmer ergeben sich aus  § 147 Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz. Wenn Sie buchführungspflichtig und/oder ins Handelsregister eingetragen sind, gelten für Sie außerdem die weitergehenden Bestimmungen des § 257 HGB.

Bitte beachten Sie:

• Abhängig von Ihrer Branche müssen Sie unter Umständen längere Aufbewahrungspflichten beachten. Das gilt zum Beispiel für Mediziner oder Architekten. Die Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater, oder Sie fragen bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband nach.
• Für Privatpersonen gelten nur in wenigen Ausnahmen Aufbewahrungsfristen, so zum Beispiel für Rechnungen zu Grundstücksgeschäften und Bauaufträgen (§ 14b Abs. 1 UStG) Im eigenen Interesse ist es aber sinnvoll, wichtige Unterlagen auch aus dem Privatbereich längerfristig zu verwahren, etwa Sozialversicherungsnachweise oder Steuerbescheide.

Wie lange muss welches Dokument aufbewahrt werden?

Im Geschäftsleben unterscheidet der Gesetzgeber zwischen einer 6- und 10-jährigen Aufbewahrungsfrist:

• 10 Jahre lang müssen Eröffnungsbilanzen, Bücher, Jahresabschlüsse, Rechnungen, Quittungen und andere Buchungsbelege sowie Inventur- und Lohnsteuerunterlagen verwahrt werden.
• 6 Jahre lang aufbewahren müssen Sie alle übrigen steuerlich relevanten Unterlagen sowie Handels- und Geschäftsbriefe, und zwar eingehende Geschäftspost auf Papier im Original, ausgehende Geschäftspost auf Papier als Kopie. Als Handels- und Geschäftsbriefe zählen dabei auch E-Mails und selbst WhatsApp-Nachrichten – entscheidend sind Inhalt und Funktion, nicht die äußere Form.

Entsorgen dürfen Sie dagegen Lieferscheine, sobald die dazugehörige Rechnung verschickt oder erhalten haben.

Wann beginnt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist startet in der Regel am Ende des Kalenderjahres, in dem …

• der Beleg oder die Aufzeichnung entstanden oder aber
• die letzte Eintragung im Dokument gemacht worden ist.

Für Ein- und Ausgangsrechnungen aus dem Jahr 2023 läuft die Aufbewahrungsfrist in der Regel von Anfang 2024 bis Ende 2033. Entsorgen dürfen Sie Abrechnungsunterlagen demnach frühestens am 1. Januar 2034.

Etwas anders verhält es sich mit dem Jahresabschluss für 2023: Wenn Sie den zum Beispiel im Juli 2024 fertigstellen, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist erst nach Ablauf des Jahres 2021. Sie dauert dann von 2025 bis einschließlich 2034. Entsorgen dürfen Sie den Jahresabschluss des Jahres 2023 daher frühestens am 1. Januar 2035.

Was bedeutet das für den Frühjahrsputz 2024?

Rückwärts gerechnet bedeutet das:

• Seit 1. Januar 2024 dürfen Sie beispielsweise die Rechnungen aus dem Jahr 2013 vernichten.
• Dasselbe gilt für Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus 2013 oder Jahresabschlüsse, die Sie bis zum 31. Dezember 2013 oder früher erstellt haben (Ende der 10-jährigen Frist).
• Geschäftspost, die bis einschließlich 31. Dezember 2017 eingegangen oder verschickt worden ist, dürfen Sie seit Jahresbeginn 2024 ebenfalls entsorgen (Ende der 6-jährigen Frist).

Praxistipp: Eine alphabetische Liste geschäftlicher Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist im Jahr 2024 abgelaufen ist, hat die IHK Essen veröffentlicht.

Gibt es Ausnahmen?

Ja, es gibt Ausnahmen von den genannten Aufbewahrungsfristen:

• Falls das betreffende Wirtschaftsjahr in der Zwischenzeit Gegenstand von Steuerprüfungen oder laufenden Gerichtsverfahren ist, kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern. Ab der Ankündigung einer Außenprüfung dürfen die Dokumente aus dem Prüfzeitraum nicht mehr entsorgt werden.
• Außerdem müssen wie oben erwähnt bestimmte Berufsgruppen längere Aufbewahrungsfristen beachten.

Die Einzelheiten besprechen Sie in solchen Fällen mit Ihrem Anwalt oder Steuerberater. Oder Sie fragen bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband nach.

In welcher Form müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Auf die Form der Unterlagen kommt es nicht an. Die Aufbewahrungspflichten gelten sowohl für …

• konventionell gedruckte oder geschriebene Unterlagen, für
• elektronische Dokumente (z. B. im PDF-Format) sowie für
• E-Mails, Chat- bzw. WhatsApp-Nachrichten oder Fax-Sendungen.

Die Archivierung in elektronischer Form entspricht der GoBD und genügt zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht. Ausgenommen davon sind neben bestimmten Zolldokumenten nur Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen. Sie müssen also ursprünglich elektronisch übermittelte Dokumente zur Archivierung nicht etwa ausdrucken. Es genügt, sie in digitaler Form zu archivieren, solange sie bei Bedarf auf dem Bildschirm lesbar gemacht werden können, z. B. anlässlich einer Steuerprüfung (§ 147 Abs. 2 AO).

Betriebsprüfer des Finanzamts haben bei einer Außenprüfung Anspruch auf Zugang zur Buchhaltungssoftware, um auf die digital gespeicherten Geschäftsunterlagen zuzugreifen. Sie können alternativ verlangen, dass die benötigten Dokumente exportiert und zur Verfügung gestellt werden. Wenn Sie Ihre Buchführungssoftware wechseln, müssen Sie nach fünf Kalenderjahren die Daten nur noch auf Datenträgern bereitstellen. Eine weitere Zugangsmöglichkeit der Prüfer zum früher genutzten System ist dann nicht mehr Pflicht (§ 147 Abs. 6 AO). Dies gilt für Dokumente, deren Aufbewahrungsfristen im Jahr 2020 zu laufen begann.

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