Wer sein Unternehmen gut im Blick behält, ist in der Regel besser auf alle Eventualitäten vorbereitet. Die eine oder andere kleine (oder große) Statistik kann für Sie zu einer wahren Goldgrube werden. Daher liefern wir Ihnen Tipps, wie Sie mit MeinBüro Auswertungen erstellen können, um die wichtigsten Stellschrauben für Ihren Erfolg zu erkennen.
Warum Auswertungen und Statistiken Ihr Unternehmen voranbringen
Es ist ja keine Neuigkeit mehr, dass um Schlagwörter wie “data driven business” ein ziemlicher Hype veranstaltet wird. Die Grundannahme lautet dabei, dass eine bessere Datenbasis bzw. mehr und genauere Informationen zu besseren Entscheidungen führen. Das kann man in den extremen Ausprägungen durchaus manchmal etwas belächeln. Oder man versucht einfach, aus den etwas prophetisch klingenden Äußerungen der digitalen Pioniere Anregungen für das echte Leben abzuleiten.
Denn es gibt zwei grundlegende Überzeugungen, mit der alle Daten-Enthusiasten sicherlich recht haben:
- Informationen helfen Unternehmen, sich zu verbessern.
- Aus Fehlern kann man viel lernen und es in Zukunft besser machen.
Im unternehmerischen Alltag fallen nun mal viele verschiedene Daten an. Wer Sie regelmäßig auswertet, weiß besser Bescheid über die eigene Geschäftsentwicklung. So können Sie beispielsweise erkennen, an welchen Stellen Sie vielleicht unnötig viel ausgeben. Oder was bei Ihren Kunden besonders gut ankommt – eine Möglichkeit, die eigenen Prioritäten zu überdenken. Vielleicht verbirgt sich in Ihrem Leistungskatalog ja irgendwo ein echter Knüller, der bisher zu Unrecht ein Schattendasein geführt hat?
Auch wenn es um die (vermeintlich!) schnöde Büroarbeit geht, können übersichtliche Auswertungen Wunder bewirken: Auf einen Knopfdruck Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen, Zahlungseingänge nachverfolgen oder Kunden mit dem größten Potenzial identifizieren – solche Funktionen können sehr hilfreich sein.
Wenn Sie Ihr Unternehmen mit MeinBüro verwalten, können Sie automatisch zahlreiche praktische Auswertungen erstellen und Statistiken erzeugen lassen. Fünf unserer eigenen Favoriten aus dem umfangreichen Auswertungs-Repertoire von MeinBüro stellen wir Ihnen heute vor:
1. Die Offene-Posten-Listen
Im Menü “Finanzen” finden Sie die Offene-Posten-Listen. Hier können Sie beispielsweise sofort sehen, welche Eingangsrechnungen Sie noch bezahlen müssen. Noch wichtiger – und deshalb die erste Auswertung, zu der Sie nach einem Klick auf “Offene-Posten-Listen” gelangen – finden wir aber die entsprechende Liste Ihrer offenen Ausgangsrechnungen.
Auf einen Blick erkennen Sie, auf welche Einnahmen Sie sich entweder bald freuen können oder wo es vielleicht mal an der Zeit wäre, über eine Mahnung nachzudenken – lassen Sie sich nichts entgehen!
2. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung für eigene Zwecke
Ebenfalls über den Bereich Finanzen gelangen Sie zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Gemeint ist hier nicht das amtliche Formular, welches Sie einmal im Jahr im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung übermitteln müssen. Denn zusätzlich zur “offiziellen” EÜR bietet MeinBüro auch noch eine interne Einnahmenüberschussrechnung für Ihre eigenen Zwecke.
Diese interne EÜR-Buchhaltungsliste eignet sich perfekt, um Ihren Betrieb in übersichtlicher Form zu überwachen. Standardmäßig eingestellt ist die EÜR-Liste für das aktuelle Geschäftsjahr, Sie können aber auch beliebige andere Zeiträume auswählen.
3. Umsatz- und Gewinnauswertungen
Zu einem guten Geschäftsüberblick gehört natürlich, dass Sie genau wissen, woher Ihre Umsätze kommen. Die Umsatzauswertung in MeinBüro ist dafür ein mächtiges Werkzeug. Dank der verschiedenen Filterfunktionen können Sie Auswertungen erstellen, die Ihre Umsätze nicht nur nach Zeiträumen anzeigen, sondern auch nach Artikeln oder Kunden.
So identifizieren Sie beispielsweise Ihre besten Kunden, die Verkaufsschlager in Ihrem Sortiment oder das beliebteste Seminar aus Ihrem Schulungsangebot. Und unter “Rohgewinn” gibt es das Ganze nicht nur für den Umsatz, sondern auch für Ihre Gewinne, sofern Sie in Ihrem Artikelstamm Einkaufspreise hinterlegt haben.
Ein anderes Anwendungsbeispiel: Indem Sie in Ihrer Kundenverwaltung jedem Neukunden als Kategorie einen Ihrer Mitarbeiter zuweisen, können Sie über die Umsatzauswertung nachvollziehen, in welchem Umfang Ihre Mitarbeiter jeweils Neukunden akquirieren und wie viel Umsatz dahintersteckt.
4. Die Ausgabenverteilung
Beachtliche Umsätze sind zwar schön und gut, aber nur wenn Sie auch Ihre Ausgaben gut kontrollieren, können Sie wirklich erfolgreich arbeiten. Dafür gibt es den ganzen Bereich der Ausgaben-Auswertungen in MeinBüro.
Ganz besonders praktisch finden wir die Ausgabenverteilung nach Kategorie:
In diesem Beispiel sind im laufenden Jahr 2017 bereits über 900 Euro Portokosten angefallen – vielleicht wäre es mal Zeit, mehr Rechnungen per E-Mail zu verschicken? Solche Erkenntnisse lassen sich mit wenig Aufwand direkt aus der Ausgabenverteilung ziehen.
5. Auswertungen aus Ihren Stammdaten
Stammdaten, etwa zu Ihren Artikeln oder Kunden, bilden die Basis Ihrer Arbeit mit MeinBüro. Sie lassen sich nach verschiedenen Kriterien filtern. Auch damit können Sie mit ein bisschen Kreativität wertvolle Auswertungen erstellen. Nur ein Beispiel:
Hier haben wir die deutschen Kunden unseres fiktiven Unternehmens nach Postleitzahlen ausgewertet, um schnell an eine Übersicht aller Kunden aus NRW zu gelangen. Solche Informationen könnten zum Beispiel für unterschiedliche Verkaufsaktionen relevant sein.
Wie Sie sehen, lässt sich einiges machen. Neben den vielen praktischen automatischen Statistiken können Sie sich mit MeinBüro auch ganz individuelle, eigene Auswertungen “bauen”. Je nachdem, was Sie konkret benötigen, kann Sie auch unser kompetenter Onboarding-Service unterstützen.
