Betriebsfahrräder für Sie und Ihre Mitarbeiter

Betriebsfahrrad für Selbstständige und ihre Mitarbeiter: So spart ein Firmenfahrrad oder E-Bike Steuern.

Fahrradfahren ist nicht nur gut für Gesundheit und Umwelt. Es kann auch Steuern sparen. Ob als Geschäftsfahrrad von Selbstständigen oder als Dienstrad von Mitarbeitern: für Betriebsfahrräder und betriebliche E-Bikes gelten Steuervorteile.

Geschäftsfahrrad: die private Nutzung muss nicht versteuert werden

Bei einem Geschäftsfahrrad gilt: Privatfahrten mit dem Unternehmenseigentum sind steuerfrei. Die Steuerfreiheit gilt sowohl für die Privatnutzung eines Betriebsfahrrads durch Selbständige als auch für Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, denen vom Arbeitgeber ein Fahrrad zur privaten Nutzung überlassen wurde.

Das legt das Einkommensteuergesetz fest (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 6 EStG und § 3 Nr. 37 EStG). Allerdings erstreckt sich die Steuerfreiheit meist nicht auf die Umsatzsteuer. Und auch bei der Einkommensteuer hängt sie von bestimmten Voraussetzungen ab. Doch selbst wenn diese nicht vorliegen, ist das Fahrrad in den meisten Fällen immerhin noch steuerbegünstigt.

Steuerfreiheit oder Steuerbegünstigung? Die konkreten Umstände entscheiden

Die Voraussetzungen für die Einkommensteuerfreiheit bei Betriebsfahrrädern lassen sich wie folgt darstellen:

Voraussetzungen in Bezug auf das Zweirad:

• Die Steuerbefreiung gilt für konventionelle Fahrräder und für E-Bikes ohne Zulassungspflicht, das heißt ohne Versicherungskennzeichen. Das betriebliche E-Bike darf „kein Kraftfahrzeug“ sein.
• Für kennzeichenpflichtige E-Bikes, die als Kraftfahrzeug zählen, gibt es Steuervergünstigungen, aber keine Steuerfreiheit (mehr dazu unten).

Voraussetzungen bei Fahrrädern oder E-Bikes für Mitarbeiter:

• Wenn Arbeitnehmern ein Dienstfahrrad des Arbeitgebers überlassen (d. h. zur Verfügung gestellt) wird, ist das nur bei „Zusätzlichkeit“ steuerfrei: Die Überlassung muss zusätzlich zum Lohn oder Gehalt erfolgen, auf den die Arbeitnehmer Anspruch haben.
• Besteht die Überlassung stattdessen in einer Gehaltsumwandung – der Mitarbeiter erhält weniger Barlohn, stattdessen kann er ein Firmenrad privat nutzen – gilt keine Steuerfreiheit. Auch dann ist die Sache jedoch steuerbegünstigt. Als Wert der Überlassung zählt pauschal ein Prozent von einem Viertel der Preisempfehlung des Händlers oder Importeurs, abgerundet auf volle 100 Euro. Damit sind alle Privatfahrten mit dem Fahrrad erfasst. Die Fahrt von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte muss nicht zusätzlich berücksichtigt werden.
  Beispiel: Lag der Listenpreis des Fahrrads zum Zeitpunkt der Anschaffung bei 2.160 Euro, so muss der Arbeitnehmer für die Überlassung 5 Euro monatlich zusätzlich versteuern (Ein Viertel des Anschaffungspreises ergibt abgerundet 500 Euro, davon 1 Prozent).
• Nicht steuerfrei, aber steuerbegünstigt ist außerdem die Übereignung eines Fahrrads. Übereignung bedeutet: der Arbeitgeber kauft das Fahrrad, dann wird der Arbeitnehmer Eigentümer. In diesem Fall besteht die Möglichkeit, die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent zu berechnen. Dann ist die Übereignung zudem sozialversicherungsfrei.

Die Kosten des Unternehmensfahrrads sind Betriebsausgaben

Genau wie bei einem Geschäftswagen sind bei einem Geschäftsfahrrad alle anfallenden Kosten Betriebskosten. Das gilt für die Anschaffung oder die Leasingraten ebenso wie für Reparaturkosten, eine Versicherung, Ersatzteile sowie Zubehör wie Fahrradschloss oder Satteltaschen. Die steuerfreie Privatnutzung ändert daran nichts. Auch die Rechnung der Werkstatt, die das Rad während der Urlaubstour repariert, ist eine betriebliche Ausgabe.

Der Umsatzsteueranteil auf die Anschaffungs- oder Reparaturkosten ist zudem als Vorsteuer erstattungsfähig. Voraussetzung ist natürlich, dass das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist. Selbstständige mit einer umsatzsteuerfreien Tätigkeit wie einem Heilberuf sowie Kleinunternehmer können die Vorsteuer nicht geltend machen.

Umgekehrt stellt bei einem späteren Verkauf des gebrauchten Rads der erzielte Preis eine Betriebseinnahme dar. Außerdem muss darauf Umsatzsteuer berechnet und bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigt werden. Umsatzsteuer wird zudem auf die Privatnutzung fällig – mehr dazu unten.

Die Abschreibungsfrist für ein Fahrrad oder E-Bike liegt gemäß AfA-Tabelle bei sieben Jahren. Beträgt der Anschaffungspreis maximal 800 Euro, kann das Zweirad als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abgeschrieben werden. Liegt er unter 1.000 Euro, kann es in einen Sammelposten aufgenommen und über fünf Jahre abgeschrieben werden.

Wann kann das Fahrrad als Betriebsvermögen geführt werden?

Für Fahrräder, ob elektrisch oder rein muskelbetrieben, gelten die gleichen Regeln wie für andere „Investitionsgüter des Anlagevermögens“:

• Werden sie zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, zählen sie in jedem Fall zum Betriebsvermögen.
• Liegt der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10 und 50 Prozent, können sie als „gewillkürtes Betriebsvermögen“ geführt werden: in diesem Nutzungsbereich besteht ein Wahlrecht des oder der Selbstständigen beziehungsweise der Unternehmensleitung.
• Bei einem betrieblichen Nutzungsanteil unter 10 Prozent gehören Fahrräder in jedem Fall zum Privatvermögen.

Sollte das Finanzamt anzweifeln, dass ein auf Unternehmenskosten beschafftes Fahrrad oder E-Bike zu mindestens einem Zehntel für Geschäftszwecke genutzt wird, lässt sich dies zum Beispiel durch ein einfaches Fahrtenbuch belegen.

Wann ist ein E-Bike ein „Kraftfahrzeug“?

Im Alltag werden alle Zweiräder mit unterstützendem Elektromotor als E-Bike bezeichnet. Genau genommen gibt es jedoch drei Kategorien mit unterschiedlichem rechtlichem Status:

• Pedelecs sind am weitesten verbreitet. Ihr Elektroantrieb funktioniert nur, wenn man gleichzeitig in die Pedale tritt, und nur bis zu einer maximalen Geschwindigkeit von 25 Kilometern pro Stunde. Ein Pedelec ist kein Kraftfahrzeug und benötigt kein Kennzeichen.
  Auch steuerlich wird es wie ein konventionelles Fahrrad behandelt: die Privatnutzung eines Geschäfts-Pedelecs ist grundsätzlich steuerfrei, außer bei Gehaltsumwandlung.
• Bei S-Pedelecs unterstützt der Elektroantrieb den Tritt in die Pedale bis zu einer Geschwindigkeit von 45 Kilometer pro Stunde. S-Pedelecs dürfen nur mit dem Moped-Führerschein der Klasse AM und einem Versicherungskennzeichen gefahren werden, es gilt Helmpflicht.
  S-Pedelecs zählen als Kraftfahrzeug. Deshalb ist die private Nutzungsmöglichkeit steuerpflichtig: wie bei einem Geschäftswagen muss ein Fahrtenbuch geführt oder die Nutzung pauschal versteuert werden.
• Daneben gibt es noch elektrische Mofas, die auch ohne Treten mehr als 6 Kilometer pro Stunde schnell fahren. Sie zählen wie S-Pedelecs als Kraftfahrzeuge und sind steuerpflichtig.

Übrigens: Das Aufladen eines E-Bikes beim Arbeitgeber ist unabhängig von der Einordnung steuerfrei.

Oft für Arbeitnehmer gewählt: das Leasing-Modell

In der Praxis wird zur Fahrrad-Überlassung an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig das Modell „Leasing bei Gehaltsumwandlung“ gewählt: Der Arbeitgeber geht für eine feste Laufzeit von in der Regel drei Jahren einen Vertrag mit einem Anbieter für Job-Fahrrad-Leasing ein. Außerdem schließt er eine Vereinbarung mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin ab. Während der Laufzeit dieser Vereinbarungen kürzt er den Barlohn oder das Gehalt um den Betrag für die Leasing-Rate. Stattdessen wird als Sachlohn das Fahrrad bereitgestellt.

Die Lohnsteuer auf den Wert der Überlassung berechnet sich auf einen Betrag von monatlich einem Prozent eines Viertels des Listenpreises, wie oben ausgeführt. Das ist in der Regel deutlich weniger als die Lohnsteuer, die auf den Betrag der Leasingrate bei Auszahlung als Barlohn anfallen würde.

Kann der Arbeitnehmer das Fahrrad am Ende der Laufzeit vom Leasinggeber kaufen, und liegt der Preis unter dem tatsächlichen Restwert, dann muss er den Preisvorteil versteuern: die Finanzverwaltung sieht darin Sachlohn durch Dritte. Aus Vereinfachungsgründen kann der Wert des geleasten Fahrrads am Laufzeitende nach 36 Monaten mit 40 Prozent des Listenpreises des Händlers angesetzt werden, abgerundet auf volle 100 Euro. Ein Beispiel: der Listenpreis liegt bei 3.070 Euro. Dann wird als Wert zum Ende der Leasingzeit ein Betrag von 1.200 Euro angenommen. Zahlt der Arbeitnehmer weniger, beispielsweise nur 307 Euro entsprechend 10 Prozent des Neuwerts, muss ihm das Leasingunternehmen auf die Differenz von 893 Euro pauschal 30 Prozent Steuer und damit 267,90 Euro abziehen. Diese Vorgaben entstammen einem eigenen BMF-Schreiben (BMF-Schreiben vom 17.11.2017, IV C 5 – S 2334/12/10002-04, pauschalierte Steuer auf Sachzuwendungen gemäß § 37b EstG).

S-Pedelec oder E-Bike mit Kennzeichen? Dann ist die Privatnutzung steuerpflichtig

E-Bikes im Unternehmenseigentum, die ein Versicherungskennzeichen benötigen und verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug gelten, werden wie ein E-Geschäftswagen behandelt. Die Möglichkeit, sie auch privat zu nutzen, ist als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Selbstständige oder ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen dies im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung angeben. Gleichzeitig profitieren geschäftlich genutzte S-Pedelecs von den Steuervorteilen, die für E-Fahrzeuge gelten.

Der zu versteuernde Betrag ergibt sich wahlweise aus den tatsächlichen Kosten oder als Pauschalbetrag.

• Bei der Fahrtenbuchmethode werden die privaten und geschäftlichen Fahrten auf Papier oder mit einer App erfasst. Der Anteil an den tatsächlichen Kosten, der dem privaten Fahrtenanteil entspricht, stellt den geldwerten Vorteil dar. Bei S-Pedelecs und elektrischen Mofas fließt wie bei E-Autos nur ein Viertel des Anschaffungspreises in die Kostenberechnung ein.
• Alternativ erhöht sich das Einkommen pauschal pro Monat um einen Prozentanteil des Listenpreises. Auch hier gilt für kennzeichenpflichtige S-Pedelecs als Elektro-Kraftfahrzeuge eine Steuererleichterung: bei ihnen wird nur ein Viertelprozent des Listenpreises berücksichtigt.

Beide Steuererleichterungen gelten, wenn das S-Pedelec von 2019 bis 2030 angeschafft wurde beziehungsweise wird. Die gesetzlichen Vorgaben finden sich in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Weitere Erläuterungen zur 1-Prozent-Methode und zur Fahrtenbuchmethode liefert der Beitrag „Wer die Fahrtenbuchmethode nutzt, muss Belege sammeln“.

Leider kompliziert: die Umsatzsteuer

Die private Nutzungsmöglichkeit eines Betriebsfahrrads oder E-Bikes ist als „kostenlose Wertabgabe“ umsatzsteuerpflichtig. Das gilt sowohl für die Privatnutzung durch Selbstständige wie für die Überlassung an Arbeitnehmer, und auch bei Einkommensteuerfreiheit der Nutzung.

• Die Umsatzsteuer auf die Privatnutzung von Firmenfahrrädern durch Selbstständige soll per 1-Prozent-Methode ermittelt werden. Dazu wird die auf 100 Euro abgerundete Preisempfehlung des Händlers als Bruttopreis betrachtet, aus der die Umsatzsteuer herauszurechnen ist. Anschließend ist monatlich Umsatzsteuer auf ein Prozent dieses Nettopreises zu entrichten. Das Ansetzen der tatsächlichen Kosten bzw. die Fahrtenbuchmethode ist für die Umsatzsteuer nicht zulässig, auch die Steuererleichterung durch die „Viertel-Prozent-Methode“ gilt nicht.
• Bei der Überlassung von rein muskelbetriebenen Fahrrädern und nicht kennzeichenpflichtigen E-Bikes an Arbeitnehmer verzichtet die Finanzverwaltung auf Umsatzsteuer, solange der Wert des Zweirads nicht höher als 500 Euro liegt.
• Darüber kann die auf 100 Euro abgerundete Preisempfehlung des Händlers als Bruttopreis betrachtet werden, wobei auf ein Prozent des entsprechenden Nettopreises monatlich Umsatzsteuer entrichtet wird.
• Die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer auf überlassene oder privat genutzte S-Pedelecs ist gemäß Methode zu berechnen, die auch für die Einkommensteuer genutzt wird, also entweder Fahrtenbuch- oder 1-Prozent-Methode. Die Vergünstigungen für E-Fahrzeuge („Viertelprozent“-Regelung) dürfen nicht angewandt werden.

Die Regelungen zur Umsatzsteuer sind in den Abschnitten 15.23 und 15.24 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses zusammengefasst.

Fazit: Der Umstieg lohnt sich

Betriebliche Fahrräder sind eine gute Möglichkeit, sich selbst oder den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etwas Gutes zu tun und dabei Steuern zu sparen. Einige Aspekte können leider kompliziert sein, zum Beispiel für die Umsatzsteuer: obwohl es in der Regel um kleine Beträge geht, besteht die Finanzverwaltung auf komplexen Vorgaben. Doch das sollte niemand vom Firmenfahrrad abschrecken. Bei Fragen zur Praxis können die Steuerberaterin oder der Steuerberater weiterhelfen.