Wenn Sie ein Angebot oder eine Rechnung schreiben, sollten diese Dokumente auf ansprechendem Briefpapier beim Kunden eintreffen. Damit hinterlassen Sie als Unternehmer einen guten Eindruck. Außerdem ist das Layout Ihrer geschäftlichen Briefe entscheidend für einen hohen Wiedererkennungswert – ein einheitliches Design vorausgesetzt. Das gilt sowohl für klassisches Papier als auch den elektronischen Versand.
Überlegen Sie, ob Ihr Briefpapier überhaupt zu Ihrem Unternehmen passt. Es wäre ärgerlich, wenn Ihre Geschäftspartner Post von Ihnen bekommen und sich fragen: “Wer war das noch gleich?” statt sich an Ihre hervorragende Arbeit zu erinnern. Darum geben wir Ihnen Tipps, wie Sie für Ihr Unternehmen das perfekte Briefpapier gestalten:
Optisch ansprechend und dabei immer professionell
Ein Anschreiben wird deutlich positiver wahrgenommen, wenn es bei Ihren Kunden nicht wie 08/15-Post daherkommt. Angebote auf optisch ansprechendem, hochwertigem Papier repräsentieren Ihr Unternehmen und zeigen, dass Sie ein professioneller, ernstzunehmender Geschäftspartner sind, der seinen Auftrag zuverlässig erledigen wird. Die ebenso gut gestaltete Rechnung ruft Ihre Professionalität dann noch einmal in Erinnerung und bindet Kunden.
Verzichten Sie bitte unbedingt auf Spielereien. Überladenes, kunterbuntes Briefpapier mit vielen satten Farben, kleinen Bildchen und einem (oder sogar mehreren) riesigen Logos mag für den Privatgebrauch vielleicht nett oder witzig sein – in einem professionellen Umfeld hat es aber nichts zu suchen! Arbeiten Sie mit wenigen farbigen Elementen, die dafür umso schickere Akzente setzen und zu Ihrem Firmenlogo passen.
Sie müssen kein Design-Profi sein: Professionelles und optisch ansprechendes Briefpapier gestalten Sie komfortabel mit MeinBüro. Und für wahre Experten gibt es das optionale Modul Designer, mit dem Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt sind. Mehr Informationen zum Modul finden Sie hier!
Form Follows Function – Die Form folgt der Funktion
Dieser vielzitierte Leitsatz aus Produktdesign und Architektur lässt sich auch auf unsere Fragestellung übertragen. Denn bei aller künstlerischen Freiheit steht das Geschäft klar im Vordergrund. Es ist hervorragend, wenn Ihre Anschreiben gut aussehen, aber die oberste Priorität gilt den Informationen, die sie enthalten.
Verwenden Sie eine gut lesbare Schrift, die sich deutlich vom Hintergrund absetzt. Das ist ein weiterer Grund, warum allzu farbenfrohe Designs nicht geeignet sind. Setzen Sie auf eine klare Struktur mithilfe von abgetrennten Kopf- und Fußzeilen. Und gerade bei Rechnungen gilt wie immer: Denken Sie an die Pflichtangaben!
Informatives Briefpapier gestalten und überzeugen
Neben den verpflichtenden Angaben, mit denen Sie die Gültigkeit Ihrer Rechnungen sicherstellen, empfehlen wir Ihnen weitere ergänzende Angaben:
- Geben Sie Ihre Bankverbindung an, vorzugsweise in der Fußzeile. Sonst müssen Ihre Geschäftspartner umständlich im Internet danach suchen.
- Nennen Sie auf Ihren Schreiben namentlich eine für den Kunden zuständige Kontaktperson. Statt an ein Unternehmen wenden sich die Kunden an einen echten Ansprechpartner, was seriös wirkt und gleichzeitig die Beziehung zum Kunden fördert.
- Bieten Sie verschiedene Kontaktmöglichkeiten, falls weiterer Gesprächsbedarf besteht. Telefonnummer und E-Mail-Adresse machen es einfach, mit Ihnen in Verbindung zu treten.
- Darüber hinaus können Sie Ihre Website auf dem Briefpapier angeben. So erfahren Kunden noch mehr über Ihr Unternehmen und Sie schaffen einen zusätzlichen Berührungspunkt. Möglicherweise entsteht hier schon das Interesse an einem weiteren Auftrag oder Produkt aus Ihrem Haus!
Zeit sparen durch effizienten Postversand
Auch wenn wir heutzutage die meisten Dokumente elektronisch übermitteln, kommen einige wichtige Anschreiben nach wie vor per Post. Und ein Angebot für einen größeren Auftrag auf echtem Papier kommt bei manchen Kunden als eine besonders hochwertige Aufmerksamkeit Ihrerseits an. Wer einen richtigen Brief verschickt, demonstriert damit, dass er sich Zeit nimmt. Gerade hier sind Briefpapier und Logo als Aushängeschilder besonders wichtig für Sie.
Um Ihre geschäftliche Korrespondenz noch effizienter zu erledigen, können Sie das Programm, mit dem Sie Ihre Angebote erstellen und anschließend eine Rechnung schreiben, auch mit einer online-Postfunktion verknüpfen. Diese sollte die Internetmarke der deutschen Post einbinden, damit Sie Briefe bereits fertig frankiert ausdrucken können.
Formatierung der Textbereiche Nicht nur die Großen brauchen ein Corporate Design
Das Wichtigste ist, dass Sie durchgängig ein einheitliches Design verwenden. Genau wie die Big Player sollten auch kleine und mittelständische Unternehmen darauf achten, an den verschiedenen Kontaktpunkten für die Kunden immer klar erkennbar zu bleiben. Daher muss sich das Aussehen Ihres Briefpapiers an Ihrer Homepage, den Visitenkarten, Plakaten, Aufklebern etc. orientieren – und umgekehrt.
Wenn es gut läuft, werden Sie wahrscheinlich häufiger mal eine Rechnung schreiben. Alle Infos dazu finden Sie auf unserer Rechnungs-Themenseite.
An dieser Stelle noch ein kleiner Tipp für Nutzer von MeinBüro: Wenn Sie bereits ein fertiges Design erstellt haben, können Sie es für Ihre Vorlagen in MeinBüro übernehmen. Dazu müssen Sie das vorhandene Briefpapier als Grafikdatei im Format JPG oder PNG mit einer Mindestauflösung von 300 dpi abspeichern.
Diese Grafik kann dann über die Funktion „Briefpapier gestalten -> Layout-Auswahl -> Layout für erweiterte Bearbeitung“ eingebunden werden. Darüber hinaus hilft unser kostenpflichtiger Onboarding-Service gerne dabei, Ihre individuellen Vorstellungen umzusetzen.
