Trocken, öde und zeitraubend – so empfinden die meisten Selbstständigen die Pflicht der Buchhaltung. Da verwundert es wenig, dass besonders unerfahrene Gründer oder Freiberufler es sich reiflich überlegen, ob Sie Ihre Buchhaltung selber machen oder diese an einen externen Dienstleister auslagern.
Sie lernen im Blogbeitrag die Vorteile der externen Buchhaltung kennen und erfahren, welche Möglichkeiten es gibt die eigene Buchhaltung zu erledigen. So viel sei verraten, Ihre Sparpotenziale in der Buchführung sind beträchtlich.
Welche Möglichkeiten der externen Buchhaltung gibt es?
Wenn Sie geringe Erfahrungen in der Buchhaltung haben, wirkt der Gedanke, die eigene Buchführung zu erledigen, bestimmt kompliziert und abschreckend auf Sie. Damit sind Sie nicht alleine. Viele Unternehmer treffen aus genau diesen Gründen die Entscheidung, sich auf ihr eigentliches Kerngeschäft zu fokussieren und die gesamte Buchhaltung auszulagern.
Wenn Sie einem externen Dienstleister Ihre Buchhaltung komplett anvertrauen, geben Sie immer auch einen Teil Ihres Geschäfts aus der Hand. Hierfür kommt ein Steuerberater oder ein Buchhalter infrage. Beide übernehmen alle anfallenden Tätigkeiten auf diesem Gebiet, wie zum Beispiel die doppelte Buchführung.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Buchhaltung an jemand anderes zu übergeben, gewinnen Sie wertvolle Zeit und können sich voll und ganz auf Ihre Kompetenzen konzentrieren. Außerdem profitieren Sie von der Erfahrung eines Steuerberaters oder Buchhalters.
Aber, der Steuerberater oder Buchhalter muss nicht zwingend die Haftung für mögliche Fehler in Ihrer Buchhaltung übernehmen. Deswegen sollten Sie sich zumindest die Grundlagen der Buchführung aneignen. Denn nur so können Sie überhaupt nachverfolgen, was der Spezialist macht. Denn am Ende geht es um Ihr Geschäft und Ihren Erfolg.
Wie ist der Ablauf der externen Buchhaltung?
Für die Buchhaltung bei einem externen Anbieter sammeln Sie zunächst chronologisch alle Belege Ihres Unternehmens und übergeben diese monatlich oder quartalsweise Ihrem Buchhalter oder Steuerberater. Dort werden Ihre Belege vorkontiert, entsprechend verbucht und Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung erstellt. Anschließend stehen Ihre Betriebszahlen zur Verfügung und Sie können prüfen, ob Sie richtig gewirtschaftet haben und erhalten Ihre Belege zur Aufbewahrung zurück.
Nachteile der externen Buchhaltung
Eine externe Buchhaltung wird heutzutage auch als outgesourcte Buchhaltung bezeichnet. Outsourcing bedeutet, dass Sie bestimmte Aufgaben nicht selbst erledigen, sondern an einen externen Spezialisten weitergeben. Das klingt vielleicht erstmal gut – ist allerdings im Fall der Buchhaltung mit hohen Kosten verbunden.
Problematisch wird eine outgesourcte Buchhaltung, weil Sie immer erst sehr spät Ihre Betriebszahlen einsehen können. Dies kann Ihr Geschäft belasten, weil falsche Entscheidungen viel zu spät bemerkt werden und keine Gegenmaßnahmen ergriffen werden können.
Vorbereitende Buchhaltung mit WISO MeinBüro
Viele MeinBüro-Anwender lassen sich daher von einem Steuerberater oder Buchalter unterstützen und erledigen den Großteil der vorbereitenden Buchhaltung selbst. Denn Tatsache ist, alles was Sie selbst machen, muss der Steuerberater nicht mehr erledigen und Sie sparen Kosten ein.
Vorbereitende Buchhaltung bedeutet, das Vorsortieren Ihrer Belege und umfasst generell alles, was Ihrem Steuerberater, oder Buchhalter Arbeit abnimmt. Übrigens, der Schritt vom Vorsortieren zum Selberbuchen ist mit MeinBüro viel kleiner als Sie denken.
Einen Großteil Ihrer Buchungen nimmt MeinBüro Ihnen bereits ab. Hinterlegen Sie einen Zahlungseingang zu einer mit MeinBüro geschriebenen Rechnung, nimmt die Software direkt die richtigen Buchungen vor. Auch andere Buchungsvorgänge laufen in MeinBüro weitgehend im Hintergrund ab. Hinterlegen Sie beispielsweise einen Zahlungseingang zu einer mit MeinBüro geschriebenen Rechnung, nimmt die Software direkt die richtigen Buchungen vor.
Durch das integrierte Onlinebanking werden Ihre Umsätze automatisch den passenden offenen Rechnungen zugeordnet. So schlägt Ihnen das Programm den passenden Buchungssatz vor, den Sie nur noch mit einem Klick bestätigen.
Zusätzlich merkt sich MeinBüro regelmäßig wiederkehrende Buchungen und zeigt den passenden Buchungssatz an, den Sie nur noch bestätigen müssen. Sobald Sie dies erledigt haben, können Sie auch Ihre tagesaktuellen Geschäftszahlen einsehen.
Wenn Sie mehr zu den einzelnen Buchungssätzen wissen möchten, haben wir im Beitrag „Wie geht vorbereitende Buchhaltung?“ alles Wichtige für Sie zusammengefasst.
Buchhaltungssoftware und mehr
Sie haben Ihre Belege bisher einfach noch in einem Pendelordner gesammelt und anschließend Ihrem Steuerberater oder Buchhalter übergeben? Mit MeinBüro haben Sie zwei digitale Möglichkeiten, um Ihrem Steuerberater oder Ihrem Buchhalter Ihre Unternehmenszahlen zur Verfügung zu stellen.
MeinBüro speichert all Ihre Geschäftsvorgänge im elektronischen Pendelordner. Der elektronische Pendelordner wird im Excel-Format ausgegeben und auf dieser Grundlage kann Ihr Buchhalter oder Steuerberater Steuervoranmeldungen und -erklärungen sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellen.
Noch einfacher geht das mit dem Zusatzmodul DATEV. Sobald das Modul DATEV freigeschaltet ist, können Sie alle steuerlich relevanten Buchungen ganz einfach an Ihren Steuerberater im passenden Format weiterleiten. Der Experte pflegt den DATEV-Datensatz in sein System ein und kann direkt damit arbeiten. Bei beiden digitalen Methoden bleiben die originalen Belege zu Ihrer Verwendung im Unternehmen.
Regelmäßige Buchhaltung mit MeinBüro
Kleiner Tipp, erledigen Sie Ihre Buchhaltung mit MeinBüro zu fixen Zeiten. Wir empfehlen Ihnen einen wöchentlichen Turnus. Dann haben Sie Ihre Rechnungen und Ausgaben noch in Erinnerung und das Verbuchen geht schnell von der Hand.
Etwas mehr Zeitaufwand müssen Sie einplanen, wenn Sie die Buchungen der letzten vier Wochen auf einmal vornehmen möchten. Die Gefahr bei der monatlichen Buchhaltung ist außerdem, dass Zahlungsströme ins Stocken geraten. Außerdem fällt es schwer, den Überblick zu Ihren Einnahmen und Ausgaben zu behalten.
Crashkurs „Rechnung, Buchführung, Steuer“
Sie möchten gerne mit MeinBüro durchstarten und wollen auch Ihre Buchhaltung selbst erledigen? Aber Ihnen fehlt das nötige Vorwissen? Dann machen wir Sie in unseren Crashkursen fit. Im Crashkurs „Rechnung, Buchführung, Steuer“ erfahren Sie in zwölf leicht nachvollziehbaren Schritten alles, was Sie über Rechnungen, Buchführung und Steuern wissen müssen. Anhand realistischer Beispielbelege verfolgen Sie den Weg vom Rechnungseingang bis zur Gewinnermittlung. Übrigens, unsere Crashkurse finden in entspannter Atmosphäre und im lockeren Austausch mit anderen MeinBüro-Nutzern statt.
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