Sind Sie noch auf der Suche nach einem guten Vorsatz für das neue Jahr? Wie wäre es damit, die häufigsten Buchhaltungsfehler zu vermeiden? Denn auch vermeintlich kleine Fehler und Nachlässigkeiten können ernsthafte Folgen nach sich ziehen. Wir zeigen Ihnen 12 typische Buchhaltungsfehler und geben Ihnen wertvolle Tipps, wie man sie verhindern kann.
1. Den eigenen Buchführungspflichten nicht nachkommen
Das ist noch ziemlich logisch: Das Thema als Unternehmer vollständig zu ignorieren, führt zu vielen Problemen.
Dabei gibt es natürlich so viele wichtigere Dinge, um die Sie sich kümmern müssen, und zwar am besten vorgestern. Zum Glück gibt es praktische Tools, um Sie bei der Buchhaltung und Ihrem Rechnungswesen zu unterstützen.
Eventuell müssen Sie gar nicht so viel beim Finanzamt abliefern. Wann Sie in welchem Umfang mit Ihrem Unternehmen buchführungspflichtig sind, können Sie hier nachlesen.
2. Die Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung verpassen
Es war noch nie eine gute Idee, wichtiges bis auf den letzten Drücker zu verschieben. Wer am letzten Tag vor der Fristüberschreitung um 23 Uhr mit seiner Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) anfängt, macht zum einen mehr Flüchtigkeitsfehler und riskiert zum anderen Geldstrafen.
Zur Erinnerung:
Wer seine UStVA monatlich einreichen muss, hat dafür bis zum 10. Tag des Folgemonats zeit. Für den Januar zum Beispiel ergibt sich s der 10. Februar als Abgabedatum.
Die Fristen für die quartalsweise UStVA fallen auf den 10. Januar, 10. April, 10. Juli und 10. Oktober.
Fallen diese Daten auf Wochenenden oder Feiertage, wird die Frist automatisch auf den nächsten Werktag verschoben. Um einen Monat nach hinten verschieben können Sie die Frist mit einem Antrag auf Dauerfristverlängerung, das geht aber nicht spontan kurz vor knapp.
Genauso müssen Sie selbstverständlich weitere Fristen beachten, zum Beispiel für verschiedene Jahressteuererklärungen oder die Zahlung von Einkommens-, Gewerbe- und Körperschaftssteuern.
3. Rechnungen, Quittungen und andere wichtige Dokumente nicht aufbewahren
Noch so eine Fristen-Angelegenheit: Um die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für geschäftlich relevante Dokumente kommen Sie einfach nicht herum.
10 Jahre beträgt die Frist zum Beispiel bei Jahresabschlüssen (wie z.B. Anlagenverzeichnisse) und Belegen über Ihre Einnahmen und Ausgaben (Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Quittungen, Gehaltsabrechnungen, …).
Wenn bei Ihnen sehr viel Papier anfällt und der Platz knapp wird, könnten Sie darüber nachdenken, an verschiedenen Stellen auf rein digitale Formate umzusteigen. So können Sie konsequent Ihre Rechnungen per Mail verschicken und andere Dokumente auch nachträglich digitalisieren, solange Sie sich an die Vorgaben der GoBD halten.
4. Ablage ohne System
Abheften allein reicht nicht. Sortieren Sie verschiedene Belege nach Kategorien wie Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen von Lieferanten, Lohnabrechnungen und Kontoauszügen und nach Datum. Fordern Sie fehlende Rechnungen von Lieferanten bzw. Dienstleistern frühzeitig nach.
Falls Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, muss dieser nicht erst selbst alles sortieren und Sie sparen Geld. Oder Sie setzen gleich auf vorbereitende Buchhaltung.
5. Offene Posten nicht im Auge behalten
Zum einen sollten Sie regelmäßig überprüfen, ob Sie selbst noch Rechnungen bezahlen müssen. So vermeiden Sie Mahngebühren, Zinsen etc.
Fast noch wichtiger ist aber Ihr eigenes Forderungsmanagement. Wenn Sie bei Ihrem eigenen Mahnwesen nachlässig werden, laufen Sie schnell auf Liquiditätsengpässe zu – äußerst unangenehm und in aller Regel vermeidbar.
6. Fehlerhafte Rechnungen schreiben
Ein Klassiker der Buchhaltungsfehler, daher können wir auf diesen Punkt nicht oft genug hinweisen: Vergessen Sie keine Pflichtangaben auf Rechnungen! Verwenden Sie außerdem eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer. Auch auf die richtigen Umsatzsteuer-Sätze sollten Sie achten. Beachten Sie dazu auch unseren Beitrag “Welchen Steuersatz muss ich verwenden?”.
7. Rechnungen nachträglich ändern
Ja, Sie dürfen Rechnungen auch im Nachhinein korrigieren, wenn Sie dabei korrekt vorgehen. Was aber nicht geht, und dennoch häufig gemacht wird: Eine bereits verbuchte Rechnung einfach in den eigenen Daten abändern, ohne eine vernünftige Stornierung durchzuführen. Das ist schlicht und ergreifend unzulässig – und macht Ihre Buchführung bei einer Prüfung im Nachhinein sehr undurchsichtig und verwirrend. Hier drohen unangenehme Rückfragen seitens der Steuerprüfer.
8. Eingangsrechnungen nicht prüfen
Nicht nur Sie selbst, sondern auch andere können mal Fehler machen. Damit Sie darunter nicht leiden müssen, etwa, indem Sie sich den Vorsteuerabzug für Ihre eigenen Betriebsausgaben durch die Lappen gehen lassen, ist es elementar, dass Sie auch eingehende Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen. Dabei kann Ihnen unsere Checkliste helfen.
9. Eine schlampige Kassenführung
Gerade mit einer Barkasse am POS können im Eifer des Gefechts typische Buchhaltungsfehler passieren. Vermeiden Sie Unregelmäßigkeiten bei Ihrer Barkasse und im Kassenbuch, damit es nicht zu einer Schätzung und damit zu einer Steuernachzahlung kommt.
Immer wenn es Geldbewegungen in Ihrer Kasse gibt, müssen Sie die Ein- und Ausgaben in Ihrem Kassenbuch festhalten und einen Tagesabschluss machen. Gerade (private) Einlagen oder Barentnahmen ohne Beleg und auf die Schnelle sorgen hier gerne für kräftiges Durcheinander.
Und erfüllt Ihre Kasse überhaupt die GoBD-Pflichten? Das sollten Sie prüfen und Ihre Kassenhardware und -software auf dem Stand der Technik halten.
10. Private und geschäftliche Ausgaben nicht sauber trennen
Nicht nur die bereits erwähnten Privateinlagen und -entnahmen müssen Sie sauber nachhalten. Ein weiterer häufiger Buchhaltungsfehler liegt in der mangelnden Trennung von Belegen begründet.
Statt im Supermarkt verschiedene Büromaterialien zusammen mit Obst, Käse und einer Nachfüllpackung Flüssig-Waschmittel zu kaufen, legen Sie die Waren doch einfach getrennt aufs Band und lassen Sie sich für die korrekte Buchung getrennte Kassenbons ausstellen!
11. Die eigenen Daten unzureichend oder gar nicht sichern
Sie haben sich an alles gehalten, vorbildliche Bücher geführt, Ihre Belege elektronisch abgespeichert und die Papierdokumente ordentlich abgeheftet, Rechnungen immer professionell und vollständig erstellt – am besten mit einem geeigneten Rechnungsprogramm. Und dann das: Ein Virus vernichtet alle Daten, Ihr Laptop wird geklaut oder – aber das wollen wir nun wirklich nicht hoffen – es gibt einen Brand im Büro. Und alles ist weg.
Wohl dem, der seine Daten regelmäßig sichert. Zum einen geht das am besten Software-seitig über eine Unternehmenssoftware mit Archiv- und Exportfunktionen. Sie können auch regelmäßig Sicherungen auf einer externen Festplatte ablegen oder noch besser einen Cloud-Service in Anspruch nehmen. Dann sollten Sie aber auch auf entsprechend geschützte Server achten.
(12. Die eigenen Zahlen nicht im Blick behalten)
Okay, das ist eigentlich kein echter Buchhaltungsfehler, hängt mit der Thematik aber eng zusammen. Fakt ist: Wer die wichtigen Kennzahlen seines Unternehmens im Blick behält, trifft die besseren Entscheidungen. Ein kleines bisschen Statistik kann wahre Wunder wirken.
Wenn Sie dagegen einfach drauflos arbeiten, entgehen Ihnen möglicherweise wertvolle Chancen. Außerdem ist ein guter Überblick ja auch für den Papierkram von Vorteil – und so landen wir schließlich doch wieder bei Buchführung und Rechnungswesen.
