Wer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, muss für die Erfassung der Arbeitszeiten sorgen. An dieser Arbeitgeberpflicht besteht nach einer neuen Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts kein Zweifel mehr. Homeoffice und flexible Arbeitszeitmodelle sind weiterhin möglich. Das gilt jedoch nicht für Vertrauensarbeitszeit ohne jeden Arbeitszeitnachweis.
BAG-Beschluss: Arbeitszeiterfassung muss sein
Müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten durchgehend erfassen? Die Antwort war lange Zeit zumindest umstritten, denn das Arbeitszeitgesetz schreibt nur die Erfassung von „Mehrarbeitsstunden“ vor: Überstunden, die über die maximale tägliche Arbeitszeit hinausgehen.
Allerdings hat der Europäische Gerichtshof schon 2019 sein „Stechuhr-Urteil“ gesprochen. Demnach verlangt die Arbeitszeitrichtlinie der EU von den Mitgliedsstaaten, dass ihre Arbeitgeber ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ installieren, das zur Messung der täglichen Arbeitszeit „von einem jeden Arbeitnehmer“ dient.
Nun legte das Bundesarbeitsgericht nach und machte deutlich, dass diese Pflicht für alle Arbeitgeber direkt gilt: „der Arbeitgeber (ist) gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen“. Das ergebe sich aus dem Arbeitsschutzgesetz, wenn man es europarechtlich korrekt anwende. Der Arbeitgeber muss für ein System sorgen, mit dem er die Einhaltung gesetzlicher Höchstarbeitszeiten und vorgeschriebener Pausen überwachen kann. (Aktenzeichen: EuGH, 14.05.2019 – C 55/18 und BAG, 13.09.2022 – 1 ABR 22/21).
Eine Excel-Liste reicht nicht aus
Von manchen Seiten wurde das Bundesarbeitsgericht kritisiert. So nannte der Arbeitgeberverband BDA das Urteil „nicht durchdacht“, der Arbeitsschutz würde damit überdehnt, Systeme der Vertrauensarbeitszeit in Frage gestellt.
In der Tat lässt sich der völlige Verzicht auf Arbeitszeiterfassung nicht länger rechtfertigen. In vielen Start-ups und kleineren Betrieben war es bislang üblich, dass Anwesenheiten und Arbeitszeiten überhaupt nicht protokolliert werden. Diese Praxis verstößt jedoch gegen geltendes Recht und sollte sich ändern.
Es bleibt dem Arbeitgeber überlassen, ob er eine schlichte Anwesenheitsliste mit Zettel und Stift auslegt, eine Zeiterfassung – vielleicht mit Chip oder Code – installiert oder auf mobile Lösungen setzt, die auch von Mitarbeitern im Homeoffice oder im Außeneinsatz per Smartphone oder PC bedient werden können.
Entscheidend ist, dass …
- alle Mitarbeiter das System nutzen können,
- der Beginn und das Ende der Arbeitszeit am jeweiligen Tag ebenso erfasst werden wie die täglichen Pausenzeiten,
- die Zeiten nach Erfassung nicht einfach verändert oder erst Wochen später eingegeben werden können
Eine Excel-Liste, auf der Mitarbeiter Zeiten eintragen, reicht deshalb nicht aus: dabei sind die Manipulationsmöglichkeiten zu groß.
Drei Tipps zur arbeitsrechtlichen Seite:
- Wenn es einen Betriebsrat gibt, sollten Sie ihn bei der Auswahl des Systems zur Arbeitszeiterfassung einbeziehen. Seine Mitbestimmungsrechte beziehen sich auf „Fragen der Ordnung des Betriebs“, auf „Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit“ und auf den Arbeits- und Gesundheitsschutz, mit dem die Gerichte die Erfassungspflicht begründen ( 87 Betriebsverfassungsgesetz).
- Es genügt nicht, nur ein System zum Festhalten der Arbeitszeiten anzubieten. Als Arbeitgeber sollten Sie zudem Ihre Mitarbeiter in nachweisbarer Form anweisen, es zu benutzen.
- Arbeitszeitsysteme dürfen nicht gegen das Recht auf Arbeitnehmerdatenschutz verstoßen. Das ist zum Beispiel dann ein Problem, wenn mobile Erfassungssysteme automatisch auch den Standort übermitteln oder biometrische Daten speichern, weil sie auf Gesichtserkennung oder per Fingerabdruck funktionieren.
Keine Rückkehr zur Stechuhr mit festen Schichtzeiten
Egal, wie man zu der Entscheidung steht: Die Rückkehr zur Stechuhr früherer Tage mit einheitlichem Schichtbeginn für alle hat das Bundesarbeitsgericht nicht verkündet. Niemand zwingt Arbeitgeber, die von ihren Mitarbeitern eingegebenen Arbeitszeiten fortlaufend misstrauisch zu prüfen.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll vielmehr ausschließen, dass Arbeitstag und Privatleben sich zunehmend überlagern. Auch der Arbeitgeber hat nichts davon, wenn die Grenzen zwischen Freizeit und Arbeitszeit verschwimmen. Überhaupt sind nachweisbare Arbeitszeiten ein Vorteil. Damit lässt sich beispielsweise nachweisen, dass die Berufsgenossenschaft für den Unfall in den heimischen vier Wänden zuständig ist, weil die Mitarbeiterin im Homeoffice gearbeitet hat. Wenn Arbeitnehmer im Rahmen von Kündigungsschutzverfahren plötzlich angeblich geleistete Überstunden geltend machen, sind Arbeitszeitbelege ein wichtiger Gegenbeweis.
Ob allerdings der Mitarbeiter im Homeoffice dagegen wirklich arbeitet oder heimlich Serien schaut, wird auch in Zukunft schwer zu kontrollieren sein. Da helfen in der Regel nur Vertrauen – und der Blick auf die Arbeitsleistung.
