Die folgende Checkliste soll Orientierung beim Umgang mit offenen Rechnungen und säumigen Schuldnern geben. Es geht um Antworten auf Fragen wie diese:
- Unter welchen Voraussetzungen können Sie eine nicht bezahlte Forderung einem Inkassounternehmen überlassen?
- Wann ist dieser Schritt sinnvoll?
- Ist eine Anwaltskanzlei vielleicht besser dafür geeignet?
Wenn Kunden nicht bezahlen
Zahlungsausfälle gehören zu den ärgerlichsten Seiten des Geschäftslebens. Wenn Kundinnen oder Kunden die Rechnung nicht begleichen, ist Frust vorprogrammiert. Zum Glück sind Selbstständige, Unternehmerinnen und Unternehmer in solche Situation nicht ganz hilflos.
Die erste Reaktion besteht darin, eine Mahnung zu schreiben – was mit MeinBüro besonders einfach geht. Je nach Situation und Kundin oder Kunde können Sie dabei auch Verzugszinsen berechnen. Zahlt die Gläubigerin oder der Gläubiger weiterhin nicht, ist der nächste Schritt die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Das führt, wenn Sie die notwendigen Dokumente übermitteln und die Voraussetzungen stimmen, zu einem gerichtlichen Mahnbescheid. Bleibt die Forderung immer noch offen, können Sie einen Vollstreckungsbescheid erwirken. Damit haben Sie einen vollstreckbaren Titel in der Hand und können durch einen Gerichtsvollzieher Zwangsmaßnahmen wie eine Kontenpfändung oder eine Gehaltspfändung veranlassen.
Sinnvollerweise sollte man parallel zu dieser Steigerung kontinuierlich das Gespräch suchen. Je mehr Sie über die Gründe des Gläubigers wissen, desto besser können sie Ihr eigenes Vorgehen anpassen. Außerdem lassen viele Schuldner sich im direkten Gespräch am ehesten davon überzeugen, die Forderung zu begleichen oder einer Ratenzahlungsvereinbarung zuzustimmen.
Inkassoauftrag oder selbst versuchen?
Das Verschicken von Mahnschreiben gehört zum Geschäftsleben wie das Schreiben von Rechnungen: um diese Aufgabe kommen Selbstständige nicht herum. Die weiteren der gerade geschilderten Schritte können Sie auch von anderen erledigen lassen. Sowohl Inkassounternehmen wie auf Forderungsmanagement spezialisierte Anwaltskanzleien kümmern sich gern um den Forderungseinzug.
- Der Nachteil: Das kostet natürlich Geld. Sie können die Kosten zwar grundsätzlich dem Gläubiger aufbrummen. Wenn der allerdings nicht zahlt oder zahlen kann, bleiben Sie selbst auf der Rechnung sitzen, zusätzlich zum Ausfall der Forderung.
- Der Vorteil: Sie sparen Zeit und Energie. Außerdem kümmern sich Inkasso-Fachleute um den Rechnungseinzug. Sie kennen die Rechtslage und haben Erfahrung im Umgang mit Schuldnern.
Ist die Forderung fürs Inkasso geeignet?
Denken Sie darüber nach, eine offene Forderung von Expertinnen oder Experten einziehen zu lassen? Dann stellt sich zunächst die Frage, ob Sie ein Inkassounternehmen damit beauftragen können. In manchen Fällen benötigen Sie eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.
Ein Inkassounternehmen kann zwar günstiger ausfallen. Aber nicht alle Außenstände sind dort in den richtigen Händen. Die folgende Checkliste soll bei der Entscheidung helfen, ob eine bestimmte Forderung fürs Inkasso geeignet ist, und ob Sie ein Inkassounternehmen oder besser eine Anwaltskanzlei mit dem Einzug beauftragen sollten.
- Ist die Forderung unbestritten?
Inkassounternehmen dürfen sich nicht um den Einzug von Forderungen kümmern, die von vornherein streitig sind. Fälle, in denen der Schuldner nicht bezahlt, weil er die Ware beanstandet oder die Abnahme einer Dienstleistung verweigert, können Sie deshalb nur einer Anwältin oder einem Anwalt übergeben, nicht einem Inkassounternehmen. Das gilt auch dann, wenn Sie die Mängel für vorgeschoben halten. Zunächst müssen die Ansprüche beider Seiten gegeneinander geklärt werden. - Ist die Vertragslage klar?
Wenn die Auftragserteilung, das Angebot, der Verkaufs- oder Liefervertrag nicht eindeutig dokumentiert sind, kann der Schuldner die Forderung leicht bestreiten. Oft dreht sich der Streit dann um Details der Zahlungsbedingungen oder den Endpreis. Auch in solchen Fällen können Sie bis zur Klärung kein Inkassounternehmen beauftragen, nur eine Anwaltskanzlei. - Rechnet der Schuldner Gegenforderungen auf?
Vielleicht macht Ihr Schuldner Ihnen gegenüber eigene Forderungen geltend und nimmt das zum Anlass für eine Aufrechnung. Das ist ebenfalls eine Sache für eine anwaltliche Klärung statt fürs Inkasso. - Geht es um regelmäßige bzw. viele gleichartige Forderungen?
Darauf sind Inkassounternehmen spezialisiert. Sie haben die Abläufe durchrationalisiert, so dass sie in der Regel bessere Konditionen anbieten können als Anwaltskanzleien. Ein typischer Fall: Zahlungsausfälle bei Verbrauchern gegenüber einem Online-Shop, der Ratenzahlung ermöglicht. Vergleichen Sie die Angebote. - Oder geht es um eine einzelne, vergleichsweise hohe Forderung?
Wenn die vertragliche Situation sehr komplex ist oder der Schuldner die Forderung voraussichtlich bestreiten wird, lohnt sich der Anruf bei einer Anwältin oder einem Anwalt. Andernfalls können Sie selbst einen sechs- oder siebenstelligen Betrag vom Inkassobüro einziehen lassen. - Sind Ihre Schuldner Privatpersonen oder Unternehmen?
Der Einzug unbestrittener Forderungen bei Privatpersonen ist das klassische Geschäftsfeld von Inkassounternehmen – damit sollte jeder Anbieter zurechtkommen. Hat ein Unternehmen Schulden bei Ihnen, sollten Sie sich ein Inkassounternehmen aussuchen, das gewerbliche Forderungen übernimmt. Diesen Service bieten nicht alle an. Als Alternative bleibt das Anwaltsinkasso. - Wenn ein Unternehmen Ihnen Geld schuldet: Wie ist seine finanzielle Situation?
Wenn einiges auf eine finanzielle Schieflage oder auf Insolvenzreife des Unternehmens hindeutet, benötigen Sie ein Inkassounternehmen, das sich auf den Forderungseinzug bei insolventen Unternehmen spezialisiert hat. Ist von vornherein klar, dass nicht mehr zu holen ist, macht die Beauftragung natürlich keinen Sinn mehr. Allerdings weiß man das vorher nur selten. - Haben Sie den Verdacht, es mit einer vollkommen überschuldeten Person zu tun zu haben? Oder mit jemand, der nicht beabsichtigt, seine Schulden überhaupt zu bezahlen?
So etwas ist ein klassischer Fall für den Anwalt, denn dann stehen schnell Straftatbestände im Raum. Außerdem gibt es in solchen Fällen häufig verschleiertes Vermögen. Zeigt sich nach Klärung der strafrechtlichen Fragen, dass noch etwas zu holen ist, kann ein Inkassounternehmen beauftragt werden. - Hat Ihr Schuldner Vermögen im Ausland, oder befindet er sich selbst dort?
In diesem Fall benötigen Sie einen Inkassoanbieter, der mit Partnerunternehmen vor Ort kooperiert. Alternativ können Sie eine Anwaltskanzlei beauftragen, die auf den Rechtsverkehr zwischen Deutschland und dem jeweiligen Staat spezialisiert ist. Forderungseinzug und Zwangsvollstreckungen im Ausland sind vergleichsweise kostspielig. Unter Umständen können doppelte Kosten entstehen, und nicht überall kann vom Schuldner die Erstattung der Kosten verlangt werden. Oft gelingt es jedoch gerade im Ausland, das Geld doch noch zu bekommen. Viele hartnäckige Schuldner verbringen Vermögen über die Grenze.
Die entscheidende Frage
Lohnt es sich, ein Inkassounternehmen mit dem Einzug der unbezahlten Rechnung zu beauftragen? Im Idealfall würde man stets vorher wissen, wie gut die Chancen auf Einzug eines angemessenen Teils der Forderung stehen. Dummerweise kann einem auch bei dieser Geschäftsentscheidung niemand eine sichere Antwort geben.
So bleibt nur das Abwägen. Das man dem schlechten Geld kein gutes hinterher werfen sollte, ist eine der ältesten Geschäftsweisheiten überhaupt. Andererseits gibt es keinen Grund, bei unbezahlten Forderungen jedes Mal gleich aufzugeben. Professionelle Dienstleister können durchaus dafür sorgen, dass am Ende doch noch ein Zahlungseingang zu verzeichnen ist. Außerdem haben sie einen langen Atem. Und ein Schuldtitel hat in der Regel dreißig Jahre lang Bestand.
