Schon gesehen? Die MeinBüro-Modulfamilie hat Nachwuchs bekommen: Mit dem Modul Verträge behalten Sie den Überblick über Laufzeiten, Fristen und Konditionen von Wartungs-, Service- und ähnlichen Verträgen.
Modul Verträge in der Übersicht
- Erfassen Sie Abrechnungsintervalle, Liefer- und Zahlungskonditionen sowie Kündigungstermine und bereits ausgesprochene Kündigungen.
- Legen Sie bei Bedarf spezielle Textbausteine für die Rechnungstexte Ihrer Verträge fest.
- Verknüpfen Sie Ihre Verträge mit dazugehörigen Projekten, Verwendungen und Auftragsarten.
- Rechnen Sie laufende Verträge turnusgemäß mithilfe automatisch erzeugter Abrechnungsvorschläge ab.
- Aktualisieren Sie die Konditionen laufender Wartungs- und Serviceverträge (z. B. die Preise oder den Wartungsumfang) mithilfe von „Vorlagen für Rechnungspositionen“.
Im Arbeitsbereich „Verkauf“ – „Verträge“ erledigen Sie anschließend im Handumdrehen die Abrechnungen Ihrer laufenden Verträge. Sie können Ihre Verträge ganz bequem mit Start- und Enddaten versehen, individuelle Felder und Textbausteine bestimmen, bei Bedarf automatische Verlängerungen einstellen oder auch den Kündigungsstichtag automatisch berechnen lassen und Abrechnungsintervalle definieren.
Die Registerkarten im Modul Verträge
Per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu F10“ legen Sie im Arbeitsbereich „Verkauf“ – „Verträge“ einen neuen Vertrag an. Die Vertragsverwaltung besteht aus insgesamt sieben Registerkarten:
Register “Allgemein”
Im Register „Allgemein“ tragen Sie Vertragsnummer und Bezeichnung des Vorgangs ein. Die gewünschte Vertragsart übernehmen Sie aus einer Auswahlliste, deren Inhalte unter „Stammdaten“ – „Kleinstammdaten“ festgelegt und angepasst werden.
Register “Laufzeiten & Fristen”
Im Register „Laufzeiten & Fristen“ tragen Sie den Zeitpunkt des Vertragsbeginns und -endes ein, geben die Laufzeit, Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen ein und halten eine eventuelle Kündigung fest. So erkennen Sie bei allen Vertragsarten jederzeit die verbliebene Vertragslaufzeit und den nächsten Kündigungsstichtag.
Register “Rechn. Daten”
Unter „Rechn. Daten“ tragen Sie die Liefer- und Zahlungsbedingungen ein, ordnen dem Vertrag das mit dem Kunden vereinbarte Abrechnungsintervall zu und verknüpfen den Vertrag mit Auftragsarten, Projekten sowie Verwendungen.
Register “Rechn. Texte”
Als Rechnungstext verwendet das Modul Verträge standardmäßig die üblichen Einleitungs- und Schlusstexte Ihrer Ausgangsrechnungen. Im Register „Rechn. Texte“ können Sie aber auch „andere Textbausteine“ festlegen: Entweder Sie verwenden einen bereits vorhandenen Rechnungs-Textbaustein oder Sie erstellen besondere Rechnungstexte für Ihre Wartungs- und Serviceverträge.
Register “Rechn. Positionen”
Im Register „Rechn. Positionen“ definieren und übernehmen Sie die Rechnungspositionen, die Sie Ihren Vertragsabrechnungen zugrunde legen wollen. Mit Hilfe der „Vorlagen für Rechnungspositionen“ können Sie die Vertragsgrundlagen bei Bedarf jederzeit aktualisieren (z. B. den Wartungsumfang verändern oder Preise anpassen). Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, schlägt das Programm das Ende des laufenden Vertragsintervalls als Beginn der Gültigkeit vor. Damit eindeutige und nahtlose Abrechnungen sichergestellt sind, kann jeweils immer nur eine Rechnungspositions-Vorlage aktiv sein.
Register “Indiv. Felder”
Damit Sie in der Vertragsverwaltung zusätzliche Angaben strukturiert erfassen können, stehen Ihnen im Register „Indiv. Felder“ 20 individuelle Felder zur Verfügung.
Register “Dokumente”
Im Register „Dokumente“ ordnen Sie Ihren Verträgen externe Dokumente beliebiger Text-, Tabellen-, Grafik-, Audio- und Videoformate zu. Auf diese Weise haben Sie zum Beispiel jederzeit Zugriff auf das PDF-Dokument mit dem zugrundeliegenden Vertragstext. Die Handhabung der elektronischen „Dokumentenmappen“ kennen Sie ja aus den anderen Vorgangs- und Stammdaten-Modulen von WISO MeinBüro.
Praxistipp:
Das Modul Verträge und alle anderen Programmerweiterungen können Sie sofort ausprobieren. Einfach in der Software unter „Hilfe“ – „Module: Test, Kauf, Übersicht“ die gewünschten Module mit „Jetzt testen“ für 30 Tage kostenlos freischalten:
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