Digitale Schnittstellen der Finanzverwaltung: bei Daten im falschen Format droht die Schätzung

Ohne großes Aufsehen wurde zum Jahresbeginn 2023 das Steuerrecht verschärft. Seither gilt: wer der Finanzverwaltung seine Buchführungsdaten nicht „nach der Vorgabe der einheitlichen digitalen Schnittstellen“ bereitstellt, muss allein deshalb mit einer Hinzuschätzung rechnen. Professionelle Buchführungssoftware, die die amtlichen Vorgaben präzise umsetzt, wird damit unerlässlich.

Ohne Schnittstellenkonformität keine Beweiskraft der Buchführungsdaten

Grundsätzlich können Selbstständige und Unternehmen verlangen, dass das Finanzamt die Steuern auf Grundlage der Zahlen, Aufzeichnungen und Dokumente aus ihrer Buchführung bemisst, und nicht anhand irgendwelcher anderer Kriterien. Diese sogenannte Beweiskraft der Buchführung ist im Gesetz verankert, genauer in der Abgabenordnung (§ 158 AO.).

Geht das Finanzamt von höheren Umsätzen oder Gewinnen aus, als die Bücher zeigen, dann muss es dies begründen. Es kann zum Beispiel die „sachliche Richtigkeit“ der Buchführung beanstanden und deshalb höhere Steuern ansetzen. Anlass können zum Beispiel fehlende Rechnungsangaben sein oder zu viele Eigenbelege. In solchen Fällen kommt es oft zur Schätzung.

Diese Möglichkeit ist seit langem etabliert. Seit einiger Zeit hat das Finanzamt jedoch eine weitere Option, um Steuern nicht nur anhand der Buchführungszahlen zu erheben. Zum 01. Januar 2023 wurde § 158 AO um eine zweite Einschränkung ergänzt: Die Beweiskraft der Buchführung geht auch dann verloren, wenn „die elektronischen Daten nicht nach der Vorgabe der einheitlichen digitalen Schnittstellen […] zur Verfügung gestellt werden.“.

Diese Gesetzesänderung hat die Finanzverwaltung vor kurzem auch in eine Verwaltungsanweisung umgemünzt. Diese sieht die Hinzuschätzung, vor „wenn die aufbewahrungspflichtigen digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen nicht in dem geforderten Datenformat vorgelegt werden.“ (BMF-Schreiben vom 11. März 2024, zur Änderung des AOAE, IV D 2 – S 0333/23/10001 :001).

In der Praxis bedeutet das: wer technische Vorgaben nicht erfüllt, muss mit einer Schätzung und höheren Steuern rechnen.

Die einheitlichen digitalen Schnittstellen der Finanzverwaltung

Bislang wurden drei „einheitliche digitale Schnittstellen“ offiziell festgelegt.

• Die digitale Lohnschnittstelle, kurz DLS, ist seit 2018 verbindlich. Bei einer Lohnsteueraußenprüfung müssen die Daten aus dem Lohnabrechnungsprogramm als entsprechender Datensatz bereitgestellt werden. Zusätzlich gelten für Systeme zur Lohn- und Gehaltsabrechnung Vorgaben der Sozialversicherungsträger, sie müssen auch von den gesetzlichen Krankenkassen zertifiziert sein.Nur in Härtefällen gibt es die Möglichkeit, eine Ausnahmegenehmigung zu beantragen, mit der die Daten „in anderer auswertbarer Form“ bereitgestellt werden können ( 4 Abs. 2a LStDV). Wenn Arbeitgeber für ihre Lohnabrechnung stattdessen eine nicht DLS-konforme Software oder selbst erstellte Tabellenkonstruktionen nutzen, werden die Prüfer des Finanzamts diese Zahlen vermutlich nicht anerkennen. Stattdessen droht die Schätzung des Lohnsteueraufkommens
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• Für elektronische Registrierkassen beziehungsweise Kassensysteme gibt es ebenfalls eine digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung. Die Abkürzung lautet DSFinV-K. Dieser Datensatzstandard bestimmt, welche Daten in welcher Struktur das Kassensystem erfassen bzw. exportieren soll, von der Einzelaufzeichnung der Transaktionen über die Stammdaten bis zum Kassenabschluss. Daneben ist auch der Datenexport aus der für elektronische Kassen vorgeschriebenen Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vorgegeben. Rechtliche Grundlage ist die Kassensicherungsverordnung (KassSichV). Übergangsfristen und Nichtbeanstandungsregeln für ihre Einhaltung sind spätestens zum Jahresende 2022 ausgelaufen.

 

• Auch für den Datenexport aus Taxametern und digitalen Wegstreckenzählern gibt es eine amtlich festgelegte Schnittstelle. Der als DSFinV-TW abgekürzte Datensatz-Standard gilt für Taxis sowie für Limousinen, die mit Chauffeur vermietet werden. Gesetzliche Grundlage ist auch in diesem Fall die Kassensicherungsverordnung. Für 2024 und 2025 existiert noch eine Nichtbeanstandungsregel: wer die Daten nicht in der vorgeschriebenen Form liefern kann, wird vorerst nicht sanktioniert. Die konkreten Anforderungen wurden vor kurzem spezifiziert (BMF-Schreiben vom 11. März 2024, IV D 2 – S 0316-a/21/10006 :008).

In Entwicklung: die allgemeine Buchführungsdaten-Schnittstelle

Die Lohnschnittstelle betrifft nur Arbeitgeber, die selbst Lohn abrechnen. Die Kassen-Schnittstelle ist für Restaurants und stationäre Einzelhändler von Bedeutung, nicht aber für Unternehmen ohne Registrierkasse. Und die dritte Schnittstellenvorgabe betrifft nur eine einzelne Branche. In der Zukunft könnte es aber Datenformatsvorschriften geben, die für alle Unternehmen und Selbstständigen von Bedeutung sind: eine allgemeine Buchführungsdaten-Schnittstelle.

Das Finanzministerium feilt bereits an einer entsprechenden Verordnung. Eine erste Fassung dieser „Buchführungsdatenschnittstellenverordnung“, kurz DSFinVBV, wurde bereits an Verbände und Experten geschickt, um Feedback einzuholen. Der geplante Datensatz soll den Datenexport aus Buchführungssoftware und Rechnungsverwaltungen vereinheitlichen. Bisher müssen die Finanzbeamten das Datenmaterial der Unternehmens bei Betriebsprüfungen oft aufwendig konvertieren. Die geltende Rechtslage sieht zwar die Pflicht vor, Daten der Buchführung bereitzustellen. Formate und Datenstruktur sind jedoch nicht vorgeschrieben.

Das soll sich mit der Buchführungsdaten-Schnittstelle ändern. Der Entwurf verlangt, dass jeweils alle Buchungszeilen der laufenden Geschäftsvorfälle, die Eröffnungsbilanzwerte aller Bilanz- und Personenkonten, alle Aufzeichnungen zur Umsatzsteuer, alle Abschlussbuchungen sowie die Überleitung zur Steuerbilanz und zu den E-Bilanz-Taxonomien in vorgegebener Form exportiert werden kann, in XML- und CSV-Format. Immerhin: eine Einführung wäre frühestens 2027 zu erwarten.

Erste Kritik an der geplanten neuen Schnittstelle gibt es bereits. So hat der Steuerberater-Verband darauf hingewiesen, dass die DSFinVBV Aufzeichnungserfordernisse über die GoBD hinaus vorsieht, ohne dass es dafür eine gesetzliche Grundlage gibt. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Selbstständige und Unternehmen benötigen Qualitätssoftware

Wegfall der Beweiskraft der Buchführung bei fehlender Schnittstellenkonformität, dazu die absehbare Einführung einer für alle Unternehmen und Selbstständigen verpflichtenden Buchführungs-Schnittstelle: die Digitalisierungsstrategie in der Steuerverwaltung setzt Selbstständige und Unternehmen unter Druck. Zum Glück lässt sich das Problem mit seriöser, zertifizierter betrieblicher Software lösen.

Eine GoBD-kompatible, zertifizierte Exportschnittstelle bietet WISO MeinBüro schon lange. Sollten sich die Anforderungen ändern, wird die Schnittstelle frühzeitig angepasst. Auch in Bezug auf die Kassenschnittstelle bietet WISO MeinBüro eine Lösung: das Modul Kasse samt optionalem Kassenpaket nimmt Betriebsprüfungen und Kassen-Nachschauen den Schrecken.