Annette Meixner berät und unterstützt Existenzgründer, Kleinunternehmer sowie Freiberufler in Vertriebsfragen. Wenn ihren Kunden die Zeit fehlt, übernimmt sie im Einzelfall sogar eigenhändig die gemeinsam geplanten Vertriebsaktivitäten. Auftragsverwaltung, Büroorganisation und Buchführung erledigt die erfolgreiche Solo-Selbstständige mit WISO MeinBüro. Im Gespräch mit Dr. Andreas Lutz (gruendungszuschuss.de) berichtet sie über ihre Erfahrungen.
Andreas Lutz: Seit wann setzen Sie „MeinBüro“ ein und welche Aufgaben erledigen Sie mit der Software?
Annette Meixner: Ich habe Mitte Mai 2014 gegründet und setze auch die Software seitdem ein. Schon vor der Gründung habe ich das Programm getestet, weil ich eine Lösung suchte, mit der sich sowohl die buchhalterischen Aufgaben erledigen lassen als auch die lückenlose Dokumentation meiner vertrieblichen Aktivitäten möglich ist. Mit “MeinBüro” kann ich meine Akquise-Fortschritte verfolgen, ich erfasse sowohl Angebote als auch Rechnungen und erledige auch meine Überweisungen und die Buchhaltung mit dem Programm. Es braucht dann am Monatsende nur noch einen Knopfdruck, um die Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen, die ich als Gründerin in den ersten beiden Jahren monatlich einreichen muss. So spare ich mir den Gang zum Steuerberater und die damit verbundenen Kosten.
AL: Warum haben Sie sich für „MeinBüro“ entschieden und worauf kommt es bei der Auswahl solcher Programme an?
AM: Durch meine langjährige Vertriebstätigkeit kenne ich eine ganze Reihe von CRM-Systeme von SAP bis hin zu Individualentwicklungen. Deshalb habe ich zunächst im Vorfeld meine Anforderungen definiert. Auf dieser Basis habe ich mich dann mit mehreren Programmen für kleine Unternehmen auseinandergesetzt und sie auf ihre Tauglichkeit getestet. „MeinBüro“ hat die Anforderungen am besten erfüllt. Als generische Büro-Lösung ohne bestimmten Branchenfokus umfasst es auch Funktionen, die ich in meinem Bereich gar nicht benötige, aber durch den modularen Aufbau des Programmes stören diese nicht. Ich konnte problemlos das eigene Logo einbauen. Angebote und Rechnungen kommen somit einheitlich daher, das ist wichtig für einen erfolgreichen Marktauftritt. Und die Buchhaltung lässt sich schnell und einfach – auch ohne umfassende Vorkenntnisse – erledigen.
AL: Wie haben Sie diese Aufgaben in früheren Tätigkeiten erledigt?
AM: Erfolgreicher Vertrieb basiert zu einem großen Teil auf hochwertigen Daten. In meinen Angestelltenverhältnissen waren mir die allgegenwärtigen, chaotischen Excel-Listen ein Gräuel: Jeder Mitarbeiter arbeitet mit der gleichen Liste und führt seine Einträge nach einem eigenen System – im besten Fall. Oder Access-Datenbanken, die unendlich viel Aufwand für die Datenpflege benötigen, da es keine einheitlichen Regeln zur Erfassung und Aktualisierung von Datensätzen gibt. Die Datenqualität ist bei diesem Ansatz alles andere als optimal. Daher war für mich von Anfang an klar, dass ein Programm her muss, welches mir das alles erspart und ein strukturiertes Vorgehen erlaubt.
AL: Wie organisieren Sie wiederkehrende Abläufe? Wann schreiben Sie z.B. Rechnungen und rufen Konten ab?
AM: Ich möchte mich auf mein Kerngeschäft „Vertrieb“ konzentrieren und nicht mehr Zeit als notwendig in administrative Tätigkeiten investieren. Das Angenehme an der Arbeit mit „MeinBüro“ ist, dass sich Dinge wie der Abruf des Kontos oder die Erstellung einer Rechnung fast nebenbei erledigen lassen. Erwarte ich etwa eine Zahlung, so kann ich jederzeit aus dem Programm heraus die Kontobewegungen abrufen und habe dieses so immer im Blick. Da das System den Zahlungseingang automatisch der richtigen Rechnung und dem richtigen Kunden zuordnet und diese gleich korrekt kontiert, spare ich mir mehrere Arbeitsschritte. Rechnungen werden bei mir nach Bedarf geschrieben. Hier liegen die jeweiligen Vereinbarungen mit dem Kunden zugrunde. Im Programm sind die relevanten Daten wie Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer und Artikel (in meinem Fall die Dienstleistungen, die ich erbringe bzw. die Zeit, die ich dafür aufwende) gespeichert, eine Rechnung ist in einer Minute geschrieben. Ich muss kein Dokument in Word laden, keine Anschrift eintragen und keinen Rechnungsnummernkreis im Auge behalten. Das Zahlungsziel wird automatisch eingefügt, Steuernummer und Bankverbindung sind direkt hinterlegt.
AL: Welche Tipps haben Sie für andere Nutzer solcher Programme?
AM: Beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Prüfen Sie genau, welche Funktionen Sie definitiv benötigen und setzen Sie sich mit diesen intensiv auseinander. In “MeinBüro” können Sie Ihre ganz persönlichen „Favoriten“ zusammenstellen, die Sie für die tägliche Arbeit immer wieder benötigen. Nehmen Sie sich zu Anfang ausreichend Zeit, um ihre Stammdaten einzupflegen. Sie ersparen sich dadurch Nacharbeiten. Und ein ganz wichtiger Tipp: Sichern Sie regelmäßig Ihre Daten. Wenn Sie alle Kundendaten, Aufträge, Rechnungen und die Buchhaltung in einem Programm verwalten, ist es ein gutes Gefühl, dass Sie mit einem täglichen Backup im Notfall alles innerhalb weniger Minuten wiederherstellen können.
AL: Wie funktioniert bei Ihnen die Arbeitsteilung mit Ihrem Steuerberater? Brauchen Sie überhaupt noch einen?
AM: Da ich mich bereits im Vorfeld intensiv mit dem Thema Steuern und Finanzamt beschäftigt habe und auch diverse Weiterbildungsmaßnahmen in Anspruch genommen hatte, kann ich bis auf Weiteres auf einen Steuerberater verzichten. Selbstverständlich kann sich dies ändern, hier bietet das Programm übrigens eine Schnittstelle, über welche die für ihn relevanten Daten mit dem Steuerberater ausgetauscht werden können.
AL: Vielen Dank für das Gespräch und Ihre Tipps.
Das Gespräch führte Dr. Andreas Lutz, Betreiber der Website gruendungszuschuss.de und Autor zahlreicher Startup-Ratgeber. „Mr. Gründungszuschuss“ hat in Zusammenarbeit mit Buhl Data ein bundesweites Seminarprogramm organisiert, in dem erfahrene Gründungs- und Unternehmensberater den optimalen Einsatz von WISO MeinBüro in der betrieblichen Praxis demonstrieren.
