Artikel-Cocktails: Das Erfolgsrezept

Mit WISO MeinBüro erstellen Sie im Handumdrehen Angebote und Abrechnungen. Die einzelnen Positionen übernehmen Sie blitzschnell aus der Artikeldatenbank. Oder Sie kopieren vergleichbare Vorgänge aus der Vergangenheit. Soweit, so bekannt. Seit der MeinBüro-Version 17 stehen Ihnen aber noch zwei besonders flexible Zusatzfunktionen zur Verfügung. Wenn Kombinationen bestimmter Artikel häufiger vorkommen, mixen Sie daraus ganz einfach Artikel-Cocktails:

• „Artikelsets“: Häufig verkaufte Kombinationen einzelner Produkte und Dienstleistungen lassen sich als separate Zusammenstellungen definieren. Die fertigen Artikel-Cocktails fügen Sie künftig mit einem einfachen Mausklick in Ihre Angebote und Rechnungen ein. Alle dazugehörigen Positionsfelder füllt das Programm automatisch aus.
• „Positionsübernahmen“: Anstatt bestimmte Artikelsets fest zu definieren, können Sie zuvor bereits angebotene oder verkaufte Artikelkombinationen auch direkt aus vorhandenen Angeboten oder Rechnungen übernehmen. Die praktische Positionsübernahme ist im Prinzip dasselbe Verfahren wie das „Kopieren und bearbeiten“ kompletter Vorgänge. Unterschied: Sie können bereits vor der Übernahme gezielt einzelne Positionen ausschließen und Mengen anpassen.

Und so machen Sie sich die Kombinations-Artikel und Positions-Steinbrüche im Alltag zunutze:

Artikelsets in der Praxis

Nehmen wir als Beispiel den Seminarleiter und Trainer, der Geschäftskunden häufig Schulungen anbietet. Seine Leistungen bestehen zwar aus unterschiedlichen Positionen, die aber in schöner Regelmäßigkeit wiederkehren. Neben dem eigenen Schulungshonorar einhalten seine Angebote und Rechnungen zum Beispiel …

• Aufwendungen für die Bewirtung der Teilnehmer,
• Kosten von Handouts und Schulungsmaterialien sowie
• Fahrtkosten und Spesen (z. B. Übernachtungs- und Verpflegungsaufwand).

Statt diese und ähnliche Angebotspositionen einzeln nach und nach in die Vorgänge einzufügen, speichert der Dienstleister sie einmalig als Artikelset – zum Beispiel mit der Bezeichnung „Schulungs-Paket“:

Am schnellsten erzeugen Sie solche praktischen Kombi-Artikel, indem Sie einen typischen Vorgang aus der Vergangenheit öffnen und daraus über „weitere Funktionen“ einen „Artikelset erstellen“:

Falls unser Trainer regelmäßig zwei oder drei verschiedene Schulungspakete anbietet, kann er selbstverständlich auch mehrere Artikelsets definieren (z. B. „Standard“, „Lite“ und „Premium“).

Künftig fügt er sämtliche Positionen mit einem Klick in seine Angebote und Rechnungen ein. Zu finden sind die Kombi-Artikel übrigens im Dialog „Positionen bearbeiten“ – „Artikel hinzufügen“ im Register „Artikelsets“:

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„Positionsübernahmen“ in der Praxis

Beim Anlegen neuer Vorgänge ermöglicht der erweiterte Artikel-Eingabedialog („Artikel in Vorgang hinzufügen“) neuerdings auch die gezielte Übernahme bestimmter Einzel-Positionen aus anderen Vorgängen. Dazu …

• klicken Sie im Dialogfenster „Positionen bearbeiten“ auf die Schaltfläche „Artikel hinzufügen“,
• wählen die Vorgangsart aus (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Bestellungen oder Preisanfragen) und
• suchen das passende Vorgangs-„Vorbild“ heraus:

Die Positionsübernahme ist im Prinzip dasselbe Verfahren wie das gute, alte „Kopieren und bearbeiten“ vorhandener Vorgänge. Unterschied: Sie können noch vor der Übernahme gezielt einzelne Positionen ausschließen und Mengen anpassen. Das erspart späteren Nachbearbeitungs-Aufwand im Vorgang.

Praxistipp: Über das Suchfeld am oberen Rand des Dialogfensters lassen sich passende Vorgänge aus der Vergangenheit ganz gezielt auswählen. Falls einzelne Positionen entbehrlich sich, können sie in der Positionsauswahl-Liste deaktiviert werden. Per Mausklick auf „Übernehmen“ kehren Sie zur Vorgangs-Erfassung zurück. Dort kann jede einzelne Position selbstverständlich gezielt nachbearbeitet werden – ganz gleich, ob sie Teil einer Stapelübernahme aus dem Artikelstamm, Teil eines Artikelsets oder einer Positionsübernahme ist.