Im Geschäftsalltag treffen Sie als Unternehmer regelmäßig auf Begriffe wie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Beide sind wesentliche Bestandteile der Buchhaltung und haben einen direkten Einfluss auf Ihre Bilanz und Ihren Unternehmenserfolg. Doch was genau bedeuten diese Begriffe, und wie gehen Sie damit um – insbesondere, wenn Forderungen uneinbringbar werden?
Was sind Verbindlichkeiten und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen?
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen:
Forderungen entstehen, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an Ihre Kunden liefern und dafür eine Rechnung stellen. Sie erwarten eine Zahlung und haben somit einen Anspruch gegenüber dem Kunden. Diese Forderungen gehören auf der Aktivseite Ihrer Bilanz zu den Umlaufvermögen.
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen:
Verbindlichkeiten entstehen, wenn Sie von Ihren Lieferanten Waren oder Dienstleistungen beziehen und diese noch nicht bezahlt haben. In diesem Fall haben Sie eine Verpflichtung zur Zahlung, die auf der Passivseite Ihrer Bilanz zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten zählt.
Apropos offene Forderungen: In den eigenen Zahlungsbedingungen, bei Zahlungserinnerungen und Mahnungen sollten Sie unbedingt Klartext reden. Das muss aber nicht zu „Rambo-Manieren“ führen. Wenn gute Kunden mit offenen Karten spielen und um Zahlungsaufschub bitten, spricht grundsätzlich nichts dagegen ihnen entgegenzukommen – vorausgesetzt natürlich, Sie bringen Ihren eigenen Betrieb dadurch nicht in Schieflage.
Ein fairer Umgang mit säumigen Zahlern kann durchaus auch für Gläubiger Vorteile haben: Als vertrauensbildende Maßnahmen verbessert die „Stundung“ einer Forderung die Geschäftsbeziehungen und trägt zu einer längerfristigen Kundenbindung bei. Außerdem haben Sie als Gläubiger Anspruch auf Stundungszinsen und für die Dauer der Stundung ruht die Verjährung. Hinzu kommt, dass es für Gläubiger unterhalb des gerichtlichen Mahnbescheids kaum wirksamere (legale) Instrumente als die ausdrückliche Stundung gibt.
Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen des Zahlungsaufschubs im Überblick:
- Kunden sind grundsätzlich verpflichtet, fällige Geldschulden sofort und in voller Höhe zu begleichen.
- Bei einer Stundung handelt es sich um ein freiwilliges Entgegenkommen des Gläubigers: Damit wird die Fälligkeit einvernehmlich auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.
- Rechtliche Grundlage ist genau genommen ein „Schuldverhältnis-Änderungsvertrag“ gemäß § 311 Abs. 1 BGB. Als Gläubiger sind Sie an den Änderungsvertrag gebunden.
- Am Rechtsgeschäft, auf dem die Geldforderung beruht, ändert sich dadurch nichts: Lediglich die Fälligkeit der Bezahlung wird vertagt.
- Besondere Formvorschriften gibt es nicht: Stundungsvereinbarungen können schriftlich, mündlich und „durch schlüssiges Verhalten“ (etwa durch Stillhalten des Gläubigers) zustandekommen.
- Zu Beweiszwecken ist es aber sinnvoll, Stundungszugeständnisse schriftlich zu vereinbaren.
Mangels Fälligkeit tritt während der Stundung kein Zahlungsverzug ein. Der Gläubiger darf aber Stundungszinsen verlangen. Stundungszinsen sind – anders als die gesetzlich gedeckelten Verzugszinsen – grundsätzlich frei verhandelbar. Als Anhaltspunkt können Sie sich trotzdem am aktuellen Verzugszinssatz orientieren: Bei Verbrauchergeschäften beträgt er zurzeit 4,12 % p.a. Gegenüber Geschäftskunden liegt der Verzugszinssatz derzeit bei 8,12 % p.a.
Ein Zahlungsaufschub kann auch in Form von Ratenzahlungen erfolgen: In dem Fall gelten grundsätzlich dieselben Regelungen wie für die Stundung der gesamten Forderung. Bei Ratenzahlungs-Geschäften mit Privatkunden sollten Sie allerdings achtgeben: Auch bei nachträglich vereinbarten Teilzahlungen gelten die Sondervorschriften über „Verbraucherdarlehensverträge“ gemäß § 491ff BGB.
Bitte beachten Sie: Falls Sie Anzeichen einer Insolvenz erkennen, sollten Sie sehr vorsichtig mit ausdrücklichen Stundungsvereinbarungen sein. In solchen Fällen kann es später im Rahmen einer Insolvenzanfechtung zu Rückforderungen durch den Insolvenzverwalter kommen: Der Vorwurf lautet dann „vorsätzliche Benachteiligung“.
So oder so: Geht es bei der Bitte um einen Zahlungsaufschub um höhere Forderungsbeträge, besprechen Sie die Details am besten mit einem Rechtsanwalt oder Ihrem Steuerberater.
Der Knackpunkt: Uneinbringbare Forderungen
Leider zahlen nicht alle Kunden ihre Rechnungen. Bleibt eine Forderung trotz Mahnungen und Bemühungen uneinbringlich – etwa aufgrund von Insolvenz oder Verjährung – müssen Sie diese entsprechend verbuchen. Eine falsche Behandlung kann nicht nur Ihre Buchhaltung verzerren, sondern auch steuerliche Nachteile nach sich ziehen.
Steuerliche Besonderheiten
Wenn Sie Ihre Buchhaltung nach der Soll-Versteuerung führen, haben Sie bereits Umsatzsteuer auf die uneinbringbare Forderung abgeführt. In solchen Fällen können Sie diese Umsatzsteuer im Rahmen einer Korrekturbuchung zurückfordern.
Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuerpflicht erst bei Zahlungseingang – eine Korrektur ist hier in der Regel nicht notwendig.
Tipps für den Umgang mit Forderungen
- Prüfen Sie regelmäßig Ihre Forderungen: Vermeiden Sie, dass offene Posten übersehen oder vergessen werden.
- Mahnen Sie zeitnah: Erinnern Sie Kunden rechtzeitig an offene Zahlungen.
- Verhandeln Sie Zahlungsvereinbarungen: Bei finanziellen Engpässen auf Kundenseite können Ratenzahlungen eine Lösung sein.
- Dokumentieren Sie alle Schritte: Eine saubere Dokumentation ist wichtig, falls es zu rechtlichen oder steuerlichen Auseinandersetzungen kommt.
Fazit
Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gehören zum täglichen Geschäft eines jeden Unternehmens. Die korrekte Verbuchung ist essenziell, insbesondere bei uneinbringbaren Forderungen. Mit WISO MeinBüro gelingt dies schnell, effizient und rechtssicher – und Sie behalten stets den Überblick über Ihre Finanzen.
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