Seit dem August 2022 ist die Gründung einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt) deutlich einfacher geworden. Der zur „Errichtung der Gesellschaft“ notwendige Notartermin kann nun in vielen Fällen auch online per Videokonferenz erledigt werden.
UG- oder GmbH-Gründung: Notartermin als Videomeeting
Bei der Gründung einer GmbH müssen die Gesellschaftenden nicht mehr im Notariat anwesend sein, damit der Notar oder die Notarin den Gesellschaftsvertrag und die Gesellschafterbeschlüsse beurkunden können. Inzwischen ist bei der GmbH und der UG (haftungsbeschränkt) die Gründung per Video-Meeting möglich. Bei anderen Gesellschaftsformen wie einer OHG oder einer GmbH & Co. KG geht das bislang allerdings nicht.
Voraussetzung: eID-Personalausweis und die Notar-App
Die Bundesnotarkammer betreibt eine eigene Videokonferenz-Plattform zur Kommunikation mit Notarinnen und Notaren. Neben einem Computer oder Laptop mit Webcam wird dafür ein seit August 2021 ausgestellter Personalausweis mit eID-Funktion benötigt. Die Online-Ausweisfunktion, die neben Personalausweisen auch neuere Aufenthaltstitel oder Unionbürgerkarten besitzen, muss aktiviert sein. Eine weitere Voraussetzung für den Video-Termin im Notariat ist die offizielle Notar-App. Sie ermöglicht es der Notarin oder dem Notar, die Daten über das Smartphone vom Personalausweis auszulesen und das Passbild mit Ihrem Aussehen zu vergleichen.
Nur für Bargründungen
Auch sonst besteht eine Reihe von Einschränkungen. So ist der Video-Notartermin bisher auf sogenannte Bar-Gründungen beschränkt, bei der die Stammeinlage in Form von Geld eingezahlt wird. Soll eine Immobilie oder ein Unternehmensanteil in die GmbH eingebracht werden, ist zumindest noch bis August 2023 ein Präsenztermin im Notariat erforderlich. Erst danach kann die Beurkundung für solche Sachgründungen ebenfalls im Videoverfahren erfolgen.
Eigenes Musterprotokoll für die Online-Gründung einer GmbH
Wie schon für Präsenzgründungen gibt es für die Online-Gründung ein Musterprotokoll. Es ermöglicht die Gründung einer Einpersonen-GmbH oder Mehrpersonen-GmbH mit geringem Aufwand auf Grundlage eines standardisierten, einfachen Gesellschaftsvertrags. Allerdings dürfen die Gründerinnen und Gründer dann nicht von den Formulierungen der amtlichen Mustervorlage abweichen.
Vertretung ist möglich
Auch beim Videoverfahren können Gesellschafterinnen und Gesellschafter der neuen GmbH sich vertreten lassen. Voraussetzung ist, dass diese Person ordnungsgemäß bevollmächtigt wurde. Die Vollmacht selbst kann ebenfalls im Video-Meeting erteilt und beglaubigt werden.
Beglaubigung per Video auch bei Änderung des Handelsregistereintrags
Die notarielle Beglaubigung von Unterschriften für Erklärungen ans Handelsregister kann jetzt ebenfalls per Videokommunikation erfolgen. Das macht die Dinge einfacher, wenn die GmbH umzieht, einen neuen Unternehmensnamen erhält oder die Geschäftsführung wechselt. Gesellschafterwechsel, Veränderungen der Anteile oder Modifikationen der Satzung machen dagegen auch in Zukunft ein direktes Treffen mit dem Notar oder der Notarin unumgänglich.
Ab August 2023 können jedoch weitere Änderungen online beurkundet werden. Dazu gehören einstimmig beschlossene Änderungen am Gesellschaftsvertrag sowie Kapitalerhöhungen, soweit sie keine weiteren Beurkundungen erfordern, etwa von Grundbuchrechten.
Weitere Informationen:
- Die entscheidende gesetzliche Neuerung steht in 2 Abs. 3 GmbH-Gesetz. Dort wird die GmbH-Gründung per Videokommunikation mit dem Notar geregelt.
- Das Gesetz enthält im Anhang auch die zwei Varianten des Musterprotokolls für Online-Gründungen.
- Ausführliche Informationen zum Online-Verfahren und seinen Voraussetzungen gibt es bei der Bundesnotarkammer. Fragen beantwortet die Kammer unter der E-Mail-Adresse support-online-verfahren@bnotk.de oder unter der Telefonnummer +800 3550 9000.
- Die Bundesnotarkammer liefert außerdem einen Überblick in Form einer einseitigen Tabelle im PDF-Format darüber, welche Form der notariellen Beurkundung ab wann per Online-Meeting möglich ist.
