Kann ich mit meiner Büro- bzw. Unternehmenssoftware GoBD-konform arbeiten? Die wenigsten Unternehmen arbeiten heutzutage noch ohne Buchhaltungssoftware, und wie Sie inzwischen wahrscheinlich selbst wissen, geht das Thema GoBD die meisten von uns etwas an. Grund genug also, sich mit dieser Frage auseinanderzusetzen.
GoBD-konform – was bedeutet das?
Zur Erinnerung: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind im Wesentlichen eine Anpassung der bereits bekannten Grundprinzipien einer ordnungsgemäßen und rechtssicheren Buchführung an die besonderen Begebenheiten der elektronischen Buchhaltung.
Dabei geht es, zusammengefasst, vor allem um die korrekte Aufbewahrung und regelmäßige Sicherung Ihrer elektronischen Buchführungsdaten, damit ein Prüfer im Nachhinein Aufschluss über Ihre Geschäftsvorfälle erhalten kann. Dazu gehört auch das Verbot, dass diese Daten nachträglich verändert werden – egal ob unbefugt oder wissentlich durch Sie selbst.
Darüber hinaus beinhalten die neuen Regeln auch die Anforderung, dass Unternehmen über Ihre elektronische Buchführung in einer sogenannten Verfahrensdokumentation Rechenschaft ablegen. Mit diesem Thema werden wir uns in einem unserer kommenden Beiträge noch näher befassen.
Die Regelungen im Einzelnen sind vielschichtig und werden in ihrer Tragweite heiß diskutiert. Wir wollen uns an dieser Stelle nicht der allgemeinen Panikmache anschließen. Auf folgenden Zusammenhang möchten wir Sie dennoch hinweisen:
GoBD-Konform zu arbeiten hat zwei Seiten. Zum einen sind Sie selbst dafür verantwortlich, dass die GoBD von Ihnen eingehalten werden, selbst falls Sie Dritte mit der Erledigung Ihrer Buchführungspflichten beauftragen. Zum anderen aber muss jedes System (sprich: jede Software), das Sie zur Unternehmensführung einsetzen, eine GoBD-konforme Arbeitsweise überhaupt erst ermöglichen. Die Wahl der richtigen Software ist also entscheidend.
Die Kriterien für GoBD-konforme Software
Für eine erste Übersicht haben wir einfach mal zusammengestellt, welche Anforderungen die GoBD mit sich bringen und inwiefern Ihre Bürosoftware Sie bei der Erfüllung dieser Anforderungen unterstützen kann und sollte:
Vollständigkeit: Das Programm ermöglicht es, Belege zu den verschiedenen Geschäftsvorfällen Ihres Unternehmens zu erfassen und gegebenenfalls zusätzliche Dokumente (zum Beispiel Briefe oder den zugehörigen E-Mail-Verkehr) zu hinterlegen.
Unveränderbarkeit: Die Belege, wie zum Beispiel Rechnungen, lassen sich nicht ohne weiteres nachträglich verändern. Vor einer nachträglichen Änderung sollte das Programm Sie als Anwender ausdrücklich darauf hinweisen, dass Sie damit möglicherweise gegen die GoBD verstoßen. So vermeiden Sie ungewollte Fehler.
Nachvollziehbarkeit: Damit ein sachkundiger Dritter wie in den GoBD gefordert Einblick in Ihre Buchführung erhalten kann, sollte Ihre Buchhaltungssoftware jeden Bearbeitungsschritt eines Vorgangs lückenlos protokollieren, auch bei nachträglichen Änderungen. Berichtsfunktionen und Übertragungsprotokolle (vor allem zu Übertragungen per ELSTER) sollten durch das Programm ebenfalls unterstützt werden.
Direkte Zugriffsmöglichkeiten der Finanzbehörde: Ein must have ist die Funktion, eine GoBD-Ausgabedatei zu erzeugen und Ihre Daten für die Steuerprüfer-Software „IDEA“ zu exportieren, damit Sie diese per Knopfdruck an das Finanzamt übermitteln können.
Auffindbarkeit: Such- und Filterfunktionen sollten es Ihnen und gegebenenfalls Steuerprüfern leicht machen, alle Informationen schnell zu finden.
Zeitgerechte Erfassung und Buchung: Ist Ihre Unternehmenssoftware mit einer Smartphone-App verknüpft, unterstützt das schnelles und mobiles Scannen von Dokumenten direkt beim Kunden. Auch das Erfassen von Vorgängen jederzeit und an jedem Ort wird so möglich. Intelligente Buchungsfunktionen wie eine Online-Banking-Integration und ein Zuordnungsassistent helfen ebenfalls beim korrekten Arbeiten.
Kontrolle durch Rechtevergabe: Verstöße gegen die GoBD sind auch durch Andere möglich, ob bewusst oder unwissentlich. Daher sollte Ihre Softwarelösung die Möglichkeit bieten, spezielle Zugriffsrechte für bestimmte Bereiche der Unternehmensführung an die Anwender zu vergeben.
Sichere Aufbewahrung: Ihre Unternehmenssoftware braucht eine vollständige Archivfunktion. So haben Sie die Möglichkeit, alle in der Software vorhandenen Daten, vorgenommene Sicherheitseinstellungen wie Zugriffsrechte und sämtliche Protokolle als Gesamtsicherung abzulegen. Idealerweise ermöglicht das Programm, Ihre Daten auf deutschen Servern in der Cloud zu speichern.
Noch ein Tipp: Bei Ihrer Entscheidung für die richtige Software sollten Sie auch nach entsprechenden Zertifikaten Ausschau halten. WISO MeinBüro- die Bürosoftware mit zertifizierter GoBD-Schnittstelle.
