Gutschrift statt Rechnung: Rechnungsstellung umgekehrt

Üblicherweise schicken Lieferanten oder Dienstleister eine Rechnung an den Kunden. Es geht aber auch umgekehrt: die Seite, die eigentlich Rechnungsempfänger wäre, erstellt eine Gutschrift als Beleg zur Zahlung an den Lieferanten. Auch bei dieser Variante sind die gesetzlichen Pflichtangaben wichtig für den Vorsteuer-Abzug.

Rechnung umgedreht: der Empfänger der Leistung stellt eine Gutschrift aus

Der Begriff „Gutschrift“ wird in doppelter Bedeutung verwendet.

• Eine Gutschrift wird zur Rechnungskorrektur ausgestellt, wenn einem Kunden etwas zu viel oder fehlerhaft berechnet wurde. Sie dient dann als Beleg für die verringerte Forderung, oder falls bereits gezahlt wurde, für die Rücküberweisung. Normalerweise hängt diese Art Gutschrift mit einer Rechnungsstornierung zusammen, sie wird auch als kaufmännische Gutschrift bezeichnet. Auf solchen Dokumenten sollte der Begriff Gutschrift nicht verwendet werden, besser ist „Korrekturrechnung“ o. ä.
• Eine Gutschrift kann auch bei einem korrekt abgewickelten und berechneten Geschäft vorkommen. In diesem Fall fungiert sie als Beleg für die Zahlung. Sie erfüllt also die Rolle, die sonst das vom Lieferanten oder Dienstleister ausgestellte und an den Empfänger übermittelte Rechnungsdokument hat. Von diesem unterscheidet sie sich eigentlich nur dadurch, dass die Gutschrift vom Empfänger der Leistung oder Lieferung stammt, also von der zahlungspflichtigen Seite. Für das Finanzamt ist sie die Rechnung. Man nennt dies auch eine umsatzsteuerliche Gutschrift.

Typische Beispiele für Gutschriften

Gutschriften werden vor allem dann eingesetzt, wenn es für die Kunden oder Abnehmer einfacher ist, selbst das Rechnungsdokument auszustellen, als dies den Auftragnehmer oder Zulieferer tun zu lassen.

Typischerweise kommen sie dann zum Zug, wenn einzelne Personen, Selbstständige oder Unternehmen regelmäßig und über längere Zeit Leistungen für oder über ein größeres Unternehmen erbringen, dass diese jeweils erfasst und abrechnet. Es kann sich auch um nutzungs- oder erfolgsabhängige Vergütungen handeln, wenn die relevanten Zahlen nur dem Kunden oder Verwerter vorliegen. Typische Beispiele für Aussteller von Gutschriften:

• Unternehmen, die das Einbinden von Produktangeboten oder Shopping-Links gemäß Tracking vergüten. Diese Zahlen hat der Empfänger der Zahlung gar nicht, deshalb stellt nicht er eine Rechnung aus, sondern erhält eine Gutschrift.
• Online-Plattformen wie Handwerkervermittlungen oder Fotoplattformen, die den Vertrieb von Dienstleistungen vermitteln oder den Verkauf von Waren ermöglichen und dabei die Abrechnung zwischen Käufern und Anbietern übernehmen.
• Medienanbieter, die Inhalte wie Texte, Grafiken oder Fotos bei Selbstständigen bestellen und diese gesammelt für bestimmte Zeiträume vergüten.
• Unternehmen, die Handelsvertreter für den Vertrieb nutzen und ihnen jeweils die Provision für die vermittelten Verkäufe überweisen, auch für Folgeaufträge.
• Software-Abteilungen, die für ein komplexes Projekt mehrere freiberufliche Programmierer einbinden und diese monatlich gemäß der eingereichten Arbeitsstunden bezahlen, weil die Projektkosten ohnehin zentral überwacht und verwaltet werden.

Muss man sich auf das umgekehrte Rechnungsverfahren einlassen?

Im Prinzip könnte ein Selbstständiger, der regelmäßig Vergütungen erhält und dem dazu eine Gutschrift des Kunden übermittelt wird, auch darauf bestehen, die Rechnung selbst zu erstellen. Das wird allerdings selten sinnvoll sein. Kunden übernehmen in der Regel nur dann die Fakturierung, wenn es dafür echte organisatorische Gründe gibt.

Falls Auftragnehmer der Gutschrift nicht trauen und deshalb lieber selbst die Rechnung schreiben, liegt das Problem weniger in dem Verfahren: dann gehört die Geschäftsbeziehung insgesamt auf den Prüfstand.

Die Rechnungsvorschriften gelten auch für eine Gutschrift

Für die Gutschrift als umgedrehte Rechnung gelten alle Anforderungen, die das Finanzamt im Umsatzsteuer-Verfahren an Rechnungsdokumente stellt. Fehlen die gesetzlich vorgegebenen Rechnungsbestandteile, ist der Vorsteuerabzug des Unternehmens gefährdet, das die Gutschrift ausgestellt hat.

• Bei Gutschriften bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro genügen Namen und Anschrift des Empfängers der Gutschrift beziehungsweise der Zahlung, das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der berechneten Waren oder Dienstleistungen, außerdem der Nettobetrag samt Umsatzsteuersatz und Umsatzsteueranteil sowie Bruttobetrag, bei Umsatzsteuerfreiheit ein Hinweis auf den Grund, etwa den Kleinunternehmerstatus oder die Befreiung für Heilbehandlungen. Die Liste ergibt sich aus 33 UStDV.
• Liegt der Betrag der Gutschrift höher, sind zusätzlich eine einmalige Nummer analog zur Rechnungsnummer, zudem die Steuernummer oder die UStID des Zahlungsempfängers sowie ein Liefer- oder Leistungsdatum erforderlich ( 14 UStG). Außerdem sollten Firma, Name und Anschrift des Unternehmens aufgeführt sein, das die Lieferung oder Leistung erhalten hat. Das ist bei einer Gutschrift aber ohnehin die Regel, denn dieses Unternehmen stellt das Dokument ja aus.

Zudem muss auf dem Dokument klar vermerkt sein, dass es sich um eine Gutschrift handelt.

Wichtig für Kleinunternehmer: Genau, wie sie auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen, sollten sie auch keine Gutschrift akzeptieren, die einen Umsatzsteuerbetrag nennt. Sie schulden dem Finanzamt sonst diesen Betrag trotz Kleinunternehmer-Status.

Für eine Gutschrift gilt die gleiche Aufbewahrungsfrist wie für eine Rechnung. Gerade bei dieser Art von Beleg schauen Prüfer des Finanzamts oft genau hin.

Übrigens: eine Bankgutschrift ist etwas anderes

Auch in Bezug auf Bankkonten wird manchmal von einer Gutschrift gesprochen: dann, wenn ein Betrag dem Konto „gutgeschrieben“ wird, etwa nach einer Überweisung oder einer Rücküberweisung. Dieser Sprachgebrauch hat mit der Gutschrift als Rechnungsdokument bzw. als Rechnungskorrektur nichts zu tun.