Korrekte Sammelrechnungen erstellen: diese 8 Punkte sind wichtig

Ganz klar: Rechnungen müssen korrekt erstellt werden. Das gilt auch für Sammelrechnungen. Kunden können auf korrekte Rechnungsdokumente bestehen, bevor sie bezahlen. Und Betriebsprüfer des Finanzamtes fordern bei Fehlern womöglich die Umsatzsteuererstattung zurück. Hier lesen Sie, wofür Sammelrechnungen benötigt werden und worauf es dabei ankommt.

1. Ist eine Sammelrechnung sinnvoll?

Sammelrechnungen sind dazu da, um regelmäßige Lieferungen oder wiederholte Aufträge zusammengefasst abzurechnen. Beispiel: ein bestimmter Kunde bestellt alle drei, vier Tage Waren von Ihnen oder er benötigt mehrmals im Monat Ihre Dienste. In solchen Fällen macht es viel Aufwand, für jede Lieferung oder jede Einzeldienstleistung eine eigene Rechnung zu erstellen.

Stattdessen kann man mehrere Aufträge in einer Sammelrechnung abrechnen. Das macht den Aufwand auf beiden Seiten geringer. Drei Beispiel-Szenarios für Sammelrechnungen:

• der Großhändler rechnet die Fleischwaren, die das Restaurant laufend bestellt, einmal pro Monat gesammelt ab
• die PR-Fachfrau, die alle zwei oder drei Wochen Pressetexte für das Industrieunternehmen schreibt und dessen Social-Media-Auftritte betreut, erstellt dafür quartalsweise Rechnungen
• das Software-Unternehmen, das eine Cloud-basierte Telematik-Anwendung zur Steuerung der Außendienstmitarbeiter bereitstellt, schickt den Kunden einmal jährlich eine Rechnung

Allerdings hängt es nicht nur vom Lieferanten oder Dienstleister ab, ob eine Sammelrechnung in Frage kommt. Der Kunde sollte einverstanden sein und die Konstellation muss passen.

2. Gingen alle abgerechneten Lieferungen oder Dienstleistungen an ein- und denselben Kunden?

Eine Sammelrechnung kann mehrere Lieferungen oder Dienstleistungen zusammenfassen. Sie kann jedoch nicht Leistungen an mehrere Kunden umfassen. Für verschiedene Kunden müssen jeweils eigene Rechnungen erstellt werden.

Das ist nicht immer so trivial, wie es klingen mag. Wer verschiedene Filialen einer Kette mit Waren beliefert, Fotos für verschiedene Konzernabteilungen anfertigt oder auf mehreren Baustellen eines Bauherrn arbeitet, sollte sich vergewissern, dass es sich formal um einen Kunden handelt, bevor er Sammelrechnungen erstellt. Vielleicht werden Rechnungen an verschiedene Unternehmen beziehungsweise Tochterunternehmen notwendig. Rechtzeitiges Nachfragen erspart dann das Korrigieren von Rechnungen.

3. Ist der Kunde mit einer Sammelrechnung einverstanden?

Selbst wenn alle Positionen auf der Rechnung an ein Unternehmen und eine Rechnungsadresse gehen, stößt eine Sammelrechnung möglicherweise auf wenig Gegenliebe. Das ist vor allem dann der Fall, wenn beim Rechnungsadressaten verschiedene Kostenstellen oder Abteilungen mit eigenen Budgets betroffen sind, die intern getrennt abrechnen.

Aus Gründen der Kundenorientierung empfiehlt es sich, gerade bei großen Unternehmen oder Organisationen vor dem Stellen einer Sammelrechnung nachzufragen, ob das gewünscht ist.

4. Ist die Sammelrechnung im eigenen Interesse?

Sammelrechnungen verringern den Buchhaltungsaufwand. Doch dem stehen mögliche Nachteile gegenüber.

• Unter Umständen leidet die Liquidität, weil die Zahlung für jetzt erbrachte Leistungen oder Lieferungen erst später erfolgt. Wenn das Geschäftskonto nur knapp im Plus ist, kann es einen Unterschied ausmachen, ob Rechnung und Zahlungseingang erst in einigen Wochen oder gar Monaten erfolgen. Es lohnt sich kaum, den geringeren Aufwand der Sammelrechnung mit Sollzinsen fürs Geschäftskonto oder nicht nutzbaren Skonto-Angeboten zu bezahlen.
• Zum anderen wirkt sich ein möglicher Zahlungsausfall umso gravierender aus, je höher der Rechnungsbetrag ist. Kann man der Bonität eines Kunden nur eingeschränkt vertrauen, sollte man Leistungen oder Lieferungen zeitnah abrechnen und nicht „sammeln“.

Aus Sicht der Risikominimierung und der Liquidität positiv: Sammelrechnungen sind keineswegs nur für bereits erfolgte Dienstleistungen oder Lieferungen möglich. Auch Teil- und Abschlagsrechnungen können in gesammelter Form gestellt werden, etwa für mehrere parallellaufende Aufträge.

5. Sind alle erforderlichen Rechnungsangaben enthalten?

Für eine Sammelrechnung gelten dieselben Rechnungspflichtangaben wie für andere Rechnungen. Die Liste steht im Gesetz, genauer in § 14 Abs. 4 UStG:

• Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmens und des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder UStID des ausstellenden Unternehmens
• das Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Dinge oder Art und Umfang der erbrachten Dienstleistung
• das Liefer- oder Leistungsdatum
• den Nettopreis aller Rechnungspositionen als Einzel- und Gesamtpreis und der Netto-Rechnungsbetrag insgesamt
• die anfallende Umsatzsteuer aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersätzen, der Brutto-Gesamtbetrag und anfallende Rabatte oder Skonto-Angebote
• bei Umsatzsteuerbefreiung ein Hinweis auf den Grund (z. B. Kleinunternehmerregelung oder Heilbehandlung)

Außerdem sollten Sie die Zahlungsbedingungen bzw. ein Zahlungsziel festhalten. Bei Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttobetrag bis maximal 250 Euro können die Angaben zum Rechnungsempfänger sowie zum Liefer- oder Leistungsdatum wegfallen (§ 33 UStDV).

Ausführliche Infos zu den Angaben, die eine Rechnung enthalten muss, liefert der MeinBüro-Blogbeitrag „Pflichtangaben auf Rechnungen“.

6. Ist jeder Geschäftsvorfall einzeln mit Art und Menge oder Umfang aufgeführt?

Da eine Sammelrechnung verschiedene Dienstleistungen oder Lieferungen abrechnet, muss jeder Posten identifizierbar sein. Für jede abgerechnete Lieferung muss aus der Rechnung hervorgehen, was und wie viel geliefert wurde. Im Fall verschiedener Dienstleistungen muss jeweils klar sein, worin sie bestand und wann sie erbracht bzw. abgenommen wurde.

Daumenregel: Die Sammelrechnung muss die abgerechneten Geschäftsvorfälle so genau bestimmen, dass ein Betriebsprüfer die einzelnen Rechnungsposition der internen Buchung zuordnen und den berechneten Preis nachvollziehen kann.

Es bietet sich an, die einzelnen Geschäftsvorfälle, die in der Sammelrechnung abgerechnet werden, chronologisch zu sortieren. Das macht vor allem bei umfangreichen Rechnungsdokumenten die Zuordnung einfacher. Alternativ können auch Gruppen gebildet werden, zum Beispiel nach Warenarten oder Projekten.

7. Wird für alle Geschäftsvorfälle der korrekte Liefer- oder Leistungszeitpunkt genannt?

Oft stimmen das Rechnungsdatum und das Liefer- oder Leistungsdatum überein. Dann kann in der Rechnung ein Satz wie „Sofern nicht anders angegeben, entspricht das Liefer-/Leistungsdatum dem Rechnungsdatum.“ verwendet werden. Eine eigene kalendarische Angabe erübrigt sich in diesem Fall.

Das ist bei Sammelrechnungen nicht immer so, da sie häufig Leistungen und/oder Lieferungen über eine gewisse Zeit hinweg zusammenfassen.  Bei einer Sammelrechnung sollten für jede der Rechnungspositionen das korrekte Lieferdatum oder Leistungsdatum genannt sein. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Für eine Lieferung kann der Tag der Übergabe oder Auslieferung an den Kunden als Leistungsdatum angegeben werden. Beispiel: Leistungsdatum 14. Februar 2023.
• Alternativ ist bei einer Lieferung die Angabe des Monats als Leistungszeitraum möglich (§ 31 Abs.4 UstDV). Beispiel: Leistungszeitraum Februar 2023. Wenn das für alle Rechnungspositionen des Sammelrechnung gilt, muss die Angabe nur einmal im Kopf oder in den Fußzeilen der Rechnung erfolgen.
• Schließlich kann zur Angabe des Leistungszeitpunkts auf das Datum der Lieferscheine verwiesen werden. Beispiel: „Leistungsdatum entspricht dem Datum des Lieferscheins Nr. XYZ.“
• Bei Dienstleistungen entspricht der Tag, an dem der Auftrag fertiggestellt oder abgenommen wurde, dem Leistungsdatum. Er kann tagesgenau angegeben werden.
• Alternativ kann bei Dienstleistungen der gesamte Zeitraum der Erbringung als Leistungszeitraum genannt werden. Beispiel: „Leistungszeitraum: 01. Februar 2022 bis 31. Januar 2023“.
• Auch Kombinationen sind möglich, etwa der Satz „Sofern nicht anders angegeben, entspricht das Liefer-/Leistungsdatum dem Rechnungsdatum.“ im Header der Rechnung, ergänzt um einzelne Lieferdaten oder Leistungszeiträume bei den Rechnungsposten, für die das Rechnungsdatum nicht dem Zeitpunkt der Leistung entspricht.

8. Haben sich die Preise geändert?

Haben sich während des Zeitraums, den die Sammelrechnung abdeckt, die Preise für gelieferte Waren oder eine Dienstleistung geändert, müssen für die entsprechenden Waren oder Services zwei Rechnungspositionen gebildet werden.

Sinnvollerweise sollten dabei die jeweiligen Zeiträume angegeben werden, damit die Trennung vom Kunden nachvollzogen werden kann.