Ihr Kunde zahlt nicht für eine erbrachte Leistung und Sie kennen das? Kein Wunder: Wer sich selbstständig macht oder ein Unternehmen gründet, muss sich früher oder später mit Kunden herumschlagen, die ihre Rechnungen nicht bezahlen.
Rein rechtlich betrachtet gibt es dann verschiedene Reaktionsmöglichkeiten – vom freundlichen Erinnerungsschreiben über die unmissverständliche Mahnung bis zum direkten Einstieg ins gerichtliche Mahnverfahren. Doch die juristischen Möglichkeiten zu kennen ist nur das eine. Der Umgang mit unbezahlten Rechnungen hat auch eine emotionale und kommunikative Seite: Und die bereitet vielen Selbstständigen und Unternehmern mindestens ebenso große Probleme.
Nüchterne Beurteilung der Lage
Wer auf einer unbezahlten Rechnung sitzen geblieben ist, sollte die Lage unbedingt kühl sondieren:
- Warum hat der Kunde nicht bezahlt? Was ist seine Motivation?
- Wie groß ist meine Chance, an das Geld zu kommen?
- Wie viel Zeit, Kosten und Nerven ist mir der Versuch wert?
Und selbst wenn das klappt: Soll ich mit einem säumigen Kunden weiterhin Geschäfte machen?
Ärgerlicher Einzelfall oder ein grundlegendes Problem?
Für fehlende Zahlungseingänge gibt es ganz unterschiedliche Gründe. Wenn der Kunde sich nicht von selbst bei Ihnen meldet (was Sie mit Fug und Recht erwarten dürfen!), und auf Nachfragen per E-Mail nicht reagiert, ist es allerhöchste Zeit für ein persönliches Gespräch. Anrufen ist Trumpf – falls möglich gehen Sie am besten sogar vorbei. Persönliche Präsenz übt überraschend großen Druck aus!
Ursachen für ausbleibende Zahlungen gibt es viele:
- Harmlose Ursachen: ein Zahlendreher beim Überweisen etwa. Das Geld trudelt zwar verspätet ein. Das ist noch kein Grund, Anschlussaufträge zu verweigern.
- Weniger harmlos: Der Kunde wirtschaftet chaotisch. Dann führen Mahnungen zwar möglicherweise zur Zahlung. Aber man sollte diesen Umstand bei der zukünftigen Zusammenarbeit unbedingt berücksichtigen.
- Ärgerlich: Der Kunde ist aktuell knapp bei Kasse und schiebt die Überweisung auf, ohne das mit Ihnen abzusprechen. Das verstößt klar gegen die Spielregeln. Solche Kunden brauchen konsequente Mahn- und Erinnerungsschreiben und (wenn überhaupt) klare Ansagen in Bezug auf weitere Aufträge.
- Beanstandungen von Lieferungen und Leistungen sind grundsätzlich ein legitimer Grund, die Bezahlung zurückzuhalten. Führt der Kunde Reklamationen jedoch erst im Mahnverfahren ins Feld, macht er sich jedoch.
- Sehr ärgerlich: Der Kunde will gar nicht bezahlen, oder ihm droht bereits die Insolvenz. Dann kann es nur noch um ein gerichtliches Mahnverfahren gehen – Zwangsvollstreckung inklusive. Weitere Geschäfte verbieten sich in dem Fall von selbst.
Emotionale Selbstblockade beim Inkasso
Emotionen erschweren professionelles Vorgehen in den meisten Fällen beträchtlich:
- Wer Vorwürfe macht, ist ein schlechter Zuhörer. Und mit Wut im Bauch kann man den Schuldner nicht aus der Reserve locken.
Es geht darum herauszufinden, warum der Kunde nicht bezahlt hat. Überhaupt ins Gespräch zu kommen, ist schon ein Fortschritt. Der Gegenseite das Eingeständnis zu entlocken, dass Ihnen Geld zusteht, ein weiterer. Ein richtiger Erfolg ist es, wenn der Kunde eine Ratenzahlungsvereinbarung unterzeichnet – und sich dann auch daran hält. - Ein konfliktscheuer Gläubiger ist der Traum jedes Schuldners. Sie müssen ganz klar (aber nicht aggressiv) signalisieren, dass Sie die Dinge nicht auf sich beruhen lassen, bevor eine Lösung gefunden ist. Das geht am besten in direkten persönlichen Kontakt. Wiederholte E-Mails oder Briefe lassen sich leicht ignorieren.
Inkasso-Profis zeichnen sich dadurch aus, dass sie ausbleibende Zahlungen nicht persönlich nehmen. Zugleich arbeiten sie jedoch konsequent und nachhaltig auf den Einzug der Forderung hin – zumindest solange Aussicht auf Erfolg besteht.
Hilfestellung beim Forderungseinzug
Erfolgreiches Forderungsmanagement ist wie vieles andere im Geschäftsleben erlernbar. Im MeinBüro-Blog finden Sie eine Menge einschlägiger Informationen und Tipps:
- Business-Basics: Mahnung schreiben mit MeinBüro
- Mahn-Wissen für den Geschäftsalltag im Überblick: Richtig mahnen: Alles, was Sie wissen müssen
- Ihr gutes Recht: Mahngebühren, Mahnpauschalen und Verzugszinsen berechnen
- Praktische Funktionen in MeinBüro: So sorgen Sie für Durchblick beim Mahnen
Das „Beitreiben“ Ihrer Forderungen können Sie übrigens auch Profis überlassen – etwa einem Anwalt oder einem Inkasso-Unternehmen. Die Mitglieder im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e. V. arbeiten erfahrungsgemäß seriös. Die fälligen Inkassogebühren trägt grundsätzlich der Schuldner. Falls bei dem letztlich nichts zu holen ist, muss jedoch der Gläubiger für die Kosten geradestehen.
