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Einführung der E-Rechnung: das gilt für Verträge und Dauerrechnungen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht betrifft auch Mietverträge, Wartungsverträge und andere sogenannte Dauerschuldverhältnisse. Lesen Sie, was in Zukunft bei Dauerrechnungen über wiederkehrende Zahlungen erforderlich ist.
Ausführliche Informationen zur E-Rechnungspflicht allgemein lesen Sie in unserem Beitrag „Ab 2025 kommt die E-Rechnung: Was zu tun ist“.
Mit Dauerschuldverhältnissen sind Vereinbarungen gemeint, die eine kontinuierliche Dienstleistung oder Lieferung betreffen. Beispiele dafür sind:
Typisch für solche Vertragsverhältnisse ist, dass die Abrechnung in regelmäßigen Zeitabständen erfolgt, zum Beispiel monatlich, quartalsweise oder jährlich. Oft verlängern sie sich automatisch, oder sind mit unbegrenzter Laufzeit abgeschlossen, so dass sie erst durch eine Kündigung beendet werden. Das muss allerdings nicht der Fall sein.
Wie bei einmaligen Geschäften sind die fortlaufenden Dienstleistungen oder kontinuierlichen Lieferungen in den meisten Fällen umsatzsteuerpflichtig. Wenn der pro Zahlungsintervall anfallend Betrag gleichbleibt, muss nicht für jeden Zahlungszeitraum eine eigene Rechnung gestellt werden.
Stattdessen kann der Vertrag als Dauerrechnung fungieren, wenn er alle Informationen enthält, die § 14 UStG als Pflichtangaben auf Rechnungen vorsieht, wie Name und Sitz beider Vertragsparteien, die Rechnungsnummer oder USt-IDNr. des Ausstellers, die Höhe des Zahlbetrags netto und brutto sowie Angaben zur Umsatzsteuer. Enthält der Vertrag über das „Dauerschuldverhältnis“ diese Angaben, wird eine monatliche, quartalsweise oder jährliche Rechnung zu jeder Zahlung überflüssig.
Stattdessen belegen der Vermieter oder das Entsorgungsunternehmen mit dem Vertrag als Dauerrechnung, warum sie wiederkehrend einen bestimmten Betrag als Umsatzsteueranteil an der Miete bzw. Entsorgungsgebühr eingezogen haben. Der Mieter oder Kunde untermauert damit bei Bedarf seinen Anspruch auf die Vorsteuererstattung dieser Beträge.
So war zumindest die Rechtslage bisher. Mit der Einführung der E-Rechnung gelten in Zukunft jedoch Besonderheiten.
Ab 2027 muss in den geschilderten Fällen, in denen ein Vertrag als Dauerrechnung fungiert, einmalig eine E-Rechnung erstellt werden, und zwar für den ersten Monat, das erste Quartal oder den sonstigen Teilleistungszeitraum. So sieht es das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 in Abschnitt 3.3 vor. Dieses Dokument fasst Verwaltungsanweisungen zur E-Rechnung für die Finanzämter zusammen.
Dank der E-Rechnung werden die umsatzsteuerlichen Gegebenheiten für das Finanzamt digital erfassbar. Dazu muss der Vertrag, der die Rechnungspflichtangaben enthält, als Anhang in die E-Rechnung eingebunden werden, oder es muss sich auf andere Art klar ergeben, dass eine Dauerrechnung vorliegt.
Bei Änderungen im Vertragsverhältnis, die sich auf die Rechnungspflichtangaben beziehen, muss erneut eine einmalige E-Rechnung ausgestellt werden. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn sich Preise, Stundensätze oder Honorare ändern, einer der Vertragspartner umzieht oder die Dienstleistung wechselt.
Die Regelung gilt nur für Verträge, die ab dem 01. Januar 2027 neu abgeschlossen werden. Für Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträgen oder Lizenzverträgen, die die bereits jetzt laufen oder bis zu diesem Zeitpunkt neu abgeschlossen werden, muss keine E-Rechnung erstellt werden.
Manchmal wird das falsch dargestellt. Im Entwurf zu dem erwähnten BMF-Schreiben war als Stichtag noch der 01. Januar 2025 vorgesehen. Wäre dies so beschlossen worden, hätte in vielen Fällen schon recht bald zu Gewerbemietverträgen, Wartungsverträgen und ähnlichem mehr E-Rechnungen verschickt werden müssen. Doch dieser frühe Termin ist nun vom Tisch.
Viele Umsätze sind generell von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dann entfällt auch die Pflicht zur einmaligen E-Rechnungsstellung bei Dauerschuldverhältnissen. Das gilt für:
Außerdem gelten für die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen Übergangsregelungen. Zwei davon gelten bis zum Ablauf des Kalenderjahrs 2027. Sie betreffen damit auch den Fall von Verträgen als Dauerrechnung.
Wie immer, so gilt auch für Unklarheiten zur E-Rechnung bei Dauerschuldverhältnissen: Fragen zum konkreten Einzelfall stellen Sie am besten Ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater.
Ab 01. Januar 2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen Gesetz. Sie betrifft alle Selbstständigen und Unternehmen. Es gibt zwar einige Ausnahmen und Übergangsregelungen. Trotzdem sollten Sie sich jetzt mit dem Thema E-Rechnung befassen.
Erhalten und verschicken Sie Ihre Rechnungen als klassische PDF-Datei oder auf Papier, vielleicht sogar als Word- oder Excel-Dokument? Dann müssen Sie sich ab dem Jahreswechsel umstellen. Ab dem 01. Januar 2025 müssen Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland grundsätzlich als E-Rechnungen ausgestellt werden, in einem „strukturierten elektronischen Format“. Gemeint sind XML-Dateien, die eine bestimmte Norm erfüllen (EN 16931). In Deutschland verbreitet sind bislang zwei solche Dateiformate. Sie heißen XRechnung und ZUGFeRD.
Die neue E-Rechnungsvorschrift gilt zwar nicht in allen Fällen. Zudem gibt es verschiedene Übergangsfristen. Doch ab dem neuen Jahr müssen sämtliche Unternehmen und Selbstständigen in der Lage sein, E-Rechnungen zu akzeptieren und zu archivieren.
Um den Einstieg in die E-Rechnung übersichtlich zu machen, listet dieser Beitrag auf, welche Schritte Sie jetzt unternehmen sollten und was Sie zur E-Rechnungspflicht wissen müssen.
Wir haben noch mehr Informationen zur E-Rechnung für Sie, darunter auch einführende Hinweise:
Ab diesem Tag müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen im vorgeschriebenen XML-Dateiformat zu empfangen und zu archivieren. Dazu benötigen Sie geeignete Software. Sie sollte vor allem mit den zwei in Deutschland besonders verbreiteten E-Rechnungsformaten zurechtkommen: XRechnung und ZUGFeRD.
Anders als für den Versand gibt es beim Empfang von E-Rechnungen keine Übergangsfrist. Wenn ein Lieferant oder Dienstleister Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen sie diese auslesen und im Originalformat archivieren können. Natürlich können Sie freundlich anfragen und um ein anderes Rechnungsformat bitten. Einen Anspruch haben Sie darauf jedoch nicht.
Beim Hybridformat ZUGFeRD ist das Betrachten kein Problem: die Dateien sehen für das menschliche Auge wie PDF-Dokumente aus. Der XML-Teil liegt unter der Oberfläche. Ohne Software sehen sie ihn nicht.
Das gilt erst recht für XRechnung, wie dieses Beispiel deutlich macht. Um eine Rechnung in diesem Format auslesen zu können, benötigen Sie ein geeignetes Programm, zum Beispiel WISO MeinBüro.
Ihnen bleiben nur noch wenige Wochen Zeit, um eine technische Lösung für den Empfang von E-Rechnungen zu organisieren, wenn diese noch nicht vorhanden ist. Eine gesonderte E-Mail-Adresse oder Web-Schnittstelle für E-Rechnungen benötigen Sie nicht.
Wie alle Rechnungsdokumente müssen auch E-Rechnungen revisionssicher aufbewahrt werden, und das für zehn Jahre. Bis zum Jahreswechsel 2024/2025 muss für die Voraussetzungen gesorgt sein.
Das bedeutet: Zumindest die XML-Dateien müssen im Originalformat digital gespeichert werden. Zudem muss das Auslesen der archivierten Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein. Nachträgliche Änderungen an den Dateien müssen unmöglich beziehungsweise dauerhaft ersichtlich sein.
Auch diese Anforderungen lassen sich am leichtesten durch eine professionelle Software erfüllen. Programme wie die WISO MeinBüro-Produkte sorgen dafür, dass Ihr Rechnungsarchiv bei Betriebsprüfungen keine Beanstandungen auslöst.
In bestimmten Fällen brauchen Sie sich mit dem Ausstellen von E-Rechnungen nicht zu befassen. Das gilt jedoch nur, wenn Ihre sämtlichen Ausgangsrechnungen in eine der folgenden Kategorien fallen:
In den genannten Fällen können Sie auf die Ausstellung von E-Rechnungen verzichten und müssen sich nicht um ein Programm dafür kümmern. Ob eine halbe Lösung, die nur die Annahme von E-Rechnungen ermöglicht, wirklich sinnvoll ist, sei dahingestellt. Mit einer Buchführungssoftware wie WISO MeinBüro ist das Problem sowohl für Eingangsrechnungen wie Ausgangsrechnungen dauerhaft und auf bequeme Art gelöst.
Anders als beim Empfang hat das Erstellen eigener Rechnungen in den erlaubten XML-Formaten hat grundsätzlich noch über den Jahreswechsel hinaus Zeit. Das gilt selbst bei Rechnungen an Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
In all diesen Fällen muss der Rechnungsadressat einverstanden sein, eine „sonstige Rechnung“ anstelle einer E-Rechnung im vorgeschriebenen XML-Format zu erhalten. Wenn Sie das Ausstellen eigener E-Rechnungen aufschieben wollen, sollten Sie dies bis Jahresende mit Ihren Kunden oder Auftraggebern klären. Eine bestimmte Form muss die Absprache nicht haben, sie kann auch stillschweigend erfolgen, d. h. durch Akzeptieren einer konventionellen Rechnung.
Offenbar wollte der Gesetzgeber ausschließen, dass kurz vor Auslaufen der Übergangsfristen noch in großem Umfang Vorab-Rechnungen im sonstigen Format zu späteren Geschäften gestellt werden. So gilt für alle drei der genannten Übergangsregelungen:
Die E-Rechnungspflicht betrifft auch Gutschriften (als umgekehrte, vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnungsdokumente), Sammelrechnungen über laufende Lieferungen oder Dienstleistungen sowie Rechnungskorrekturen.
Sie müssen ab dem Jahreswechsel also in der Lage sein, eine eingehende Gutschrift oder Korrektur-Rechnung in Form einer XRechnung zu verarbeiten. Bei Rechnungskorrekturen muss gemäß BMF-Schreiben der Typ der ursprünglichen Rechnung beibehalten werden. Eine fehlerhafte E-Rechnung darf nicht durch eine Papierrechnung korrigiert werden.
Bei vielen Geschäften werden zunächst Anzahlungen oder Abschläge in Rechnung gestellt und dann am Ende Schlussrechnungen ausgestellt. In dieser Schlussrechnung sind als Teil der besonderen Rechnungsangaben die Rechnungsbeträge und Umsatzsteuerbeträge der Abschlagsrechnungen anzugeben. Unter „Abschlags- und Schlussrechnungen“ (WISO MeinBüro Desktop)/ „Abschlags- und Schlussrechnungen erstellen” (WISO MeinBüro Rechnungen) lesen Sie dazu eine Praxisanleitung für WISO MeinBüro.
In Bezug auf E-Rechnung gibt es jedoch ein Problem: der vorgeschriebene XML-Standard enthält bislang keine Definition für die entsprechenden Informationen in Schlussrechnungen.
Leicht zu übersehen bei der Umstellung auf die E-Rechnung sind sogenannte Dauerschuldverhältnisse wie Abonnements, Wartungsverträge, die Vereinbarungen mit Reinigungsfirmen sowie Entsorgungs- oder Energiedienstleistern, laufende Softwarelizenz-, Cloud- oder Domain-Verträge und ähnliches mehr.
Solche Verträge regeln im Normalfall eine (fortlaufende) Zahlungspflicht mit Umsatzsteueranteil und zählen deshalb in umsatzsteuerrechtlicher Sicht ebenfalls als Rechnungen. Anders ausgedrückt: auch in Bezug auf solche Verträge besteht E-Rechnungspflicht, wenn keine der Ausnahmen oder Übergangsregelungen greift.
Dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung zufolge reicht es, wenn zu solchen Dauerschuldverhältnissen einmalig eine E-Rechnung gestellt wird, und zwar zum ersten Teilleistungzeitraum (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Abschnitt 3.3). Gemeint ist der erste Monat, das erste Quartal oder Jahr, das abgerechnet wird.
Die E-Rechnung muss den Vertrag als Anhang enthalten oder eindeutig auf ihn Bezug nehmen. Eine erneute E-Rechnung ist nötig, wenn sich später die Beträge ändern, etwa durch eine Tarif- oder Mieterhöhung.
Von der E-Rechnungspflicht sind nur Vertragsverhältnisse erfasst, die ab dem 01. Januar 2027 neu abgeschlossen werden. Zu bestehenden beziehungsweise bis dahin vereinbarten Dauerrechnungen wie einem laufenden Mietvertrag muss keine E-Rechnung ausgestellt werden.
In einigen EU-Ländern ist die E-Rechnung schon seit längerem eingeführt. Vorreiter war Italien. Dort ist das E-Rechnungsformat FatturaPA schon seit 2019 verbindlich, die Rechnungen werden über das amtliche „Sistema di Interscambio“ übermittelt. Seit 2022 gilt die E-Rechnungspflicht auch bei grenzüberschreitenden Rechnungen, etwa nach Deutschland. Allerdings sollen die Rechnungsempfänger in diesem Fall zusätzlich eine Rechnung im herkömmlichen Format erhalten.
Der französische E-Rechnungsstandard Factur-X ist voll kompatibel mit dem in Deutschland verbreiteten Standard ZUGFeRD.
In den nächsten Jahren werden weitere EU-Länder die E-Rechnung im B2B-Bereich einführen. Wenn sie regelmäßig Lieferanten oder Dienstleister aus dem EU-Ausland nutzen, sollten sie dies im Auge zu behalten. Erkundigen Sie sich, ob Ihre Geschäftspartner in der Zukunft auf ein E-Rechnungsformat umstellen werden.
Die Arbeitszeiterfassung ist mittlerweile ein zentrales Thema für viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Sie dient nicht nur der Dokumentation der Arbeitsstunden, sondern auch der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und der Optimierung interner Abläufe. In Zeiten von Digitalisierung und flexiblen Arbeitsmodellen, wie Homeoffice und hybriden Arbeitsstrukturen, wird es für Personalabteilungen immer schwieriger, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter korrekt und effizient zu erfassen. Doch moderne Software-Lösungen können diese Aufgabe erleichtern.
Warum ist Arbeitszeiterfassung wichtig?
Die Arbeitszeiterfassung dient dazu, die geleisteten Stunden der Mitarbeiter transparent zu dokumentieren. Sie bietet klare Vorteile:
Die Herausforderungen für KMUs bei der Arbeitszeiterfassung
Viele kleine und mittelständische Unternehmen greifen noch immer auf manuelle oder veraltete Methoden zur Zeiterfassung zurück. Die Nutzung von Excel-Tabellen oder gar handschriftlichen Stundenzetteln ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitaufwändig. Dies führt zu Ineffizienzen, die gerade für kleine Unternehmen schnell zu einem Problem werden können. Fehlerhafte Zeiterfassung kann nicht nur zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wenn Arbeitszeiten nicht korrekt dokumentiert werden.
Wie Software-Tools wie “WISO MeinBüro Personal” helfen
Moderne Software-Tools bieten eine benutzerfreundliche, digitale Lösung für die Arbeitszeiterfassung. Unser Tool “MeinBüro Personal“ zeichnet sich durch seine einfache Handhabung und vielseitigen Funktionen aus:
Fazit: Effizienz und Rechtssicherheit mit digitaler Arbeitszeiterfassung
Für Personalabteilungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Arbeitszeiterfassung eine wichtige Aufgabe, die durch digitale Tools wie “WISO MeinBüro Personal” erheblich erleichtert werden kann. Durch die Automatisierung und Integration in bestehende Systeme sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern sorgen auch für eine korrekte und rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeiten. Dies schafft nicht nur Vertrauen bei den Mitarbeitern, sondern hilft auch, unnötige Kosten zu vermeiden und die Effizienz der gesamten Organisation zu steigern.
MeinBüro Personal ist eine moderne Lösung, die KMUs dabei unterstützt, die Herausforderungen der Arbeitszeiterfassung zu meistern und gleichzeitig den Überblick über alle wichtigen Daten zu behalten. Eine Investition in eine solche Software zahlt sich schnell aus – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter.
Testphase endet automatisch - keine Kündigung nötig.
Testphase endet automatisch - keine Kündigung nötig.
Beide Produkte sind nicht miteinander kompatibel.