Letzte Woche sprachen wir darüber, warum Sie unzufriedene Kunden nicht nur umstimmen sollten, sondern inwiefern Beschwerden auch zu neuen Kunden führen können. Die Grundlage dafür bildet eine professionelle Kundenverwaltung, die über ein simples Adressbuch hinausgeht. Denn um gute Kundenbeziehungen zu pflegen, müssen Sie alle Aspekte der Kundenkommunikation im Blick behalten. Daher sollten Sie auf eine zeitgemäße Software für die Kundenverwaltung setzen, die Ihnen viel Zeit sparen kann.
Die ideale Software für Ihre Kundenverwaltung: übersichtlich und gleichzeitig flexibel
Wenn das Geschäft erfolgreich läuft, wächst Ihr Kundenstamm stetig weiter. Das ist natürlich sehr erfreulich für Sie, bedeutet aber auch, dass der Organisationsaufwand entsprechend mitwächst. Mit Excel-Tabellen und einer aufwändigen und komplexen Ordnerstruktur in Ihrem E-Mail-Programm kommen Sie sehr wahrscheinlich nicht mehr aus.
Im digitalen Zeitalter sind erfolgreiche Unternehmen längst von der Adressenkartei zum Customer-Relationship-Management (CRM) übergegangen. Höchste Zeit, sich nach einem professionellen Kundenverwaltungsprogramm umzusehen.
Es sollte leicht zu bedienen sein und Ihnen möglichst schnell die benötigten Informationen über Ihre Kunden und Interessenten bereitstellen, damit Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren können: Ihren Kunden ausgezeichnete Produkte oder Dienstleistungen bieten.
Außerdem sollte Ihnen die Software für Ihre Kundenverwaltung gewisse Freiheiten beim Anlegen neuer Kundendaten bieten, damit diese an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden können. Auch Freiberufler profitieren von solchen Funktionen, da die Kunden hier oft sehr individuelle Aufträge und damit auch unterschiedliche Anforderungen mit sich bringen.
Mit MeinBüro führen Sie eine übersichtlich aufgebaute Datenbank für Ihre Kunden, auf die Sie jederzeit und überall zugreifen können. Sowohl zuhause am PC als auch unterwegs via Smartphone. Sie können Kunden mit mehreren Adressen versehen und zusätzlich die für Sie wichtigen Ansprechpartner angeben. So erreichen Sie schnell diejenige Person, mit der Sie besonders gut Geschäfte machen können.
Ihre Kundendaten können Sie jederzeit um wertvolle Informationen ergänzen: angefangen bei der Branche, über die Erreichbarkeit der Ansprechpartner bis hin zu Dokumenten, E-Mails oder Gesprächsnotizen. Das geht alles schnell und einfach.
6 Tipps, mit denen Sie Ordnung schaffen im Kundenmanagement
- Legen Sie Neukunden konsequent nach dem ersten Kontakt an.
- Pflegen Sie die Historie zu jedem Kunden, indem Sie Gesprächsnotizen und ergänzende Dokumente umgehend speichern.
- Achten Sie auf Einheitlichkeit: Alle Kunden sollten nach dem gleichen Grundschema angelegt werden.
- Dieses System muss von allen Ihren Mitarbeitern eingehalten werden.
- Halten Sie Ihre Datensätze sauber. Vermeiden Sie Duplikate.
- Datenschutz! Da Sie im Kundenmanagement personenbezogene Daten sammeln, müssen Sie diese entsprechend schützen. Das gilt auch für sämtliche Mitarbeiter.
Kundenbindung leicht gemacht
Wenn Sie eine ordentliche Grundlage geschaffen haben, wird das Ihrer Kundenbindung zugutekommen. Bekanntlich ist die Akquise neuer Kunden wesentlich aufwändiger und teurer, als einen Stammkunden zu halten. Es lohnt sich daher enorm, Zeit in die Kundenbindung zu investieren.
Geben Sie Ihren Kunden das Gefühl, dass sie Ihnen wichtig sind. Zum Beispiel, indem Sie nach einem ausgeführten Auftrag noch einmal beim Kunden nachfragen, ob alles zu seiner Zufriedenheit gelaufen ist.
Daraus können auch durchaus weitere Aufträge entstehen. Wer nach einem Verkauf zusätzlich Beratungen anbietet oder mit einem Newsletter per Mail Tipps und Tricks zur Nutzung eines Produktes liefert, bleibt den Kunden langfristig im Gedächtnis. Auch Notizen über die Geburtstage wichtiger Kunden oder anstehende Hochzeiten helfen Ihnen dabei, den persönlichen Kontakt zu pflegen.
Auch wenn die Kommunikation mit einzelnen Kunden mal schwierig wird und Sie die längerfristige Zusammenarbeit gefährdet sehen, ist eine durchdachte Lösung für die Kundenverwaltung Gold wert. Mit ihr können die Servicemitarbeiter Ihres Unternehmens auf individuelle Belange jederzeit reagieren und die Wogen glätten.
MeinBüro erleichtert deshalb die Kommunikation mit bestehenden Kunden. Sie hinterlegen freie Gesprächsnotizen oder erstellen auf den einzelnen Kontakt zugeschnittene E-Mail- und Dokumentvorlagen (z.B. Briefe, Angebote, Rechnungen – damit Sie auf die persönlichen Bedürfnisse der Kunden individuell eingehen können.
Nutzer des CRM-Moduls bleiben auch bei Ihren Interessenten immer im Bilde und kontaktieren Sie dank der Synchronisation zu Microsoft Outlook überdies direkt aus der Software heraus.
