Eine Mahnung verschicken: Die Grundlagen

Egal wie zuverlässig Sie arbeiten: Früher oder später kommen Sie leider sehr wahrscheinlich in die Situation, dass der wohlverdiente Lohn für Ihre Bemühungen auf sich warten lässt. Aus welchen Gründen auch immer, wenn ein Kunde nicht zahlt, und die Mittel der freundlichen Kommunikation sowie ein faires Zahlungsziel nicht ausreichen, müssen Sie eine Mahnung verschicken. Was Sie dabei beachten sollten, wollen wir mit diesem Beitrag aufzeigen:

Gleich eine Mahnung verschicken oder erst mal eine Zahlungserinnerung?

Manchmal werden von Unternehmen zunächst „Zahlungserinnerungen“ verschickt. Dahinter verbirgt sich aber nichts anderes als eine Mahnung. Lediglich die gewählte Bezeichnung lautet unterschiedlich. Wenn von einer Zahlungserinnerung die Rede ist, klingt das zunächst nach weniger Nachdruck und mehr Wohlwollen dem Kunden gegenüber. Wenn Sie also erst einmal nachsichtig auftreten wollen, können Sie Ihre Mahnschreiben auch als Zahlungserinnerung betiteln.

Rechtlich gesehen macht es aber überhaupt keinen Unterschied, wie der Titel Ihres Mahnschreibens lautet: In jedem Fall wird der Schuldner durch Ihr Anschreiben in Verzug gesetzt.

Fälligkeit und Verzug

Vor dem Zahlungsverzug steht aber erst die Fälligkeit Ihrer Rechnungsbeträge. Nach § 271 BGB sind diese grundsätzlich sofort nach erbrachter Lieferung oder Leistung fällig, in bestimmten Fällen sogar unabhängig vom Eingang der Rechnung beim Kunden.

Im Geschäftsalltag findet sich auf vielen Rechnungen ein davon abweichendes Zahlungsziel, z. B. 14 Tage nach Erhalt der Rechnung. In diesem Fall verschiebt sich die Fälligkeit logischerweise entsprechend.

Damit Sie Ihre Ansprüche gegenüber säumigen Kunden wirklich geltend machen können, wenn die Fälligkeit Ihrer Rechnung überschritten wurde, müssen Sie die Schuldner in Zahlungsverzug setzen. Das Erreichen Sie nach § 286 BGB durch eine Mahnung.

Mahnen in drei Stufen?

Das teilweise noch praktizierte, langwierige Verfahren, bestehend aus einer ersten „Zahlungserinnerung“ sowie darauffolgenden Mahnungen in drei Stufen, ist dabei ziemlich irreführend. Der rechtlichen Grundlage entsprechend reicht allerhöchstens eine einzige Mahnung, um den Zahlungsverzug eines Kunden zu erreichen.

In vielen Fällen können Sie sogar gänzlich auf eine Mahnung verzichten. Geschäftskunden kommen innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit einer erhaltenen Rechnung automatisch in Zahlungsverzug. Bei Privatkunden greift diese Verzugsautomatik nur, wenn Sie in Ihrer Rechnung auch darauf hingewiesen haben.

Das sollte eine Mahnung enthalten

Auch bei der Form Ihrer Mahnungen sind Sie freier als man vielleicht meinen möchte. Pflichtangaben wie bei einer Rechnung gibt es nicht. Und wie gesagt ist es egal, ob Sie das Schreiben „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ nennen.

Theoretisch können Sie eine Mahnung sogar mündlich aussprechen, aber das würde Ihre Beweisführung sehr schwierig gestaltet, sollte es zum gerichtlichen Mahnverfahren kommen.

Um solche Schwierigkeiten zu umgehen, sollten Sie unbedingt eine schriftliche Mahnung verschicken, die folgende Angaben enthält:

• die betreffende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
• die Kundennummer
• das Fälligkeitsdatum
• den offenen Rechnungsbetrag
• einen Hinweis auf den fehlenden Zahlungseingang
• einen Hinweis auf den Eintritt des Zahlungsverzugs

Was sind die Folgen einer Mahnung?

Sollte ein Schuldner durch Ihre Mahnung oder automatisch in Zahlungsverzug geraten, dürfen Sie Verzugszinsen berechnen. Außerdem dürfen Sie für Ihren Mehraufwand Mahngebühren in Rechnung stellen.