„Sicherung+“: Automatische Datensicherungen

Das Zusatzmodul Sicherung+ sichert Ihre Geschäftsdaten fortlaufend ohne Ihr Zutun. Sie brauchen nur einmal das Backup-Intervall festzulegen. Dabei haben Sie die Wahl, ob das Backup auf einem lokalen Datenträger oder in verschlüsselter Form im mehrfach abgesicherten Buhl-Rechenzentrum gespeichert wird. Falls erforderlich können Sie Ihre komplette Arbeitsumgebung sowie alle Stamm- und Vorgangsdaten innerhalb kürzester Zeit aus der Cloud wiederherstellen.

Wenn das Zusatzmodul “Sicherung+” aktiviert ist, starten Sie die „Automatische Cloud-Datensicherung“ über das „Datei“-Menü:

Das Dialogfenster “Automatische Datensicherung” bietet Ihnen folgende Einstellmöglichkeiten:

• Um die Backup-Automatik einzuschalten, setzen Sie ein Häkchen vor der Option (1) “automatische Datensicherung aktivieren”.
• Im Abschnitt (2) “Datensicherungsintervall” legen Sie die Backup-Frequenz fest. Dabei können Sie jeweils Tag und Uhrzeit auswählen. Oder Sie legen fest, dass das Programm die automatische Datensicherung bei jedem Beenden von MeinBüro startet. In diesem Fall werden Sie beim Schließen des Programms gefragt, ob die automatische Datensicherung ausgeführt werden soll. Falls erforderlich können Sie den Vorgang ausnahmsweise also auch einmal unterbinden.
  Bitte beachten Sie: Eine automatische Datensicherung ist auch während des laufenden MeinBüro-Betriebs möglich. Die regelmäßigen Backup-Termine müssen also nicht unbedingt nachts oder am Wochenende liegen.
• Im Abschnitt (3) “Datenumfang” legen Sie fest, ob auch die (Artikel-)Zeichnungen automatisch gesichert werden sollen. Die MeinBüro-Datenbank, das Rechnungs- und Dokumenten-Archiv werden obligatorisch gespeichert.
• Unter (4) “Sicherungsort” steht Ihnen neben einem lokalen Datensicherungspfad (auf Ihrem Computer) auch der Cloudspeicher im Buhl-Rechenzentrum zur Verfügung. Wichtig:
  • Wenn Sie als Sicherungsort das “Buhl Rechenzentrum” wählen, muss Ihr Computer zum Backup-Zeitpunkt mit dem Internet verbunden sein. Bei der ersten Datensicherung müssen Sie außerdem einmalig Ihre MeinBüro-Anmeldedaten eingeben sowie einer „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ (AVV) zustimmen. Die AVV-Pflicht ergibt sich aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
  • Falls Sie sich für die lokale Datensicherung entscheiden, muss die Hardware zum Zeitpunkt der Sicherung angeschlossen und eingeschaltet sein. Dazu zählen der Computer (bzw. der Netzwerk-Server) sowie der Datenträger, auf dem die Daten gespeichert werden sollen.

• Wenn Sie ein Häkchen vor der Option (5) “Protokoll” setzen, legt MeinBüro nach jedem automatischen Backup ein Datensicherungs-Protokoll an. Den voreingestellten Protokoll-Speicherpfad können Sie bei Bedarf anpassen.
• Per Mausklick auf die Schaltfläche (6) “Historie öffnen” haben Sie Zugriff auf die “Historie der Datensicherungen”. Die Aufstellung enthält eine chronologisch sortierte Liste aller automatischen Backups. Außerdem finden Sie im Protokoll Informationen zu jedem einzelnen Sicherungsvorgang mit Hinweisen auf eventuelle Fehler:
  

Ganz gleich, welchen Speicherort Sie gewählt haben: Nach Abschluss der automatischen Datensicherung erscheint ein Hinweis, der Sie über den Erfolg des Backup-Vorgangs informiert:

„Dokumente+“: Professionelles Dokumenten-Management

Mit der Dokumenten-Verwaltung von MeinBüro können Sie Dateien beliebiger Formate und Größe sicher ablegen und verwalten. Die neue Dokumenten-Datenbank erleichtert zudem das Einhalten der GoBD- und DSGVO-Vorschriften.

Die neue Dokumenten-Verwaltung ist Teil des MeinBüro-Zusatzmoduls „Dokumente+“. Alle internen und externen Dokumente werden in einer separaten Dokumenten-Datenbank sicher abgelegt. Bevor Sie das neue Dokumentenmanagement nutzen, haben Sie die Möglichkeit, die bisher über das Windows-Dateisystem in MeinBüro eingebundenen Dokumente zu importieren. Das Zusatzmodul ersetzt die klassische Dokumentenablage vollständig.

Bitte beachten Sie:

• Aus technischen Gründen kann das Modul „Dokumente+“ nicht vorab getestet werden.
• Die beim Start des Moduls „Dokumente+“ bereits vorhandenen Dokumente werden gesichert.
• Dokumente, die Sie im neuen Modul anlegen, lassen sich jederzeit exportieren, nicht jedoch zurück in die alte Struktur überführen.

So funktioniert das Dokumenten-Management

Die wichtigsten Features im Überblick:

Die wichtigsten Features im Überblick:

• Jedes Dokument hat intern eine eindeutige, unverwechselbare Dokumenten-Nummer.
• Jedem Dokument sind eine Reihe von Metadaten zugeordnet (z. B. Dokumentendatum, Dokumententyp, Sachbearbeiter). Über diese Beschreibungen greifen Sie auch bei großen Datenbeständen schnell auf einzelne Dokumente zu.
• Die Dokumenten-Datenbank ist gegen unbefugte Zugriffe gesichert. Die Zugriffsrechte und verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten lassen sich über die Dokumenten-Benutzerrechte gezielt festlegen.
• Die Dokumenten-Ablage befüllen Sie ganz bequem per Ziehen & Ablegen. Sie können sowohl einzelne als auch mehrere Dateien auf einen Schlag hinzufügen.
• Eine komfortable Scanner-Schnittstelle ermöglicht die Aufnahme von Papierbelegen in die Dokumentenablage.
• Aktuell bearbeitete Dokumente sind gesperrt: Auf diese Weise sind Fehler durch Mehrfachzugriffe ausgeschlossen.
• Die Zeitpunkte der Aufnahme und Aktualisierung von Dokumenten in die Dokumenten-Datenbank werden protokolliert.
• Jedes Dokument ist mit (mindestens) einem Vorgangs- oder Stammdatensatz der MeinBüro-Datenbank verknüpft (z. B. einem Kunden, einem Artikel oder einer Rechnung). Das ist der sogenannte “Hauptverweis”.
• Neben dem Hauptverweis lassen sich jedem Dokumenten-Datensatz weitere “Verknüpfungen” zuordnen. Auf diese Weise ist ein und dasselbe Dokument nicht nur mit einem bestimmten Kunden verknüpft, sondern auch mit dem dazugehörigen Angebot, Auftrag, Projekt und der Rechnung verknüpft. Entbehrliche Verknüpfungen können später auch wieder gelöst werden.

Alte Dokumente importieren

Nachdem Sie das Zusatzmodul  „Dokumente+“ freigeschaltet haben, werden Sie aufgefordert, Ihre “alten Dokumente” zu importieren:

Mit „Import jetzt starten“ übernehmen Sie alle externen Dokumente, die Sie in der Vergangenheit eigenhändig in MeinBüro eingebunden haben. Außerdem importiert das Programm die intern erzeugten Dokumente. Dazu zählen:

• Mahnungen,
• Vorgangsdokumente (Ausgangsrechnungen und Kassen-Bons) und
• Kassendokumente (Einlage- und Entnahmebelege, Z-Bons, Kassenberichte)

Den Import der internen und externen Dokumente erledigt das Programm vollautomatisch. Je nachdem, wie umfangreich Ihr bisheriges Dokumentenarchiv ist, kann der Vorgang eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Damit Ihr Betrieb nicht unterbrochen oder beeinträchtigt wird, erledigen Sie den Dokumenten-Import am besten nach Feierabend.

Die Ursprungsdateien werden bei der Dokumenten-Übernahme nicht gelöscht. Sie bleiben im Windows-Dateisystem weiterhin verfügbar. Sie finden die Ursprungs-Dokumente nach Abschluss des Imports im Datenverzeichnis …

C:\ProgramData\Buhl Data Service GmbH\MeinBüro\Dokumente_Alt

Die Dokumenten-Übersicht

Auf die Dokumente der Dokumenten-Verwaltung haben Sie ausschließlich über die neue Dokumenten-Datenbank Zugriff. Einen Gesamtüberblick über Ihre Dokumente finden Sie im Arbeitsbereich „Office“ – „Dokumente”:

In der Registerleiste gibt es neben dem Register “Alle” insgesamt 19 einzelne Registerkarten (= “Hauptverweise”) :

• Interessent
• Kunde
• Lieferant
• Artikel
• Artikel Bundle
• Ereignis
• Aufgabe
• Angebot
• Auftrag
• Lieferschein
• Rechnung
• Projekt
• Vertrag
• Preisanfrage
• Bestellung
• Zahlungen
• Eingangsrechnungen
• Mitarbeiter
• Sepa-Lastschriftmandat

Darin enthalten sind jeweils die Dokumente, die den betreffenden Stamm- und Vorgangs-Datensätzen zugeordnet sind. Es gibt folgende Registerkarten:

Dokumente hinzufügen

Das Dokumenten-Management des MeinBüro-Zusatzmoduls „Dokumente+“ unterscheidet zwischen …

• dem eigentlichen Dokument (z. B. einer Excel- oder PDF-Datei) und
• dem von MeinBüro angelegten Datensatz mit den Metadaten des Dokuments.

Wichtig: Bei Aufnahme einer Datei speichert MeinBüro eine Kopie des Ursprungs-Dokuments in der internen Dokumenten-Datenbank ab. Das Ursprungs-Dokument bleibt im Windows-Dateisystem zwar erhalten. Für das Dokumenten-Management von MeinBüro spielt das Ursprungs-Dokument aber keine Rolle mehr!

Die Aufnahme von Dateien in die Dokumenten-Ablage kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen:

• über die Dokumentenübersicht im Arbeitsbereich „Office“ – „Dokumente“,
• über die „Details“-Ansichten der Stamm- und Vorgangsdaten,
• über die Stammdaten-Registerkarten „Dokumente“ sowie
• über interne Vorgänge (z. B. Rechnungen, Mahnungen oder Kassen-Bons).

Dokumente aus internen Vorgängen erzeugt und archiviert MeinBüro automatisch. Die Dokumenten-Verwaltung ersetzt daher auch das bisherige MeinBüro-Rechnungsarchiv.

… in der Dokumentenübersicht

Wenn Sie im Arbeitsbereich “Office > Dokumente” ein Dokument mit “Neu F10” hinzufügen, öffnet sich das Dialogfenster “Dokument”. Dort werden die Metadaten des Dokuments angezeigt, erfasst und bearbeitet. Das Hinzufügen eines einzelnen Dokuments erledigen Sie am schnellsten per (1) Ziehen & Ablegen aus dem Windows-Explorer:

Falls Sie mit dem Ziehen und Ablegen per Maus nicht vertraut sind, klicken Sie einfach auf den blauen (2) „durchsuchen“-Link. Daraufhin öffnet sich der Windows-Dateiauswahldialog, mit dessen Hilfe Sie die gewünschte Datei auswählen und einfügen. Sie können aber auch Papierdokumente (3) „scannen“.

Anschließend können Sie im Dokument-Hauptregister unter (1) „Details“ die folgenden Metadaten eintragen oder anpassen:

• die (2) „Bezeichnung“ des Dokuments: Standardmäßig füllt MeinBüro des Feld mit dem ursprünglichen Dateinamen. Sie können die Bezeichnung aber an Ihren konkreten Informationsbedarf anpassen.
• der (3) „Hauptverweis“: Das ist der Stamm- oder Vorgangs-Datensatz, dem das Dokument zugeordnet werden soll.
• der (4) „Dokumententyp“ (z. B. Vertrag, Zahlungsbeleg, Zeugnis oder Vertrag): Die Liste der „Dokumententypen“ können Sie unter „Stammdaten“ – „Kleinstammdaten” an die Erfordernisse Ihres Betriebes anpassen.
• der (5) „Sachbearbeiter“ und
• das Feld (6) „Anmerkung“.

Darüber hinaus erfasst MeinBüro einige Metadaten automatisch. Dazu zählen der „Dateiname“, das „Dokumentendatum“ sowie das Datum der Aufnahme in die Dokumenten-Ablage („Hinzugefügt am“).

Falls Sie zusätzlich zum „Hauptverweis“ (z. B. Kunde) noch weitere Verknüpfungen manuell festlegen wollen (z. B. Verweise zu Projekten, Angeboten oder Aufträgen), klicken Sie am oberen Fensterrand auf die Registerkarte (7) „Verknüpfungen“. Dort können Sie neue Verweise anlegen und entbehrliche wieder löschen.

Angenommen, Sie wollen das ursprünglich einem Kunden zugeordnete Dokument zusätzlich manuell mit einem bestimmten Auftrag verknüpfen. Dann…

• klicken Sie auf die Schaltfläche (1) „Neu“,
• wechseln im Dialogfenster „Dokument verknüpfen“ zum Register (2) „Auftrag“,
• wählen aus der Liste der Aufträge den passenden (3) Auftragsvorgang und
• übernehmen ihn per Mausklick auf (4) „OK F11“ in die Liste der (5) Verknüpfungen:

… in den Details-Ansichten

In den „Dokumenten“-Registerkarten der „Details“-Ansichten können Sie ebenfalls einzelne oder mehrere ausgewählte Dokumente hinzufügen. „Dokumenten“-Registerkarten finden sich in den „Details“-Ansichten …

• der Stammdaten “Interessenten”, “Kunden”, “Lieferanten”, “Artikel” und “Artikel Bundles” sowie
• der Vorgangsdaten in den Bereichen “Verkauf”, “Einkauf” und “Finanzen”.

Angenommen, Sie haben von Ihrem Lieferanten PDF-Preislisten erhalten, die Sie in die Dokumenten-Datenbank aufnehmen möchten. Dann …

• wechseln Sie in den Arbeitsbereich “Stammdaten“ – „Lieferanten”,
• wählen den betreffenden Lieferanten aus,
• klicken auf die Schaltfläche „Details“ und dann
• auf die Registerkarte „Dokumente“ und
• ziehen die im Windows-Explorer markierten PDF-Dateien in den Dokumenten-Bereich:

Nachdem Sie die Dokumenten-Datensatzbeschreibungen ergänzt und bestätigt haben, erscheinen die Dateien in der Dokumenten-Liste der “Details”-Ansicht des Lieferanten-Datensatzes:

… über die Stammdaten-Register „Dokumente“

Die Inhalte der Registerkarte „Dokumente“ aus den „Details“-Ansichten finden sich in den Datensätzen der dazugehörigen Stammdaten wieder (z. B. bei Kunden, Lieferanten und Artikeln). Sie können externe Dokumente daher auch über die Registerkarte „Dokumente“ Ihrer Stammdaten-Datensätze hinzufügen, ändern oder löschen:

Das Verfahren entspricht ansonsten dem der Dokumenten-Verwaltung über die Details-Ansichten.

… über interne Vorgänge

In der Dokumenten-Ablage finden sich nicht nur manuell hinzugefügte externe Dokumente: Immer wenn ein wichtiger Vorgang ausgegeben wird, legt MeinBüro das dazugehörige Dokument automatisch in der Dokumentenablage ab. Das gilt für …

• Mahnungen,
• Vorgangsdokumente (Rechnung, Kassen-Bons) sowie
• Kassendokumente (Einlage- und Entnahmebelege, Z-Bons, Kassenberichte).

Dokumente ändern („öffnen und aktualisieren“)

Das Anzeigen und Ändern von Dokumenten ist aus allen MeinBüro-Dokumentenlisten heraus möglich. Also sowohl …

• im Arbeitsbereich „Office“ – „Dokumente“,
• im Register „Dokumente“ der „Details“-Ansichten von Stamm- und Vorgangsdaten als auch
• im Register „Dokumente“ der Stammdaten-Verwaltung.

Um den Inhalt eines Dokuments aus der Dokumenten-Datenbank anzuzeigen oder zu ändern, öffnen Sie zunächst den Datensatz des Dokuments. Das geschieht …

• per (1) Doppelklick auf den Eintrag in einer Dokumentenliste,
• per Mausklick auf die Schaltfläche (2) „Bearbeiten F11“ oder über
• (3) „Bearbeiten F11“ in den Kontextmenüs (Rechtsklick auf ein Dokument oder Mausklick auf die Schaltfläche „Weitere Funktionen F3“)

In der geöffneten Dokumenten-Maske klicken Sie anschließend auf den blauen (4) “öffnen “-Link:

Daraufhin öffnet MeinBüro das Originaldokument in der dazugehörigen Software.

Dokumenttypen in Kleinstammdaten festlegen

Wenn Sie externe Dokumente in die Dokumenten-Ablage von MeinBüro übernehmen, können Sie ihnen bestimmten „Dokumententypen“ zuordnen. Auf diese Weise greifen Sie zum Beispiel gezielt auf „Verträge“, „Kalkulationen“ oder „Zeugnisse“ zu.

Die Liste der „Dokumententypen“ lässt sich im Arbeitsbereich „Stammdaten“ – „Kleinstammdaten“ über die Buttons „Neu F2“ und „Bearbeiten F3“ ergänzen und editieren. Um die Bezeichnung eines Dokumenttyps zu bearbeiten, reicht auch ein Doppelklick auf den betreffenden Eintrag:

Über den Button “Löschen F4” können Sie entbehrliche Dokumententypen entfernen. Und mithilfe der Pfeilsymbole am oberen rechten Rand des Dialogfensters nehmen Sie bei Bedarf Einfluss auf die Reihenfolge der Listeneinträge. Besonders oft vergebene Dokumententypen erscheinen am besten ganz oben in der Liste: Bei langen Listen erspart Ihnen das beim Zuordnen der Dokumententypen häufiges Scrollen.

Das Zuordnen des Dokumententyps erledigen Sie im Dokumenten-Datensatz über das Auswahlmenü „Dokumententyp“:

Dokumenten-Benutzerrechte festlegen

Die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte der Dokumenten-Ablage lassen sich mithilfe der Mitarbeiter-Rechteverwaltung (unter „Stammdaten“ – „Mitarbeiter“ auf doppelte Weise steuern:

1. Individuelle Dokumenten-Benutzerrechte

MeinBüro unterscheidet folgende Dokumenten-Benutzerrechte:

• „Anzeigen“: Zugriff auf die Dokumentenliste im Bereich “Office > Dokumente”,
• „Neu“: Hinzufügen zusätzlicher Dokumente,
• „Bearbeiten“: Bearbeiten vorhandener Dokumente,
• „Löschen“: Entfernen vorhandener Dokumente,
• „Import“: (einmaliger) Import alter Dokumente sowie
• „Export“: Öffnen, exportieren oder E-Mail-Versand vorhandener Dokumente.

Sind alle Rechte deaktiviert, hat der betreffende Mitarbeiter gar keinen Zugriff auf den Inhalt der Dokumenten-Verwaltung.

2. Übergeordnete Benutzerrechte

Zusätzlich zur expliziten Einstellung der Dokumenten-Benutzerrechte greifen die übergeordneten Benutzerrechte:

• Angenommen, ein Mitarbeiter hat grundsätzlich das Recht, sich Dokumente anzeigen zu lassen.
• Andererseits darf er bestimmte Bereiche nicht aufrufen (z. B. „Verkauf“ – „Rechnungen“).

Dann hat er zwar Zugriff auf den Bereich „Office“ – „Dokumente“. Die Registerkarte „Rechnungen“ ist dort für ihn jedoch nicht sichtbar. Außerdem fehlen in der Registerkarte „Alle“ sämtliche Rechnungs-Dokumente.