Designer (Zusatzmodul)
Mithilfe des Vorlagen-Designers aus dem Modul Designer passen Sie die zusammen mit MeinBüro gelieferten Dokumentvorlagen bei Bedarf ganz genau an Ihre Vorstellungen und die Besonderheiten Ihres Betriebs an – vom einfachen Geschäftsbrief über Angebote und Auftragsbestätigungen bis hin zu Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen.
Standardmäßig nehmen Sie mit dem komfortablen “Briefpapier-Gestalter” nur Einfluss auf das Layout und die Standard-Informationen im Kopf- und Fußbereich von Geschäftsbriefen. Beim Modul Designer sind die Änderungsmöglichkeiten praktisch unbegrenzt. Sie finden das mächtige Design-Tool im Menü “Stammdaten” – “Vorlagen-Designer”
Versuch macht klug!
Der Funktionsumfang des Vorlagen-Designers ist riesig. Bevor Sie Änderungen an den mitgelieferten Dokumentvorlagen vornehmen, sollten Sie unbedingt ausgiebige Tests mit “Neuen Vorlagen” unternehmen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie bislang noch keine Erfahrung mit dem Erzeugen solcher Datenbank-“Reports” haben. Sie können Testdateien in beliebiger Zahl auf Grundlage bestehender Standard-Dokumente anlegen:
Keine Sorge: Falls Sie bei Ihren Experimenten aus Versehen doch einmal eine der Programmvorlagen durcheinanderbringen, ist das auch kein Beinbruch. Per Mausklick auf die Funktion “Ausgewählte Vorlage wiederherstellen” kehren Sie jederzeit wieder zum Ursprungszustand zurück.
Zusätzliche Online-Vorlagen
In unserem Onlineshop stehen komplette Vorlagen-Sets zum Download bereit, die auf die Anforderungen bestimmter Branchen und spezielle Anwenderwünsche zugeschnitten sind. Auf diese Weise sparen Sie sich das manuelle Bearbeiten der Standard-Vorlagen. Einzelheiten können Sie unter “Online-Vorlagen” nachlesen.
Text- und Grafikelemente aller Art lassen sich mit dem Vorlagen-Designer an jeder beliebigen Stelle der Seite platzieren. Die Inhalte können Sie dabei fest vorgeben oder durch Einfügen von “Variablen” mit den Inhalten Ihrer Firmen-Datenbank (z. B. Kundennamen, Adressen oder Vorgangsinformationen) oder mit Systemvariablen füllen (z. B. Datums- und Zeitangaben, Dateinamen oder Seitenzahlen). Selbst Rechenoperationen sind möglich. Standardmäßig arbeiten Sie in der “Entwurf”-Ansicht. Mithilfe der unterhalb der Menüleiste befindlichen Register können Sie aber auch jederzeit zur “Vorschau” oder zur Ansicht “Berechnungen” wechseln.
Die Seitenansicht “Entwurf” besteht neben den Titel-, Kopf- und Fußbereichen aus …
- dem “Gruppenkopf” (dorthin gehören zum Beispiel die Spaltenüberschriften von Angebots- oder Rechnungs-Positionen),
- dem “Detailbereich” (hier befinden sich üblicherweise die Inhalte der einzelnen Vorgangs-Positionen) und
- dem “Gruppenfuß” (in dem oft die Summen-Zeilen, Angaben zur Mehrwertsteuer und Zahlungsbedingungen untergebracht werden).
In allen Bereichen können unterschiedliche Elemente wie z.B. Grafiken oder Textfelder frei platziert werden. Dabei haben Sie in jedem Fall die Wahl, ob Sie feste Inhalte vorgeben oder die einzelnen Felder mit den Inhalten aus der Datenbank dynamisch füllen lassen:
In der angezeigten Bildschirmansicht eines Rechnungsentwurfs aus den Demodaten ist zum Beispiel der Begriff “Sachbearbeiter/in” als unveränderlicher Text vorgegeben, während sich hinter “Steffen Peter” in Wirklichkeit die Variable “M_EMPLOYEE_NAMECOMPLETE”(= vollständiger Mitarbeitername) verbirgt.
Mithilfe der linken Symbolleiste fügen Sie statische Feld-Inhalte ein, mit der rechten Symbolleiste dynamische: Nachdem Sie zum Beispiel auf das linke Textsymbol (“A”) geklickt haben, legen Sie durch einen zweiten Mausklick in die Entwurfsansicht fest, an welcher Stelle der Seite das Element eingefügt werden soll. Den gewünschten Text geben Sie anschließend im Eingabefeld oben links unterhalb der Symbolleiste ein. Arbeiten Sie hingegen mit den Datenbank-Variablen (z. B. dem Textsymbol “A” aus der rechten Symbolleiste), finden Sie statt des Eingabefeldes links oben unterhalb der Symbolleiste ein Auswahlmenü. Mit dessen Hilfe wählen Sie das gewünschte Datenbankfeld aus.
Kopieren statt einfügen
Anstatt neue Elemente einzufügen, können Sie vorhandene auch markieren (= anklicken) und über “Bearbeiten” – “Kopieren” (= “Strg+”) sowie “Bearbeiten” – “Einfügen” (=\<Strg+V\>) duplizieren und dann per Ziehen und Ablegen mit der Maus an die gewünschte Stelle verschieben.
Unabhängig davon, ob es sich um neue oder kopierte, statische oder dynamische Inhalte handelt, lassen sich die Eigenschaften der meisten Elemente in Farbe, Größe oder Position verändern. Durch Linien und geometrischen Formen gliedern Sie Ihre Dokumentvorlagen darüber hinaus ganz nach Belieben. Mithilfe der Registerkarte “Vorschau” schließlich können Sie sich jederzeit anzeigen lassen, welche Auswirkungen Ihre Eingaben auf die Darstellung Ihres Dokuments haben.
Alle Variablen auf einen Blick
Eine vollständige Liste aller Datenbankfelder finden Sie im Anhang zu diesem Bedienbuch.
