Dokumente+ (Zusatzmodul)

Mit der professionellen Dokumenten-Verwaltung von MeinBüro können Sie Dateien beliebiger Formate und Größe sicher ablegen und verwalten. Die neue Dokumenten-Datenbank erleichtert die Einhaltung der GoBD- und DSGVO-Vorschriften.

Die Übersicht über sämtliche Dokumente finden Sie im Arbeitsbereich “Office > Dokumente”:

Mit der professionellen Dokumenten-Verwaltung von MeinBüro können Sie Dateien beliebiger Formate und Größe sicher ablegen und verwalten. Die neue Dokumentation erleichtert die Einhaltung der GoBD- und DSGVO-Vorschriften.

Unterschiede zur klassischen Dokumentenablage

• Das Zusatzmodul Dokumente+ ersetzt die standardmäßige enthaltene Dokumentenablage vollständig
• Eine Ordnerstruktur, so wie sie mit der klassischen Dokumentenablage möglich ist, wird in die neue Dokumentendatenbank nicht übernommen.
• Alle Dokumente werden in einer separaten Dokumenten-Datenbank abgelegt und nicht mehr in einem öffentlich zugänglichen Windows-Dateipfad.
• Alle Dokumente sind nun gebündelt an einem zentralen Ort zu finden.
• Es ist möglich, nach Dokumenten zu suchen.

Funktionsweise des Dokumenten-Managements

Die wichtigsten Features im Überblick:

• Jedes Dokument hat intern eine eindeutige, unverwechselbare Dokumenten-Nummer.
• Jedem Dokument sind eine Reihe von Metadaten zugeordnet (z. B. Dokumentendatum, Dokumententyp, Sachbearbeiter). Über diese Beschreibungen greifen Sie auch bei großen Datenbeständen schnell auf einzelne Dokumente zu.
• Dokumente können exportiert oder per E-Mail verschickt werden.
• Die Dokumenten-Datenbank ist gegen unbefugte Zugriffe gesichert.
• Die Zugriffsrechte und verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten lassen sich über die Dokumenten-Benutzerrechte gezielt festlegen.
• Die Dokumenten-Ablage lässt sich ganz bequem per Ziehen & Ablegen (Drag & Drop) befüllen. Sie können sowohl einzelne als auch mehrere Dateien auf einen Schlag hinzufügen.
• Aktuell bearbeitete Dokumente sind gesperrt: Auf diese Weise sind Fehler durch Mehrfachzugriffe ausgeschlossen.
• Die Zeitpunkte der Aufnahme und Aktualisierung von Dokumenten in die Dokumenten-Datenbank werden protokolliert.
• Jedes Dokument ist mit (mindestens) einem Vorgangs- oder Stammdatensatz der MeinBüro-Datenbank verknüpft (z. B. einem Kunden, einem Artikel oder einer Rechnung). Das ist der sogenannte “Hauptverweis”.
• Neben dem Hauptverweis lassen sich jedem Dokumenten-Datensatz weitere “Verknüpfungen” zuordnen. Auf diese Weise ist ein und dasselbe Dokument nicht nur mit einem bestimmten Kunden zugeordnet, sondern auch mit dem dazugehörigen Angebot, Auftrag, Projekt und der Rechnung verknüpft. Entbehrliche Verknüpfungen können später auch wieder gelöst werden.

Bestehende Dokumente importieren

Nachdem Sie das Zusatzmodul “Dokumente+ ” freigeschaltet haben, werden Sie aufgefordert, Ihre “alten Dokumente” zu importieren:

Gemeint sind alle externen Dokumente, die Sie in der Vergangenheit eigenhändig in MeinBüro eingebunden haben. Außerdem übernimmt das Programm die intern erzeugten Dokumente aus den bisherigen Archivordnern (z. B. dem Rechnungsarchiv). Falls der Zeitpunkt unpassend ist, klicken Sie auf “Schließen” und holen den Import später nach.
Bitte beachten Sie:

• Die Aufforderung zum Dokumenten-Import erscheint bei jedem Öffnen der Dokumenten-Ansicht im Bereich “Office > Dokumente”. Dasselbe gilt, wenn Sie das Register “Dokumente” in den “Details” der Stamm- und Vorgangsdaten-Verwaltung öffnen.
• Bis zum Abschluss des Dokumenten-Imports finden Sie im Menü „Datei“ außerdem den zusätzlichen Menüpunkt “Dokumentenimport starten”. Sobald Sie Ihre “alten” Dokumente in die neue Dokumenten- Verwaltung importiert haben, verschwindet dieser Menüpunkt.
• Wichtig: Verknüpfungen zu Dateien und Ordnern werden aus Ihrer bisherigen MeinBüro-Dokumentenablage nicht in die neue Dokumenten- Datenbank übernommen.
• Den eigentlichen Dokumenten-Import erledigt das Programm vollautomatisch. Je nachdem, wie umfangreich Ihr bisheriges Dokumentenarchiv ist, kann der Vorgang eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Damit Ihr Betrieb nicht unterbrochen oder beeinträchtigt wird,
  erledigen Sie den Dokumenten-Import am besten nach Feierabend.
• Für Nutzer der Software im Netzwerk: Führen Sie den Dokumenten-Import bitte ausschließlich auf dem Server-Rechner durch und schließen Sie alle MeinBüro-Clients auf anderen Rechnern.

Per Mausklick auf “Import jetzt starten” übernimmt das Programm alle Dateien, die Sie in der Vergangenheit bereits in MeinBüro hinterlegt haben. Außerdem übernimmt die Importfunktion automatisch generierte PDF-Kopien aus dem MeinBüro-Archiv. Dazu gehören:

• Mahnungen,
• Vorgangsdokumente (Ausgangsrechnungen und Kassen-Bons) und
• Kassendokumente (Einlage- und Entnahmebelege, Z-Bons, Kassenberichte)

Die Ursprungsdateien werden dabei nicht gelöscht. Sie bleiben im Windows-Dateisystem weiterhin verfügbar. Sie finden die Ursprungs-Dokumente nach Abschluss des Imports im Datenverzeichnis „C:\ProgramData\Buhl Data Service GmbH\Mein Büro“ in zwei zusätzlichen Ordnern wieder (“Archiv_alt” und “Dokumente_alt”).

Dokumentenübersicht

Auf die Dokumente der Dokumenten-Verwaltung haben Sie ausschließlich
über die neue Dokumenten-Datenbank Zugriff. Einen Gesamtüberblick über
Ihre Dokumente finden Sie im Arbeitsbereich “Office > Dokumente”:

In der (1) Registerleiste gibt es neben dem Register “Alle” insgesamt 20 einzelne Registerkarten (= “Hauptverweise”). Darin enthalten sind jeweils die Dokumente, die den betreffenden Stamm- und Vorgangs-Datensätzen zugeordnet sind. Es gibt folgende Registerkarten:

• Interessent
• Kunde
• Lieferant
• Artikel
• Artikel Bundle
• Ereignis
• Aufgabe
• Angebot
• Auftrag
• Lieferschein
• Rechnung
• Projekt
• Vertrag
• Preisanfrage
• Bestellung
• Zahlungen
• Office
• Eingangsrechnungen
• Mitarbeiter
• Sepa-Lastschriftmandat

Praxistipps zur Dokumenten-Übersicht:

• Mithilfe der Pfeilsymbole am rechten Rand der (1) Registerleiste befördern Sie ausgeblendete Registerkarten in den sichtbaren Bereich.
• In der (2) Filterleiste am rechten Seitenrand grenzen Sie die Auswahl der gerade angezeigten Dokumente nach Suchbegriffen sowie verschiedenen Kriterien ein (z. B. Dokumenttyp, Sachbearbeiter oder Dokumentendatum).
• Über die (3) Schaltflächen “Neu F10”, “Bearbeiten F11” und “Löschen F12” fügen Sie neue Dokumente hinzu oder bearbeiten bzw. löschen vorhandene Datensätze.
• Bearbeiten können Sie die Metadaten des Dokumenten-Datensatzes auch per (4) Doppelklick auf einen Listeneintrag.
• Über die Schaltfläche (5) “Weitere Funktionen” und das (6) Kontextmenü können Sie zudem einzelne oder mehrere zuvor ausgewählte Dokumente “Exportieren” und “Per E-Mail versenden”.

Dokumente hinzufügen

Das Dokumenten-Management des MeinBüro-Zusatzmoduls “Dokumente +” unterscheidet zwischen

• dem eigentlichen Dokument (z. B. einer Excel- oder PDF-Datei) und
• dem von MeinBüro angelegten Datensatz mit den Metadaten des Dokuments.

Wichtig: Bei Aufnahme einer Datei speichert MeinBüro eine Kopie des Ursprungs-Dokuments in der internen Dokumenten-Datenbank ab. Das Ursprungs-Dokument bleibt im Windows-Dateisystem erhalten. Das Ursprungs-Dokument spielt für das Dokumenten-Management von MeinBüro keine Rolle mehr.
Die Aufnahme von Dateien in die Dokumenten-Ablage kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen:

• über die Dokumentenübersicht im Arbeitsbereich “Office > Dokumente”,
• über die “Details”-Ansichten der Stamm- und Vorgangsdaten,
• über die Stammdaten-Registerkarten “Dokumente” sowie
• über bestimmte interne Vorgänge (z. B. Rechnungen, Mahnungen oder Kassen-Bons).

Dokumente aus internen Vorgängen erzeugt und archiviert MeinBüro automatisch. Die Dokumenten-Verwaltung ersetzt damit das bisherige MeinBüro-Rechnungsarchiv.

Dokumente hinzufügen in der Dokumentenübersicht

Am einfachsten Fügen Sie ein neues Dokument hinzu, indem Sie eine Datei mit gedrückter linker Maustaste aus dem Windows-Explorer in das Dokumente-Fenster von MeinBüro ziehen („Drag and Drop“).

Anschließend können Sie im Dokument-Hauptregister unter (1) “Details” die folgenden Metadaten eintragen oder ändern:

• die (2) “Bezeichnung” des Dokuments: Standardmäßig füllt MeinBüro des Feld mit dem ursprünglichen Dateinamen. Sie können die Bezeichnung aber an Ihren konkreten Informationsbedarf anpassen.
• der (3) “Hauptverweis”: Das ist der Stamm- oder Vorgangs-Datensatz, dem das Dokument zugeordnet werden soll.
• der (4) “Dokumententyp” (z. B. Vertrag, Zahlungsbeleg, Zeugnis oder Vertrag): Die Liste der “Dokumententypen” können Sie unter “Stammdaten > Kleinstammdaten” an die Erfordernisse Ihres Betriebes anpassen.
• der (5) “Sachbearbeiter” und
• das Feld (6) “Anmerkung”.

Darüber hinaus erfasst MeinBüro einige Metadaten automatisch. Dazu zählen der “Dateiname”, das “Dokumentendatum” und das Datum der Aufnahme in die Dokumenten-Ablage (“Hinzugefügt am”).

Dokumente-Verknüpfungen

Falls Sie zusätzlich zum “Hauptverweis” (z. B. Kunde) noch weitere Verknüpfungen manuell festlegen wollen (z. B. Verweise zu Projekten, Angeboten oder Aufträgen), klicken Sie am oberen Fensterrand auf die Registerkarte (7) “Verknüpfungen”. Dort können Sie neue Verweise anlegen und entbehrliche wieder löschen.

Angenommen, Sie wollen das ursprünglich einem Kunden zugeordnete Dokument zusätzlich mit einem bestimmten Auftrag verknüpfen. Dann…

• klicken Sie auf die Schaltfläche (1) “Neu”,
• wechseln im Dialogfenster “Dokument verknüpfen” zum Register (2) “Auftrag”,
• wählen aus der Liste der Aufträge den passenden (3) Auftrag aus und
• übernehmen ihn per Mausklick auf (4) “OK F11” in die Liste der Verknüpfungen

Praxistipp:
Sie können auch gleich mehrere Dokumente in die Dokumenten-Übersicht einfügen. Um mehr als eine Datei in die MeinBüro-Datenverwaltung aufzunehmen

• markieren Sie im Windows-Explorer die Dokumente, die übernommen werden sollen,
• ziehen die markierten Dateien bei festgehaltener linker Maustaste in die Dokumenten-Liste und lassen sie dort fallen:

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie bestimmen können, ob Sie

• (1) für jedes der Dokumente denselben Hauptverweis, Dokumententyp usw. übernehmen möchten, oder
• (2) diese Informationen für jedes Dokument einzeln vergeben möchten. Dieser Vorgang wiederholt sich, bis alle ausgewählten Dateien in die Dokumenten- Verwaltung aufgenommen sind.

Die Dokumenten-Übersicht verschafft Ihnen einen guten Überblick über den Inhalt der Dokumenten-Datenbank. Selbstverständlich können Sie hier auch neue externe Dokumente hinzufügen. Praktischer und meist schneller erledigen Sie das Aufnehmen neuer Dateien in den “Dokumente”- Registerkarten der “Details”-Ansichten Ihrer Stamm- und Vorgangsdaten:

Dokumente hinzufügen in den Details-Ansichten

In den “Dokumenten”-Registerkarten der “Details”-Ansichten können Sie ebenfalls einzelne oder mehrere ausgewählte Dokumente hinzufügen. “Dokumenten”-Registerkarten finden sich in den “Details”-Ansichten

• der Stammdaten “Interessenten”, “Kunden”, “Lieferanten”, “Artikel” und “Artikel Bundles” sowie
• der Vorgangsdaten in den Bereichen “Verkauf”, “Einkauf” und “Finanzen”.

Angenommen, Sie haben einige Bilder auf der Baustelle Ihres Kunden geschossen und möchten
diese im dazugehörigen Auftrag speichern. Dann

• wechseln Sie in den Arbeitsbereich “Verkauf > Aufträge”,
• wählen den betreffenden Auftrag aus,
• klicken auf die Schaltfläche “Details” und dann
• auf die Registerkarte “Dokumente” und
• ziehen die im Windows-Explorer markierten Dateien in den Dokumenten-Bereich:

Anschließend erscheinen die Dateien in der Dokumenten-Liste der “Details”-
Ansicht des Auftrags:

Praxistipp: Falls Sie mit dem Ziehen und Ablegen per Maus nicht vertraut sind,

• klicken Sie auf die Schaltfläche “Neu F10”,
• dann auf den blauen “durchsuchen”-Link und
• übernehmen die gewünschten Dateien nacheinander aus dem Dateiauswahl-Dialog.

Dokumente hinzufügen über die Stammdaten-Register “Dokumente”

Die Inhalte der Registerkarte “Dokumente” aus den “Details”-Ansichten finden sich in den Datensätzen der dazugehörigen Stammdaten wieder (z. B. bei Kunden, Lieferanten und Artikeln). Sie können externe Dokumente daher auch über die Registerkarte “Dokumente” Ihrer Stammdaten-Datensätze hinzufügen, ändern oder löschen:

Das Verfahren entspricht dem der Dokumenten-Verwaltung über die Details-Ansichten.

Dokumente hinzufügen über interne Vorgänge

In der Dokumenten-Ablage finden sich nicht nur manuell hinzugefügte externe Dokumente: Immer, wenn ein wichtiger Vorgang ausgegeben wird, legt MeinBüro das dazugehörige Dokument automatisch in der Dokumentenablage ab. Das gilt für

• Mahnungen,
• Vorgangsdokumente (Rechnungen, Kassen-Bons) sowie
• Kassendokumente (Einlage- und Entnahmebelege, Z-Bons, Kassenberichte).

Das neue Dokumenten-Management ersetzt das bisherige externe “Rechnungsarchiv”. Außer der “Bezeichnung”, dem “Sachbearbeiter” und dem Feld “Anmerkungen” lassen sich die Metadaten interner Dokumente daher nicht ändern:

Dokumente einscannen

In vielen Stammdaten-Eingabemasken und Vorgangs-Detailansichten finden Sie im Reiter „Dokumente“ eine unscheinbare, aber ausgesprochen nützliche Scan-Funktion, die Sie per Rechtsklick aufrufen können. Mit deren Hilfe digitalisieren und speichern Sie Papier-Unterlagen blitzschnell im PDF-Format. Nach einem Klick auf „Dokument scannen“ öffnet sich das Dialogfenster Ihres Scanners, in dem Sie den Scan-Vorgang starten.

Wichtig: Damit Sie einen „Scanner auswählen“ können, muss auf Ihrem Arbeitsplatz-Computer ein lokaler Scanner-Treiber installiert sein. Bei Multifunktionsgeräten installieren Sie bestenfalls neben dem Multifunktionstreiber auch den spezifischen Treiber für das Scanner-Modul. Hilfe dazu kann Ihnen Ihr Druckerhersteller geben.

Dokumente anzeigen oder ändern

Das Anzeigen und Ändern von Dokumenten ist aus allen MeinBüro-Dokumentenlisten
heraus möglich. Also sowohl …

• im Arbeitsbereich “Office > Dokumente”,
• im Register “Dokumente” der “Details”-Ansichten von Stamm- und Vorgangsdaten als auch
• im Register “Dokumente” eines Datensatzes

Um den Inhalt eines Dokuments aus der Dokumenten-Datenbank anzuzeigen oder zu ändern, klicken Sie auf den Dateinamen, der blau und unterstrichen angezeigt wird. Daraufhin öffnet MeinBüro das Originaldokument in der dazugehörigen Software.

Bitte beachten Sie: Mit dem Zusatzmodul “Dokumente+” lassen sich Dokumente aller Formate und Größe verwalten. Damit ein bestimmter Dokumententyp angezeigt und ggf. bearbeitet werden kann, muss aber auch die passende Software auf Ihrem Computer installiert sein.

Beispiel: Um eine XLS(X)-Datei öffnen oder bearbeiten zu können, ist Microsoft Excel oder ein vergleichbares Tabellenkalkulationsprogramm erforderlich. Um PDF-Dateien betrachten zu können, brauchen Sie den Acrobat Reader oder eine andere Lese-Software für PDF-Dokumente.
Nachdem Sie die Änderung abgeschlossen und das Originaldokument gespeichert und geschlossen haben, fragt MeinBüro daraufhin sicherheitshalber nach, ob die Änderungen übernommen werden sollen:
Mit “Ja” bestätigen Sie die Abfrage. Falls Sie sich ein Dokument nur anzeigen lassen und ohne Änderungen wieder schließen wollen, klicken Sie auf „Nein“.

Dokumenttypen in Kleinstammdaten festlegen

Wenn Sie externe Dokumente in die Dokumenten-Ablage von MeinBüro übernehmen, können Sie ihnen bestimmten “Dokumententypen” zuordnen.
Auf diese Weise greifen Sie zum Beispiel gezielt auf “Verträge”, “Kalkulationen” oder “Zeugnisse” zu.
Die Liste der “Dokumententypen” lässt sich im Arbeitsbereich “Stammdaten > Kleinstammdaten” über die Buttons “Neu F2” und “Bearbeiten F3″ergänzen und editieren.
Um die Bezeichnung eines Dokumenttyps zu bearbeiten, reicht auch ein Doppelklick auf den betreffenden Eintrag:

Über den Button “Löschen F4” können Sie entbehrliche Dokumententypen entfernen. Und mithilfe der Pfeilsymbole am oberen rechten Rand des Dialogfensters nehmen Sie bei Bedarf Einfluss auf die Reihenfolge der Listeneinträge. Besonders oft vergebene Dokumententypen erscheinen am besten ganz oben in der Liste: Bei langen Listen erspart Ihnen das beim
Zuordnen der Dokumententypen häufiges Scrollen. Das Zuordnen des Dokumententyps erledigen Sie im Dokumenten-Datensatz über das Auswahlmenü “Dokumententyp”:

Praxistipp: Per Mausklick auf das Zahnrad-Symbol am rechten Rand des Auswahlmenüs öffnen Sie bei Bedarf das Kleinstammdaten-Dialogfenster. Dort gelangen Sie in dasselbe Menü, wie oben unter „Stammdaten > Kleinstammdaten > Dokumententypen“ beschrieben.

Dokumente exportieren

Möchten Sie ein oder mehrere Dokumente aus der MeinBüro-Dokumentendatenbank exportieren, um diese außerhalb des Programms zu nutzen, ist dies über einen Rechtsklick auf ein entsprechendes Dokument möglich:

Klicken Sie auf „Exportieren“, erstellt MeinBüro einen temporären Ordner, in dem Ihre Datei zu finden ist. Von dort aus können Sie die Datei an einen Ort Ihrer Wahl auf Ihrem Computer verschieben. Schließen Sie das Explorer-Fenster, bevor Sie das exportierte Dokument verschoben oder über das Kontextmenü kopiert haben, ist der Export erneut zu starten.

Dokumente per E-Mail versenden

Möchten Sie ein oder mehrere Dokumente aus der MeinBüro-Dokumentendatenbank per E-Mail versenden, ist dies über einen Rechtsklick auf ein entsprechendes Dokument möglich:

Wichtig: Hierfür muss ein E-Mail-Programm wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird auf Ihrem Computer installiert und eingerichtet sein.
Ist Ihr E-Mail-Programm bereits mit einer aktiven E-Mail und einer angehängten Datei geöffnet, kann keine weitere Datei mittels „Drag & Drop“ hinzugefügt werden.

Rechteverwaltung

Die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte der Dokumenten-Ablage lassen sich mithilfe der Mitarbeiter-Rechteverwaltung auf doppelte Weise steuern:

Dokumenten-Benutzerrechte

MeinBüro unterscheidet folgende Dokumenten-Benutzerrechte:

• “Anzeigen”: Zugriff auf die Dokumentenliste im Bereich “Office > Dokumente”,
• “Neu”: Hinzufügen zusätzlicher Dokumente,
• “Bearbeiten”: Bearbeiten vorhandener Dokumente,
• “Löschen”: Entfernen vorhandener Dokumente,
• “Import”: (einmaliger) Import alter Dokumente sowie
• “Export”: Öffnen, Exportieren oder E-Mail-Versand vorhandener Dokumente.

Sind alle Rechte deaktiviert, hat der betreffende Mitarbeiter gar keinen Zugriff auf den Inhalt der Dokumenten-Verwaltung.

Übergeordnete Benutzerrechte

Zusätzlich zur expliziten Einstellung der Dokumenten-Benutzerrechte greifen
die übergeordneten Benutzerrechte:

• Angenommen, ein Mitarbeiter darf bestimmte Bereiche nicht aufrufen (z. B. “Verkauf > Rechnungen”).
• Andererseits hat er das Recht, sich Dokumente anzeigen zu lassen.

Dann hat er zwar Zugriff auf den Bereich “Office > Dokumente”. Die Registerkarte “Rechnungen” ist dort für ihn jedoch nicht sichtbar. Außerdem fehlen alle Rechnungs-Dokumente in der Registerkarte „Alle“.