E-Mails sind aus heutigen Büros nicht mehr wegzudenken. Viele Geschäftsbriefe werden heutzutage bereits elektronisch übermittelt. Mit MeinBüro verbinden Sie die Vorteile klassischer Korrespondenz mit denen der modernen Informationstechnologie, indem Sie Ihre optisch ansprechenden und mit allen Informationen versehenen Dokumente per E-Mailanhang an Ihre Geschäftspartner übermitteln. Dabei bedient sich das Programm des universellen → PDF-Formats. PDF-Dateien können auf praktisch jedem Computer geöffnet werden, sie sehen überall gleich aus und stellen keine Sicherheitsbedrohung dar.
Sofern Sie mit → MS Outlook oder einem anderen MAPI-fähigen E-Mailprogramm arbeiten, verwandeln Sie Ihr Schreiben über das E-Mailsymbol ohne Umweg in eine neue E-Mail, in der das PDF-Dokument bereits als Dateianhang eingefügt ist. Den vom Programm vorgeschlagenen Namen der PDF-Datei im E-Mailanhang können Sie bei Bedarf ändern:
Den E-Mail-Text, den das Programm beim Versand von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und anderen Vorgängen standardmäßig eintragen soll, können Sie unter “Stammdaten” – “Kleinstammdaten” – “Textbausteine” in der betreffenden Vorgangsart (z. B. “Rechnungen”) im Register “E-Mail Text” festlegen:
Sollten Sie im Einzelfall eine andere Formulierung bevorzugen, ändern Sie die Vorgabe einfach von Hand.
Praxistipp: Falls Ihr E-Mailprogramm nicht MAPI-fähig ist oder aus einem anderen Grund nicht von MeinBüro unterstützt wird, erzeugen Sie zunächst eine PDF-Datei und machen daraus anschließend mithilfe Ihres E-Mailprogramms manuell einen E-Mail-Anhang.
Je nach Windows-Version und eingesetztem E-Mailprogramm kann es bei der Standardkonfiguration von MeinBüro Probleme mit dem E-Mailversand geben. In dem Fall gibt das Programm eine Fehlermeldung aus. Unter “Datei” – “Einstellungen” – “Allgemein” – “Sonstiges” haben Sie dann die Möglichkeit, ein anderes “E-Mail-Programm” auszuwählen:
