Mahnung

Zahlungserinnerungen und Mahnungen gehören zu den kaufmännischen Gepflogenheiten, die sinnvoll und üblich, aber rechtlich nicht mehr in jedem Fall erforderlich sind. Ob Sie zuerst eine Zahlungserinnerung und dann noch ein, zwei oder drei “richtige” Mahnungen an Ihre Kundschaft schicken, steht Ihnen völlig frei. Laut Gesetz gerät der “Schuldner einer Geldforderung” grundsätzlich spätestens “30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung” in Verzug. Geschäftsleute müssen Sie auf diese Verzugsautomatik noch nicht einmal eigens hinweisen! Im Verzugsfall können Sie theoretisch sofort das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Da die drei bis vier klassischen Mahnstufen in vielen Branchen noch zum guten Ton gehören, werden sie von MeinBüro selbstverständlich unterstützt. Standardmäßig funktioniert das so:

• Sofort nach Ablauf des vereinbarten Zahlungsziels (also z. B. 30 Tage nach dem Rechnungsdatum) wird eine Rechnung in der Rechnungsübersicht mit einem roten Punkt als “überfällig” gekennzeichnet.
• Weitere sieben Tage später ist eine “Mahnung fällig”. Die wird – inklusive Mahngebühren – automatisch vom Programm erzeugt und unter “Finanzen” – “Mahnungen” abgelegt. In der ersten Mahnstufe handelt es sich noch um eine “Zahlungserinnerung”.
• Hat ein offener Posten nach weiteren sieben Tagen noch nicht die Kennzeichnung “Zahlung erfolgt”, ist die erste Mahnung fällig, weitere sieben Tage später folgt die zweite und schließlich die “letzte Mahnung”.