Online-Poststelle
MeinBüro macht Ihrer Geschäftskorrespondenz Beine: Im “Office”-Bereich finden Sie die innovative “Online-Poststelle”, mit deren Hilfe Sie Ihre Geschäftspost ganz bequem via Internet zu versenden:
- Das Programm enthält eine Schnittstelle zum Online-Service iofactory / myebilling.de, der Ihnen auf Wunsch das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und die Einlieferung Ihrer Papierkorrespondenz bei der Post abnimmt! Ob Sie Ihre Schreiben als normale Briefe oder mit speziellen Einschreibe Optionen verschicken, bleibt dabei Ihnen überlassen. Neben dem ein oder beidseitigen Schwarz-Weiß-Druck sind auch farbige Ausdrucke möglich.
- Zusätzlich zu den üblichen Portokosten fallen dafür nur vergleichsweise geringe Gebühren an: Einen einseitigen Standard-Geschäftsbrief bringen Sie zum Beispiel schon ab 0,27 Euro inkl. MwSt. (plus 0,80 Euro Porto) auf den Weg zum Kunden!
- Günstige SMS- und Fax-Sendungen sind ebenfalls möglich.
Weiteres Highlight: Bei Bedarf lassen Sie Ihre elektronischen Rechnungen in der Online-Poststelle digital signieren. Vorteil: Bei Geschäftskunden ist dadurch der Vorsteuerabzug gesichert und es kann später keine Probleme mit dem Finanzamt geben.
Um Ihre virtuelle Poststelle nutzen zu können, melden Sie sich per Mausklick auf den blau hinterlegten Link “Jetzt registrieren, kostenlos und unverbindlich” beim Hamburger Versand-Dienstleister “IO Factory” an. Nachdem Sie Ihre Registrierung per E-Mail bestätigt haben, klicken Sie in MeinBüro unter “Office” – “Online-Poststelle” auf die Schaltfläche “Einstellungen Online-Poststelle F2” und tragen Ihren Benutzernamen und das Passwort ein:
Online-Poststelle vs. Internetmarke
Über die Online-Poststelle können Sie auch auf das E-Porto der Post, die sogenannte → Internetmarke zugreifen. Sie bekommen Ihr Guthaben angezeigt, können Ihre Ausgangspost frankieren und bei Bedarf Internetmarken direkt aus dem Programm heraus nachkaufen.
Wichtig: Online-Poststelle und Internetmarke sind zwei verschiedene Dienstleistungen. Die beiden Zugänge werden über die Schaltfläche “Einstellungen Online-Poststelle F2” (oder über das Menü “Stammdaten” – “Einstellungen” – “Online-Poststelle”) eingerichtet. Sie können die Dienste völlig unabhängig voneinander nutzen.
Im Einstellungen-Dialog der Online-Poststelle legen Sie außerdem fest, ob Sie den Dienst auch zum Versenden von Fax-Nachrichten verwenden wollen. Anschließend lassen sich die vielseitigen Funktionen des innovativen Nachrichtenversands auf ganz verschiedenen Wegen nutzen:
- Direkt aus Ihrer Online-Poststelle im “Office”-Bereich heraus verschicken Sie beliebige MS-Word-, OpenOffice- und PDF-Dokumente als Briefe und Faxsendungen. Außerdem übermitteln Sie von dort aus bei Bedarf SMS-Kurznachrichten. Auf der Übersichtsseite Ihrer Poststelle finden Sie außerdem eine Versand-Statistik sowie ein Journal, in dem Sie auf einen Blick erkennen, wann Sie welche Nachricht an Ihre Geschäftspartner geschickt haben.
- In der Druckansicht aller Geschäfts- und Korrespondenzvorgänge (Briefe, Bestellungen, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen) finden Sie auf der rechten Seite das Symbol “Versand Online-Post”: Per Mausklick öffnen Sie ein übersichtliches Dialogfenster, in dem Sie die Druck- und Versandoptionen festlegen und das betreffende Dokument an Ihre Online-Poststelle übermitteln:
- Fax-Sendungen via Internet verschicken Sie aus der Druckvorschau heraus per Mausklick auf das “Fax …”-Symbol. Falls Sie bei Rechnungen den E-Mailversand bevorzugen, können Sie entscheiden, ob das im E-Mailanhang verschickte PDF-Dokument elektronisch signiert werden soll oder nicht. Um die elektronische Signatur kümmert sich der zertifizierte Signatur-Dienstleister IO Factory.
- SMS Mitteilungen verschicken Sie am einfachsten über Ihre Kunden-, Interessenten- und Lieferantentabellen: Dazu klicken Sie in der Liste mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Geschäftspartner, wählen über den Kontextmenü-Punkt “Kommunikation mit (Kundenname)” – “SMS schicken” die gespeicherte Mobilfunknummer, geben in dem sich öffnenden Textfeld Ihre Nachricht ein und schicken die SMS mit “OK” ab:
