Positionsart
Auf Inhalte und äußere Form einzelner Angebots- und Rechnungspositionen nehmen Sie bei Bedarf über die Positionsart gezielt Einfluss: Neben der Standardeinstellung “Artikel” bietet MeinBüro die folgenden Positionsarten:
- In zusätzlichen “Freitext”-Zeilen fügen Sie beliebige Informationen ein: So erweitern Sie zum Beispiel die Artikelbeschreibung der vorhergehenden Position um Angaben, die im Einzelfall für einen bestimmten Kunden wichtig sind.
- Mit Zwischen-“Überschriften” fassen Sie verschiedene Positionen zusammen oder setzen sie deutlich voneinander ab.
- Einfache oder doppelte “Trennlinien” verbessern Lesbarkeit und Optik Ihrer Schreiben zusätzlich.
- Mit einem manuellen “Seitenumbruch” sorgen Sie dafür, dass das Programm bei umfangreicheren Angeboten und Rechnungen den Seitenwechsel an einer inhaltlich sinnvollen Stelle vornimmt. Wie beim automatischen Seitenumbruch sorgt das Programm dafür, dass auf beiden Seiten ein Übertrag vorgenommen wird.
- Eine “Zwischensumme“ können Sie aber auch manuell an beliebigen anderen Positionen einfügen.
Bei Angeboten gibt es zusätzlich noch die Positionsart “Alternativ”: Mit deren Hilfe lassen Sie Ihren Kunden und Interessenten die Wahl zwischen verschiedenen Artikeln. Die Preise für Alternativ-Positionen gehen dabei nicht in den Angebots-Gesamtpreis ein.
Um die Eingabe der speziellen Positionsarten zu beschleunigen, können sie im Dialog “Positionen bearbeiten” bequem aus der Artikel-Auswahlliste abgerufen werden. Den Inhalt der Positionsarten “Freitext” und “Überschrift” geben Sie anschließend manuell im Feld “Beschreibung” ein.
Über das Drop-down-Menü der Spalte “Positionsart” lässt sich die Positionsart aber auch nachträglich ändern. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie aus einem Alternativangebot einen Standard-Artikel machen wollen oder umgekehrt:
Wenn Sie ein Angebot mit Alternativ- und / oder Optional-Positionen in eine Rechnung umwandeln, fragt das Programm Sie, ob diese Positionen in die Rechnung übernommen werden sollen. Falls Sie dem zustimmen, müssen Sie entbehrliche Rechnungspositionen anschließend von Hand löschen.
Positionsarten “befördern”
Wiederholt verwendete Positions-Freitexte können Sie sogar als virtuelle Artikel definieren. Sie stehen dann als Zusatzelemente in der Artikel-Auswahlliste zur Verfügung und lassen sich jederzeit per Knopfdruck abrufen. Die Liste der Positionsarten rufen Sie über “Stammdaten” – “Kleinstammdaten” – “Positionsarten” auf. Wenn Sie der Bezeichnung einer neuen Text- oder Überschrifts-Position einen Bindestrich vorweg stellen, taucht sie künftig ganz oben in Ihrer Artikelliste auf. Umgekehrt können Sie die vorhandenen Positionsart-“Artikel” dort übrigens auch deaktivieren oder umbenennen, falls Sie sich von den prominent platzierten Zusatzelementen in der Artikelliste gestört fühlen.
Und gleich noch ein Tipp: Wenn Sie für ein und denselben Artikel von vornherein unterschiedliche Angebots-, Rechnungs- und Bestelltexte verwenden möchten, stehen Ihnen unter “Stammdaten” – “Artikel” im Feld “Artikelbeschreibung” außerdem → “Vorgangsbezogene Textpassagen” zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Einfügen und Bearbeiten von Positionen finden Sie in den Kapiteln “Angebote erstellen” und “Rechnungen schreiben”
Übrigens: Hier finden Sie ein kurzes Video-Tutorial, indem Sie lernen, wie Sie Rechnungspositionen zu definieren.
