Im Mittelpunkt: Angebotspositionen erfassen

Im Mittelpunkt eines Angebots stehen die Informationen zu den angebotenen Waren und Dienstleistungen. Per Mausklick auf den blau hinterlegten Link “Hier klicken, um Artikel einzugeben”, haben Sie wiederum die Wahl, ob Sie die einzelnen Positionen …

• aus dem Artikel-Stammdaten übernehmen,
• neu angelegen und dauerhaft in den Artikel-Stammdaten speichern oder
• einmalig manuell eintragen.

Bereits vorhandene Artikel übernehmen

Sämtliche Artikel, die Sie im Arbeitsbereich “Stammdaten” – “Artikel” bereits in Ihren Artikelstamm erfasst haben, können Sie im Handumdrehen in Ihre Angebote übernehmen. Dazu klicken Sie in das Feld “Artikel-Nr.” und wählen die gewünschte Position per Doppelklick aus der “Artikelliste”. Sofern erforderlich fügen Sie auf diese Weise bei Bedarf nach und nach alle Einzelpositionen in Ihr Angebot ein.

Um gleich mehrere Artikel auf einen Schlag aus dem Artikelstamm zu übernehmen, klicken Sie im Dialogfenster „Positionen bearbeiten“ auf die Schaltfläche “Artikel”. Daraufhin erscheint das erweiterte Dialogfenster “Artikel in Vorgang hinzufügen”:

Im Register “Stapel aus Artikelstamm” wählen Sie die gewünschten Waren oder Dienstleistungen aus, indem Sie ein Häkchen in die Auswahlbox am Zeilenanfang setzen. Außerdem können Sie gleich die Anzahl der einzelnen Artikel pro Position festlegen. Mit “Übernehmen F11” schließen Sie die Artikelauswahl ab.

Artikel neu anlegen und speichern

Falls Sie ein neues Produkt künftig häufiger verkaufen oder eine bestimmte Leistung in Zukunft regelmäßig erbringen wollen, können Sie den Artikel aber auch gleich vor Ort in Ihrer Artikel-Datenbank anlegen: Dazu …

• klicken Sie im Eingabedialog “Positionen bearbeiten” zunächst auf die Schaltfläche “Artikel”,
• dann auf “Neuen Artikel anlegen”,
• machen in den Artikel-Stammdaten die Angaben zum neuen Produkt bzw. zur Dienstleistung und
• schließen Ihre Eingaben mit “OK – F11” ab:

Anschließend können Sie den neuen Artikel sowohl in das aktuelle als auch alle künftigen Angebote übernehmen – ein Mausklick genügt.

Einmalige Position manuell eintragen

Um einen noch nicht gespeicherten Artikel von Hand zu erfassen, klicken Sie in der “Druckansicht” auf den Text “Hier klicken, um Artikel einzugeben”. Es erscheint das Dialogfenster “Positionen bearbeiten …“, in dem Sie die Positionen des Angebotes eingeben und bearbeiten können. Wenn Sie eine bereits erfasste Position nachträglich ändern wollen, klicken Sie sie in der Liste an.

Artikelstapel, Artikelsets, Positionsübernahme und Artikel Bundles

Per Mausklick auf die Schaltflächen “Artikel”, “Artikelsets“ oder “Bundles” rufen Sie den erweiterten Artikel-Eingabedialog auf (“Artikel in Vorgang hinzufügen”):

Dort stehen Ihnen die folgenden vier Stapel-Eingaben zur Verfügung:

• “Stapel aus Artikelstamm”: Hier suchen Sie die gewünschten Artikel per Mausklick aus der Artikelliste aus, wählen in der Spalte “Anzahl” die Artikelmenge aus und befördern sie mit einem weiteren Mausklick auf “Übernehmen F11” in den Vorgang:

• “Artikelsets”: Bei den praktischen (1) Artikelsets handelt es sich um die Bündelung häufig zusammen gekaufter Artikel. Anders als bei den “Artikel Bundles” erscheinen die Bestandteile von Artikelsets als einzelne Positionen im Angebot. Artikelsets sind interne Zusammenstellungen ohne eigene Artikelnummer. Um ein neues Artikelset festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche (2) “Neu”, geben dem neuen Artikelset eine aussagekräftige Bezeichnung, klicken auf “OK F11″ und fügen die Zusammenstellung per Mausklick auf „Übernehmen F11” in den aktuellen Vorgang ein:

Um ein neues Artikelset festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche (2) “Neu”, geben dem neuen Artikelset eine aussagekräftige Bezeichnung, klicken auf “OK F11″ und fügen die Zusammenstellung per Mausklick auf „Übernehmen F11” in den aktuellen Vorgang ein:

• “Positionen aus vorhandenem Vorgang übernehmen”: Anstatt bestimmte Artikelsets fest zu definieren, können Sie zuvor bereits angebotene oder verkaufte Artikelkombinationen auch direkt aus vorhandenen Vorgängen übernehmen. Dazu wählen Sie die betreffende Vorgangsart aus (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Bestellungen oder Preisanfragen) und suchen das passende Vorgangs-“Vorbild” heraus:

• Die Positionsübernahme ist im Prinzip dasselbe Verfahren wie das “Kopieren und bearbeiten” vorhandener Vorgänge. Unterschied: Sie können noch vor der Übernahme gezielt einzelne Positionen ausschließen und Mengen anpassen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Positionen aus einem Einkaufsvorgang in einen Verkaufsvorgang übernehmen (oder umgekehrt), können Sie festlegen, dass MeinBüro die Artikelbeschreibung aus den Stammdaten übernimmt. Dazu aktivieren Sie die Option „bei gegensätzlichen Vorgängen Artikelbeschreibung aus dem Stamm holen“. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass das Programm immer die passende Artikelbeschreibung verwendet.

Hintergrund: Mithilfe „“Vorgangsbezogener Textpassagen“ ordnen Sie ein und demselben Artikel je nach Vorgangsart bei Bedarf unterschiedliche Artikelbeschreibungen zu. Auf diese Weise verwenden Sie zum Beispiel in Ihren Angeboten ausführliche, werbewirksame Artikelbeschreibungen und in Ihren Rechnungen eher nüchterne Positionstexte.

• “Artikel Bundles”: Sofern das Zusatzmodul “Artikel+” freigeschaltet ist, können Sie mehrere Artikel zu Artikel Bundles zusammenfassen. Anders als bei den Artikelsets erscheint ein Bundle als einzelne Position im Angebot. Artikel Bundles werden daher unter einer separaten Artikelnummer geführt. Bei Bedarf können Sie in der Beschreibung des Artikel Bundles die enthaltenen Artikel angeben. Sie verwalten Ihre Sammelartikel im Arbeitsbereich Stammdaten” – Artikel Bundles”. Neue Bundles können Sie aber auch direkt aus dem Vorgang heraus anlegen. Dazu klicken Sie im erweiterten Artikel-Eingabedialog auf “Artikel Bundles” und dann auf die Schaltfläche “Neu”:

Daraufhin öffnet sich die Stammdaten-Eingabemaske “Artikel Bundle”, die weitgehend identisch ist mit der Artikel-Eingabemaske. Im Register “Artikel Bundles” tragen Sie die Artikelnummer, Beschreibung, Artikelart, Mengen-Einheit und Steuersatz ein:

Im Register “Enthaltene Artikel“ wählen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche “Artikel hinzufügen” die einzelnen Positionen des Bundles:

Im Register “Preis” schließlich legen Sie die Einkaufs- und Verkaufspreise des Artikel Bundles fest. Den Einkaufspreis können Sie dabei wahlweise von Hand eintragen oder automatisch aus den Einkaufspreisen der enthaltenen Artikel ermitteln lassen.

Ausführlichere Informationen zu den praktischen “Artikel Bundles” finden Sie in der Beschreibung des Zusatzmoduls „Artikel+“.

Zurück zur Angebotserstellung: Ganz gleich, ob

• Stapelübernahme,
• Artikelsets,
• Positionsübernahme oder
• Artikel Bundles:

Per Mausklick auf “Übernehmen” kehren Sie zur Angebotserstellung zurück. Dort kann jede einzelne Position gezielt nachbearbeitet werden – ganz gleich, ob sie Teil einer Stapelübernahme aus dem Artikelstamm, Teil eines Artikelsets, einer Positionsübernahme oder eines Artikel Bundles ist.

Feintuning: Positionen bearbeiten

Alle Felder im Dialogfenster „Positionen bearbeiten” lassen sich problemlos ändern. So können Sie zum Beispiel Mengen und Preise korrigieren. Sobald Sie Menge oder Anzahl eines Artikels oder auch den Listenpreis geändert haben, passt MeinBüro eventuelle Rabatte und den resultierenden Einzel- und Gesamtpreis automatisch an.

Mithilfe der farbigen Symbol-Schaltflächen oberhalb der Positionsliste …

• fügen Sie zusätzliche leere Positionszeilen ein (Plus-Symbol),
• löschen entbehrliche Positionen (“X”-Symbol),
• kopieren vorhandene Zeilen (Dokument-Symbol),
• fügen sie an beliebiger Stelle wieder ein (Zwischenablage-Symbol) und
• ändern die Reihenfolge der einzelnen Positionen über die blauen Auf- und Abwärtspfeile.

Per Mausklick auf die Schaltfläche “Spalten definieren …” schließlich fügen Sie der Übersicht bei Bedarf weitere Datenbank-Felder hinzu (zum Beispiel den Mehrwertsteuersatz). Ziehen Sie dazu die gewünschte Spaltenbezeichnung aus dem Dialogfenster “Anpassen” in die Übersichtstabelle. Um Spalten zu entfernen, ziehen Sie diese aus dem Hauptfenster hinaus, indem Sie mit der Maus auf den Spaltenkopf zeigen, die linke Maustaste festhalten und das Spaltensymbol außerhalb der Tabelle “fallen lassen”. Nachdem Sie die Tabelle entsprechend Ihren Vorstellungen geändert haben, schließen Sie das Dialogfenster “Anpassen“ mit einem Klick auf den Schließ-Button (“x”).

Differenzierte Angebote durch flexible Positionsarten

MeinBüro lässt Ihnen beim Inhalt und der Gestaltung Ihrer Angebote viel Spielraum: Denn neben der Standard-Positionsart “Artikel” können Sie den einzelnen Angebotszeilen auch spezielle Positionsarten zuordnen. Auf diese Weise …

• legen Sie beliebige Text-Zeilen an,
• sorgen in umfangreichen Angeboten durch Überschriften sowie einfache oder doppelte Trennlinien für mehr Übersicht,
• erzeugen Zwischensummen und
• fügen bei Bedarf anpassender Stelle Seitenumbrüche ein.

Das gewünschte Gestaltungs- und Funktions-Element wählen Sie ganz bequem über das Auswahlfeld “Positionsart”:

An dieser Stelle können Sie auch die Inhalte der Standard-Positionsarten an Ihre Vorstellungen anpassen – oder sie deaktivieren, falls Sie in der Praxis keine Verwendung dafür haben. In dem Fall entfernen Sie vor der betreffenden Positionsart einfach das Häkchen in der Spalte „Anzeige“

Ihre eigenhändig definierten Positionsarten stehen Ihnen anschließend in der Vorgangs-Spalte “Positionsart” jederzeit per Knopfdruck zur Verfügung.

Praktische Alternativpositionen

Während Ihnen die bisher vorgestellten Positionsarten auch bei Rechnungen zur Verfügung stehen, gibt es die Positionsart “Alternativ” nur bei Angeboten: Mit deren Hilfe lassen Sie Ihren Kunden und Interessenten die Wahl zwischen verschiedenen Artikeln. Die Preise für Alternativ-Positionen gehen dabei nicht in den Angebots-Gesamtpreis ein.

Um einen Artikel als Alternativ-Position anzubieten, klicken Sie in der Spalte “Positionsart” auf den Abwärtspfeil und wählen aus dem folgenden Drop-down-Menü die Positionsart “Alternativ”:

Beispiel: Ein Angebot mit eigener Überschrift, Zwischensumme, Trennlinien und Alternativpositionen sieht dann zum Beispiel so aus:

Optionale Angebots-Positionen

Die ebenfalls nur auf Angeboten verfügbare Positionsart „Optional“ bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Kunden zusätzlich zu den angefragten Produkten oder Dienstleistungen optionale Bestellvorschläge zu unterbreiten:

Optional-Positionen eignen sich gut, um Komplementär-Angebote zu machen: Solche Komplementär-Angebote bieten aus Kundensicht zusätzlichen Nutzen über die angefragten Artikel hinaus. Mithilfe der Optional-Positionen können Sie aber auch den Verkauf aktueller Sonderangebote, Neuheiten oder Restposten ankurbeln.

Falls Ihnen die nüchterne Bezeichnung „Optional“ zu wenig aussagekräftig erscheint, fügen Sie oberhalb optionaler Positionen erläuternde Text- und Überschrift-Zeilen ein. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie mit mehreren optionalen Zusatzpositionen arbeiten.

Wichtig: Die Angebotssumme erhöht sich durch Alternativ- und Optional-Angebote nicht!