Einfacher Import-Modus
Im nächsten Schritt des Datenimport-Assistenten sehen Sie am linken Fensterausschnitt die Feldliste der Kundentabelle von MeinBüro. Auf der rechten Seite erscheint der Inhalt Ihrer bisherigen Excel-Tabelle.
Damit die Spaltenüberschriften nicht als eigenständiger Datensatz importiert werden, setzen Sie zunächst einmal ein Häkchen vor die Option “Erste Zeile überspringen”. Nun brauchen Sie den WISO-MeinBüro-Feldern nur noch die passenden Spalten Ihrer Excel-Tabelle zuzuordnen. Dazu?
- klicken Sie zuerst auf das betreffende Feld in der Liste der “Felder in MeinBüro” am linken Rand des Dialogfensters und
- dann auf die dazugehörige Spalte in der Excel-Tabelle (“Tabelle 1”).
Die Spalte wird daraufhin grün unterlegt dargestellt. Damit ist die Feld-Zuordnung auch schon abgeschlossen.
Auf die gleiche Weise ordnen Sie nach und nach auch allen anderen Mein-Büro-Felder den passenden Spalten Ihrer bisherigen Kundentabelle zu. Sobald alle Feldzuordnungen abgeschlossen sind, starten Sie per Mausklick auf “Weiter” den eigentlichen Datenimport.
Je nach Datensatz-Anzahl und Komplexität der bisherigen Kundendatenbank kann der Importvorgang einige Minuten dauern. Zum Abschluss zeigt das Programm die Anzahl der importierten Datensätze an:
Per Mausklick auf “OK” schließen Sie den Datenimport ab.
Expertenmodus
Im Expertenmodus stehen Ihnen deutlich mehr Datenformate zur Verfügung. Außerdem können Sie zahlreiche Import-Optionen manuell einstellen. Um diese Möglichkeiten zu nutzen, klicken Sie im ersten Schritt des Importassistenten auf den blau hinterlegten Link “Der Expertenmodus unterstützt weitere Formate”.
Nachdem Sie die Importdatei ausgewählt und auf “Weiter” geklickt haben, sehen Sie am linken Fensterausschnitt wieder die Feldliste der Kundentabelle von MeinBüro und auf der rechten Seite den Inhalt Ihrer bisherigen Kunden-Datenbank. Die anschließende Feldzuordnung geht im Expertenmodus aber etwas anders vonstatten: Damit die Spaltenüberschriften nicht als eigenständiger Datensatz importiert werden, setzen Sie zunächst einmal die Vorgabe “Zeilen überspringen” auf den Wert “1”. Nun brauchen Sie den MeinBüro-Feldern nur noch die passende Spaltennummer Ihrer Excel-Tabelle zuzuordnen:
Um zum Beispiel die in Spalte “D” Ihrer Kundentabelle gespeicherten Nachnamen mit dem WISO-Mein-Büro-Feld “Nachname” zu verknüpfen …
- markieren Sie in der Feldliste am linken Fensterrand das Feld “Nachname”,
- klicken auf das grüne Plus-Symbol,
- tragen die Spaltenbezeichnung “D” ein und
- bestätigen Ihre Auswahl mit “OK”.
Auf diese Weise ordnen Sie nach und nach auch allen anderen WISO-Mein-Büro-Feldern die passenden Spalten Ihrer bisherigen Kundentabelle zu. Sobald die Feldzuordnung abgeschlossen ist, rufen Sie per Mausklick auf “Weiter” den nächsten Import-Schritt auf: Dort können Sie bei Bedarf die Datums-, Zeit- und Zahlenformate anpassen. Bei typischen Adressimporten können Sie die Voreinstellungen jedoch unbesehen übernehmen.
Import-Vorlage speichern
Bevor Sie die Datenübernahme mit einem Klick auf “Importieren” starten, sollten Sie noch einmal auf “Weiter” klicken. Denn im dritten Schritt des Import-Assistenten finden Sie die Schaltfläche “Vorlage in Datei speichern”:
Mit deren Hilfe sichern Sie Ihre bisherigen Feldzuordnungen und sonstigen Importeinstellungen. Vorteil: Falls die Datenübernahme im ersten Anlauf nicht hundertprozentig klappt, können Sie Ihre Einstellungen über die Schaltfläche “Vorlage aus Datei laden” wiederherstellen. Vorteil: Sie brauchen die Feldzuordnungen nicht von Grund auf neu vorzunehmen, sondern können sich auf die erforderlichen Korrekturen konzentrieren.
Bei komplizierteren Datenimporten lassen Sie sich am besten von einem erfahrenen Mitarbeiter, Kollegen oder Dienstleister unterstützen, der Erfahrung mit dem Im- und Export von Datenbeständen hat.
