Büroalltag bewältigen

Brief-, Fax-, SMS- und E-Mailversand, Telefonieren, Termin- und Aufgabenplanung

Angefangen beim einfachen Geschäftsbrief, Serienbriefen, Telefonaten und SMS-Kurznachrichten über die Aufgaben- und Terminüberwachung und das Informationsmanagement bis hin zur Reiseplanung unterstützt MeinBüro Sie bei sämtlichen Routine-Tätigkeiten im Büro.

Dabei stehen Ihnen im Hintergrund jederzeit die Adress- und Kontaktdaten aus den zentralen Kunden- und Lieferanten-Datenbanken zur Verfügung, die wir Ihnen im Kapitel “Arbeitsumgebung einrichten” vorgestellt haben. Dort ist auch beschrieben, wie Sie mithilfe des komfortablen Briefpapier-Gestalters von vornherein die einheitliche äußere Form Ihrer Briefe und übrigen Geschäftskorrespondenz festlegen.

Briefe schreiben

Das Schreiben eines Geschäftsbriefes ist anschließend im Handumdrehen erledigt: Um einen neuen Brief anzulegen, klicken Sie im Arbeitsbereich “Office” zunächst auf das Symbol “Briefe” und dann auf die Schaltfläche “Neu F10”. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster “Brief verfassen” in der interaktiven Druckansicht. Dort erkennen Sie auf den ersten Blick, wie das Schreiben später aussehen wird.

Die wichtigsten Eingabebereiche sind dort blau markiert (“Hier klicken, um …”). Per Mausklick rufen Sie den dazugehörigen Eingabedialog auf. Da Sie sich um die Formatierung und Platzierung der einzelnen Seitenelemente nicht zu kümmern brauchen und das aktuelle Datum vom Programm automatisch eingetragen wird, sind normalerweise nur drei Eintragungen erforderlich:

• die Empfänger-Adresse, die Sie entweder aus der Kunden- oder Lieferanten-Datenbank übernehmen (“aus den Stammdaten wählen”) oder von Hand eingeben. Wenn Sie eine neue Adresse erfassen, haben Sie zudem die Möglichkeit, diesen Datensatz gleich “in den Stammdaten zu speichern”.
• die Betreffzeile des Anschreibens und
• der eigentliche Brieftext.

Komfortable Textgestaltung

Bei der Gestaltung Ihrer Korrespondenz stehen Ihnen alle wichtigen Formatierungsmöglichkeiten eines modernen Textprogramms zur Verfügung. Die Symbolleiste des eingebauten RTF-Editors ermöglicht zum Beispiel …

• die Auswahl von Art, Größe und Farbe des Zeichensatzes,
• Hervorhebungen, Aufzählungen und Nummerierungen sowie
• flexible Einrückungen und Zeilenausrichtungen:

Außerdem können Sie mithilfe des Textprogramms beliebige Zeichenfolgen “Suchen” und “Ersetzen” (Mausklick auf das Fernglas-Symbol) sowie ganz bequem Sonderzeichen und Symbole einfügen. Sofern Sie mit Briefvorlagen arbeiten, haben Sie obendrein die Möglichkeit, sich durch Variablen (= Platzhalter für Datenbankfelder) sowie Bedingungen viel Eingabeaufwand zu sparen. Einzelheiten entnehmen Sie dem Stichwort “Textbausteine“ unter “MeinBüro von A bis Z”.

Mit “OK F11” schließen Sie Ihre Eingaben ab. Ein fertiges Schreiben sieht dann in der Druckansicht zum Beispiel so aus:

Dort stehen Ihnen alle wichtigen Eingabemöglichkeiten auf einen Blick zur Verfügung und Sie ersparen sich unter Umständen den einen oder anderen Mausklick. Vor dem Ausdruck wechseln Sie aus der Eingabemaske einfach zur Druckansicht, wo Sie das endgültige Erscheinungsbild dann noch kontrollieren können.

So erstellen Sie Turbo-Briefe

Und gleich noch zwei Tipps hinterher: Angenommen, Sie möchten einen weiteren Brief an einen Empfänger schicken, der noch nicht in Ihren Stammdaten verzeichnet ist oder Sie wollen Mitteilungen mit wiederkehrenden Inhalten erstellen, ohne dafür eigens eine Textvorlage anlegen zu wollen. Dann …

• rufen Sie Ihre Briefliste unter “Office” – “Briefe” auf,
• klicken mit der rechten Maustaste auf ein bereits vorhandenes Schreiben und
• wählen die Funktion “Kopieren und Bearbeiten F5” aus dem Kontextmenü:

Daraufhin legt das Programm unter dem aktuellen Datum einen inhaltlich identischen Brief an. Sofern noch Änderungen erforderlich sind, nehmen Sie die vor – ansonsten können Sie das Schreiben sofort ausdrucken oder auf anderem Weg an den Empfänger übermitteln.

Um Briefe an bestimmte Kunden zu verfassen, müssen Sie übrigens nicht unbedingt in den Arbeitsbereich “Office”- “Briefe” wechseln: So steht Ihnen zum Beispiel im Kontextmenü der Kunden- und Lieferanten-Datenbanken aber auch in allen Vorgangsarten (Angebote, Rechnungen und Bestellungen) der Kontextmenü-Befehl “Neuer Brief an [Kundenname]” zur Verfügung – ein einfacher Mausklick genügt – und schon öffnet sich ein vorbereiteter Brief, in dem bereits alle Adressaten-Angaben eingetragen sind.

Adressetiketten-Druck

MeinBüro bietet Ihnen eine besonders einfache und intuitive Möglichkeit, Adressetiketten zu drucken. Der Umweg über die Seriendruckfunktion von MS Word entfällt. Und so gehen Sie vor:

• Sie wechseln im Arbeitsbereich “Stammdaten” zur Interessenten-, Kunden- oder Lieferanten-Tabelle,
• markieren den Kontakt oder die Kontakte, für die ein Adressetikett gedruckt werden soll (Mehrfachauswahl wie üblich mit gedrückter STRG- oder UMSCHALT-Taste),
• klicken anschließend mit der rechten Maustaste in die farblich hervorgehobene Auswahl (oder auf “Weitere Funktionen F3”) und dann auf
• den Kontextmenübefehl “Drucken” – “Adressetikett drucken”:

Daraufhin öffnet sich ein Druckdialog, in dem Sie …

• die passende Zweckform- oder Dymo-Etikettenvorlage auswählen,
• bei bereits “angebrochenen” Etikettenbögen die Startposition des Ausdrucks bestimmen können (“Drucken beginnen ab Etikette Nr. …”) und bei Bedarf sogar
• Porto in Form von “Internetmarken” auf die einzelnen Etiketten drucken. Dabei können Sie nicht nur Standardbriefe frankieren, sondern auch alle anderen gängigen Portowerte einbinden:

Per Mausklick auf “Seitenvorschau F7” lassen Sie sich das Ergebnis Ihrer Druck-Voreinstellung am Bildschirm anzeigen, bevor Sie es zu Papier bringen. Ein fertig frankierter Etikettendruck, der an Position 3 eines Zweckform-Etikettenbogens beginnt, sieht zum Beispiel so aus:

Erst mit einem Mausklick auf das Druckersymbol am oberen rechten Seitenrand drucken Sie die Etiketten schließlich kostenpflichtig aus.

Serienbriefe an Kunden und Interessenten

Sofern auf Ihrem Computer MS Word (ab Version 2003 aufwärts) installiert ist, verschicken Sie mit MeinBüro sogar im Handumdrehen Serienbriefe an Kunden und Interessenten: Im Kontextmenü der Kunden- und Interessententabelle und im Menü “Stammdaten” finden Sie die Funktion “MS Word Seriendruck (an Kunden)”:

Damit öffnen Sie den “Seriendruck-Assistenten”: Nachdem Sie auf “Weiter” geklickt haben, wählen Sie eine Word-Serienbriefvorlage aus. Mit einem Mausklick auf “Weiter” und dann auf “Verbinden” übergeben Sie auf einen Schlag alle Datensätze an die Seriendruckverwaltung von MS Word. Falls Sie das Rundschreiben nur an einen Teil der Adressaten verschicken wollen, nehmen Sie die gewünschte Auswahl nachträglich über die Serienbrief-Funktion von MS Word vor.

Alternative Versandwege

Beim Briefversand lässt Ihnen MeinBüro völlig freie Hand. Die Versandwege auf einen Blick:

• per Post: Beim klassischen Ausdruck auf Papier haben Sie die Wahl, ob Sie auf vorhandenen eigenen Briefbögen drucken oder mit einem gestalteten Brieflayout arbeiten (die Einstellungen nehmen Sie mithilfe der Funktion “Stammdaten” – “Briefpapiergestalten” vor). Das Frankieren Ihrer Ausgangspost erledigen Sie mithilfe der “Internetmarke” in einem Aufwasch.
• per Fax: Dafür muss Ihr Computer allerdings über ein Faxmodem, einen virtuellen Fax-Druckertreiber, den Anschluss an ein Fax-Gateway oder eine vergleichbare Lösung verfügen. Die erforderlichen Anpassungen nehmen Sie unter “Datei”- “Einstellungen”- “Allgemein” auf der Registerkarte “Grundeinstellungen” vor.
• via Online-Poststelle: Mithilfe dieser Versandplattform übermitteln Sie Ihre Korrespondenz via Internet an einen Dienstleister, der Ihre Schreiben ausdruckt, kuvertiert und bei der Post einliefert. Auf diese Weise kombinieren Sieden Komfort des PC- und Internet-Zeitalters mit dem klassischen Postversand. Sendungen der Online-Poststelle können bei Bedarf auch als Fax übertragen oder sogar elektronisch signiert werden.
• als E-Mail-Anhang (wenn Sie mit MS Outlook oder einem anderen MAPI-fähigen E-Mailprogramm arbeiten) oder auch
• im PDF-Format: Das gespeicherte PDF-Dokument können Sie manuell in eine E-Mail einfügen oder auf einem Datenträger speichern, den Sie Ihrem Kunden zukommen lassen.

Die alternativen Versandwege rufen Sie per Mausklick auf das dazugehörige Symbol am rechten Fensterrand aller Druckansichten auf.