Telefonieren, SMS und E-Mails verschicken
Auf die Festnetz- und Mobilfunknummern sowie die E-Mailadressen Ihrer Geschäftspartner greifen Sie am schnellsten über die Kontextmenüs Ihrer Kontakt- und Vorgangslisten (oder die Schaltfläche “Weitere Funktionen F3“) zu:
Sofern auf Ihrem PC die Windows-“Wählhilfe” installiert ist, können Sie Telefonverbindungen gleich per Mausklick starten – ansonsten geben Sie die angezeigte Telefon- oder Handynummer manuell ein.
Wenn Sie auf den Menübefehl “E-Mail senden an [Kundenname]” klicken, öffnet sich in MS Outlook (oder einem anderen MAPI-fähigen E-Mailprogramm) eine neue E-Mail, in der bereits die richtige Adresse eingetragen ist. Auch den SMS-Versand können Sie direkt aus MeinBüro heraus starten, sofern beim betreffenden Kontakt eine Mobilfunknummer hinterlegt ist.
Der Versand von SMS-Kurznachrichten setzt voraus, dass Sie einen Zugang zur Online-Poststelle eingerichtet haben. Einzelheiten entnehmen Sie dem Kapitel “Arbeitsumgebung einrichten”.
Termine überwachen
Die Terminverwaltung von MeinBüro finden Sie unter “Office” – “Kalender”. Hier halten Sie einmalige oder regelmäßig wiederkehrende Verabredungen fest, lassen sie sich wahlweise in Tages-, Wochen- oder Monatsansichten zusammengefasst anzeigen und sich darüber vom Programm rechtzeitig an die Fälligkeit erinnern. Der Kalender ist in Optik und Handhabung sehr eng an den Outlook-Kalender angelehnt.
Darüber hinaus ist der Kalender eng mit den übrigen “Office”- Bereichen und den verschiedenen Vorgangsarten verknüpft:
- Bei Bedarf lassen Sie sich in der Kalenderansicht die erledigte Geschäftskorrespondenz anzeigen -einschließlich der für die Erstellung benötigten Zeit. Auf diese Weise rufen Sie zum Beispiel eine bestimmte Rechnung schneller auf, als sie über die Rechnungs- oder Kundenliste zu suchen.
- Sie können jedem einzelnen Vorgang den dazugehörigen Geschäftspartner zuordnen: Damit haben Sie bei Fälligkeit sofort die passenden elektronischen Kunden- oder Lieferanten-Akten am Bildschirm – Knopfdruck genügt.
- Neben einem “allgemeinen” Kalender hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, einen eigenen Kalender zuführen. Wer über die entsprechenden Rechte verfügt, kann sich die Termineintragungen anderer Benutzer am Bildschirm anzeigen lassen. Das erleichtert das Vereinbaren interner Termine.
- Bei Terminserien können Sie in jedem Einzelfall entscheiden, ob Sie Änderungen an einzelnen oder allen Eintragungen vornehmen wollen.
Übrigens: Die Kalenderansicht ermöglicht die Anzeige globaler Liefertermine. Voraussetzung:
- In der „Vorgänge”-Auswahl am linken Rand der Kalenderanzeige ist die Vorgangsart “Lieferscheine” aktiviert.
- In der „Kalender”-Auswahl am linken Rand der Kalenderanzeige ist die Option “- Allgemein -” aktiviert.
Auf diese Weise behalten Sie sämtliche bevorstehenden Liefertermine im Auge.
“Ereignisse” dokumentieren
Im Reiter “Historie” der Kunden- und Interessenten-Stammdaten zeichnet das Programm neben Vorgängen wie Briefen und Angeboten sämtliche Aufgaben, Termine und informellen “Ereignisse” auf: Dabei handelt es sich um Kommunikationsereignisse, wie zum Beispiel ein- und ausgehende E-Mails, Anrufe, Rückrufe, Mailings oder Newsletter – aber auch interne Vorgänge wie Gesprächsnotizen, Recherchen oder Bonitäts-Checks. Auf diese Weise entsteht im Handumdrehen eine lückenlose Kontaktdokumentation:
Eine Liste der für Ihren Betrieb passenden “Ereignistypen” legen Sie bei Bedarf unter “Stammdaten” – “Kleinstammdaten” an. Besonders praktisch: Neue Ereignisse, Aufgaben und Termine können Sie einzelnen Geschäftspartnern per Mausklick auf die Schaltfläche “Neu F10” direkt aus der “Details”-Ansicht heraus zuweisen. Das erspart Ihnen das umständliche Öffnen der Kunden- oder Interessenten-Eingabemaske.
Und gleich noch ein Tipp hinterher: Unter “Stammdaten” – “Meine Firma” können Sie im Abschnitt “Einstellungen” die “Historien-Einstellungen” vornehmen:
Dort legen Sie fest, ob beim Versand von E-Mails oder SMS-Nachrichten und / oder bei Ausgangstelefonaten jeweils …
- ein Historieneintrag erstellt und zur Bearbeitung geöffnet,
- ein Historieneintrag im Hintergrund angelegt oder
- kein Historieneintrag erstellt wird.
Aufgaben verwalten
Ihre laufende To-do-Liste führen Sie im Arbeitsbereich “Office” – “Aufgaben”: Das Anlegen und Bearbeiten von Aufgaben entspricht weitgehend dem von Terminen im Arbeitsbereich “Kalender”. Wenn Sie einen Erinnerungszeitpunkt festlegen, werden Sie vom Programm rechtzeitig vor dem Fälligkeitstermin auf die anstehende Aufgabe hingewiesen. Außerdem können Sie Ihre Aufgaben bestimmten “Lieferanten” und “Kunden“ zuordnen und im Register “Dokumente” mit beliebigen Dateien verknüpfen. Auf diese Weise greifen Sie bei Fälligkeit einer Aufgabe direkt auf die benötigten Kontaktinformationen und Unterlagen zu.
Im Arbeitsbereich “Angebote” können Sie über die Schaltfläche “Weitere Funktionen F3” oder das Kontextmenü (rechter Mausklick auf ein bestimmtes Angebot und dann auf den Menüpunkt “Neue Aufgabe zum Angebot erstellen”) ganz schnell und gezielt Aufgaben zu einem bestimmten Vorgang anlegen.
Notizen und Anmerkungen erfassen
Der Erfolg vieler Geschäfte steht und fällt mit kurzen, aber aussagekräftigen Notizen, Anmerkungen und Begleitinformationen zu einzelnen Vorgängen, Produkten, Personen oder Unternehmen. An vielen Stellendes Programms stellt Ihnen das Programm daher Eingabemöglichkeiten für Erinnerungsstützen, Kommentare sowie Verknüpfungen zu weiterführenden Informationen zur Verfügung.
Einfache Notiz- und Anmerkungsfelder finden Sie zum Beispiel …
- in den Kunden-, Lieferanten- und Artikeldatenbanken (jeweils auf der Haupt-Registerkarte “Adresse” oder “Artikel”),
- in sämtlichen Vorgangsarten (z. B. Angebote, Rechnungen, Bestellungen) und im Arbeitsbereich “Briefe”(jeweils im Register “Erweitert” und in den “Details” der Listenansicht),
- bei allen “Aufgaben” und “Terminen”.
Per Mausklick auf “Neu F10” legen Sie neue Notizen an. Dabei setzt MeinBüro automatisch einen Zeitstempel: Das erspart Ihnen die manuelle Eingabe des aktuellen Datums und der Uhrzeit:
Die Felder “Anmerkungen” und “Notizen“ sind unabhängig voneinander. Die in der Kunden-Karteikarte eingegebenen Anmerkungen werden also nicht in der “Details”-Ansicht “Notizen” angezeigt. Mithilfe der Kontextmenü-Option “Anmerkungen zeigen” können Sie Ihre Anmerkungen aber als zusätzliche Zeilen in den Stammdaten und Vorgangstabellenansichten einblenden:
Praktische Erinnerungsfunktion
Wenn Sie in der Kundenkarteikarte im Register “Adresse” unter dem Feld “Anmerkungen” die Option “Bei neuen Verkaufsvorgängen anzeigen” oder “Bei neuen Office-Vorgängen anzeigen” aktivieren …
… blendet das Programm beim Anlegen neuer Vorgänge ein Info-Fenster mit dem Inhalt des Anmerkungs-Feldes ein:
- Verkaufsvorgänge sind Angebote, Aufträge, Rechnungen, Briefe sowie Bestellungen.
- Office-Vorgänge sind Aufgaben, Termine, Aufwände und Wiedervorlagen.
Dokumentenmappen anlegen
So praktisch Raum für einfache Erinnerungsstützen sein mag: Früher oder später stößt er an seine Grenzen. Wer zu seinen Geschäftspartnern, zu bestimmten Vorgängen, Aufgaben und Terminen oder auch zu Kontobewegungen viele Einzelinformationen und Unterlagen im Blick behalten muss, kann sie daher im speziellen Register “Dokumente” verwalten. Dabei handelt es sich um ein ebenso einfaches wie nützliches Sammelbecken für Informationen aller Art und Formate, die nicht mit MeinBüro erstellt worden sind. Im Register “Dokumente” können Sie …
- Dokumente aller Art ablegen,
- Verknüpfungen zu Dokumenten erstellen, die an anderer Stelle gespeichert sind,
- beliebige Texte, Tabellen und Multimediadateien neu anlegen und sogar
- Papierbelege einscannen.
Wenn die Zahl der externen Dokumente im Laufe der Zeit wächst und die Übersicht in der Dokumentenmappe verloren geht, können Sie zudem “Ordner” anlegen und das Material auf diese Weise zusätzlich sortieren:
Die Handhabung des digitalen Dokumentenarchivs unterscheidet sich kaum vom Windows-Arbeitsplatz. Was kein Zufall ist: Denn die Dateien werden nicht einer separaten Datenbank verwaltet. MeinBüro bietet Ihnen an dieser Stelle vielmehr einen ausgesprochen sinnvollen und bequemen Zugriff auf das ganz normale Dateisystem Ihrer Festplatte. Dadurch befüllen Sie Ihr Dokumentenarchiv bei Bedarf sogar per “Ziehen& Ablegen”. Und das geht so:
- Sie markieren an anderer Stelle vorhandene Dokumente (zum Beispiel auf dem Windows-Arbeitsplatz oder in Ihrem E-Mailprogramm),
- halten die linke Maustaste gedrückt,
- ziehen die Datei(en)ins MeinBüro-Fenster “Dokumente” und
- lassen sie dort fallen.
Wenn Sie die rechte Maustaste verwenden, haben Sie die Wahl, ob Sie die Datei(en) kopieren, verschieben oder lediglich Verknüpfung(en) zudem oder den Ursprungsdokumenten erstellen. Weil Verknüpfungen auch mit Ordnern funktionieren, können Sie auf diese Weise ganz einfach Direkt-Links zu bereits vorhandenen Kunden-Verzeichnissen an anderen Stellen Ihrer Festplatte herstellen!
Probieren Sie es einfach aus: Durch die praktische Dokumentenablage ersetzt MeinBüro nicht nur mehrere Office- und Businessprogramme: Es erspart Ihnen auch das ständige Stöbern in den Dateiverzeichnissen Ihrer Festplatte! Endlich finden sich alle Kunden- und Auftragsdaten an einer zentralen Stelle.
“Details”-Ansicht der Kundendokumente
Über die “Details” Ansicht und / oder die Tastenkombination “STRG+D” rufen Sie die zugeordneten Dokumente direkt aus den Stammdaten und Vorgangslisten heraus auf! Auf diese Weise sparen Sie sich den Umweg über die Karteikarten-Register:
Lagepläne und Routenplaner nutzen
Die Standorte Ihrer Geschäftspartner oder den Verlauf Ihrer nächsten Geschäftsreise können Sie sich direkt aus MeinBüro heraus in einem Browserfenster anzeigen lassen. Das Programm nutzt dabei das Online-Kartenmaterial von Google Maps und Bing. Welchen der Anbieter und welche der angebotenen Dienste Sie standardmäßig nutzen wollen (Routenplaner oder Landkartenanzeige), bestimmen Sie selbst.
Eine Standort- oder Routenabfrage starten Sie über das Kontextmenü Ihrer Kunden- und Lieferanten-Listen oder über die Schaltfläche “Weitere Funktionen F3”. Dort finden Sie den Eintrag “Adresse in […] anzeigen”:
Falls sich zum jeweiligen Kunden mehrere Anschriften finden (z. B. abweichende Liefer- und oder Rechnungsadressen) können Sie sich auch zu diesen Adressen eine Standort- oder Routenabfrage starten.
Die weitere Handhabung der Landkartenanzeige und des Routenplaners ist in der Regel selbsterklärend: Die erforderlichen Schritte hängen davon ab, für welchen Provider Sie sich entschieden haben.
Die Einrichtung des von Ihnen bevorzugten Dienstes nehmen Sie Unter “Datei” – “Einstellungen” – “Landkartenanzeige/ Routenplaner…” vor. Dort markieren Sie den gewünschten Dienstleister in der Liste der “Beispiel-Einstellungen” und klicken anschließend auf “Beispiel übernehmen”:
Sie können nicht nur zwischen unterschiedlichen Diensten wählen, sondern bei Bedarf auch deren Internetadresse und die jeweiligen Abfrage-Parameter beeinflussen.
